Как провести максимальную автоматизацию и цифровизацию в ОЦО

Первая секция первого дня «Как провести автоматизацию процессов ОЦО» началась с выступления Инны Сысоевой, руководителя, MERLION ОЦО. Она поделилась опытом автоматизации процессов с полным отказом от ручного труда, а также опытом контроля дебиторской задолженности. Спикер рассмотрела автоматизацию процесса от договора до проводки в системе, а также рассказала про автоматические блокировки оплат в части расходов при отсутствии документов. Кроме того, Инна дала рекомендации, как контролировать наличие оригиналов первичных закрывающих документов. Среди эффектов от реализации проекта – сокращение просроченной и сомнительной дебиторской задолженности, своевременное предоставление закрывающих документов, снижение трудозатрат ОЦО и другие преимущества.

Про автоматизацию командировок рассказала Виктория Литорина, начальник управления по организации мероприятий и деловых поездок, Центр корпоративных решений. Она описала этапы и состав участников процесса оформления командировок. А также отметила, что рынок предлагает множество решений для автоматизации командировок, которые закрывают лишь часть процесса, поэтому в компании создали собственное сквозное решение. Главные его преимущества:

• Удобный цифровой интерфейс
• Безбумажный документооборот
• Гибкость в выборе поставщиков
• Интеграция и автоматизация по всему сквозному процессу
• Тревел-политика
• Прямые договоры

Александр Бочкин, основатель, Инфомаксимум, выступил с докладом «Task Mining для оптимизации операций и автоматизации расчета себестоимости услуг ОЦО». Он отметил две ключевые проблемы ОЦО – это отсутствие понимания, на что расходуются ресурсы, выделяемые на выполнение бизнес-процессов, и постоянная острая необходимость в  оптимизации и повышении эффективности. Эксперт представил решение этих проблем – автоматический анализ операций с Task Mining. Это технология, которая позволяет фиксировать 100% бизнес-действий сотрудников за ПК для детализации процессов и операций компании до уровня элементарных действий – нажатия на элементы управления, факты заполнения полей. Далее Александр поделился практическими кейсами применения данного инструмента.

В завершение первой секции прошел КРУГЛЫЙ СТОЛ: Максимальная автоматизация бизнес-процессов в ОЦО. Среди спикеров: Наталья Быкова, руководитель ОЦО, ТELE2 (Воронеж) (модератор); Ирина Антохова, независимый эксперт; Павел Михайлов, директор Департамента сопровождения закупок, X5 Group; Инна Сысоева, руководитель, MERLION ОЦО; Елена Теребинская, руководитель службы качества и проектов, Сегежа Групп – ОЦО. Они обсудили следующие темы:

• Как подготовиться к автоматизации бизнес-процессов: критерии, рекомендации, основные ошибки
• Какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь
• Какие процессы отобрать для роботизации, а какие для автоматизации
• Коробочное решение vs самописное ПО: как выбрать и рассчитать стоимость внедрения
• Какие ошибки могут быть при запуске проекта и как их минимизировать в начале проекта
• Как оценить эффект от автоматизации процессов

Вторая секция второго дня «Оптимизация работы ОЦО с помощью ЭДО и других инструментов» началась с МАСТЕР-КЛАССА: Основные этапы перехода на Кадровый ЭДО: от выбора ИТ-решений до масштабирования процессов на всю компанию, который провела Анастасия Клинникова, руководитель отдела кадрового администрирования, ГПМ Партнер. В первую очередь эксперт рассказала, как анализировать, выбирать, подготавливать процессы, а также построить обучение сотрудников кадровой службы при внедрении КЭДО. Затем Анастасия дала рекомендации, как мотивировать сотрудников использовать цифровые инструменты при обращении по кадровым вопросам. В завершение она поделилась, как оценить эффект внедрения КЭДО и масштабировать проект. Вот часть выводов, к которым команда внедрения кадрового ЭДО пришла по итогам проекта:

• Необходимо заранее изучить свои кадровые бизнес-процессы и составить схемы движения документов
• Нужно подготовить список требований к системе исходя из пожеланий всех заинтересованных сторон
• В целях повышения эффекта внедрения КЭДО заранее оценить зрелость кадровой учетной системы, благодаря интеграции с которой кадровый ЭДО высвободит наибольшие трудозатраты кадровой службы
• На первом этапе рекомендуется иметь линию поддержки пользователей КЭДО, которая может проконсультировать сотрудников как по процессам, так и по вопросам законодательства в области электронного документооборота.

Роман Никитин, директор филиала, РусГидро ОЦО, описал инструменты повышения внутренней эффективности ОЦО и возможность их тиражирования на клиентов. Спикер рассказал про автоматизацию командировок, КЭДО и распространение данных решений на заказчиков. Затем он поделился советами, как автоматизировать график закрытия с помощью внутренней разработки компании. В ОЦО внедрены 2 работа, в разработке 1 робот и более 15 RPA-решений на рассмотрении. «После успешного внедрения робота по реализации на ОРЭМ (оптовый рынок электроэнергии и мощности – прим. ред.) у нас появилась возможность унифицировать процесс реализации по всем компаниям группы. Мы предложили клиентам забрать часть рутинных операций в ОЦО (подписание, отправка первичных документов, подключение контрагентов к ЮЗЭДО), оставив экспертную работу по реализации в бизнесе. Сначала они сопротивлялись, но затем вошли во вкус», – поделился спикер.

Мария Александрова, руководитель направления по методологии трудовых отношений и расчетов с персоналом, TELE2 (Москва), ответила на вопрос «Как снизить влияние человеческого фактора при большой доле рутинной транзакционной работы у сотрудников?». Она рассказала про переход ОЦО от однообразной работы с транзакциями к модели центра компетенций. Эксперт акцентировала внимание на оптимизации бизнес-процессов как на «волшебной пилюле» для снижения влияния человеческого фактора при большой доле рутинной транзакционной работы у сотрудников. Также Мария объяснила, как на практике работает отказ от рутины. Например, как робот подписывает заявки на командировки в кадровой системе или выполняет автоматическую подготовку и рассылку справок 2-НДФЛ.

Третья секция первого дня «Цифровая трансформация ОЦО» началась с доклада Павла Михайлова, директора Департамента сопровождения закупок, X5 Group, «Роботизация процессов в ОЦО: популярные отечественные ресурсы или собственные разработки». Прежде всего, эксперт объяснил, для чего и где нужен RPA. Далее он рассказал, почему в их ОЦО выбрали роботизацию, а не автоматизацию. «RPA – это истории быстрых побед. Получить результат от роботизации можно уже за месяц. Роботизировать процесс можно начиная с “узкого горлышка”. Роботов легко масштабировать», – подчеркнул спикер, привел примеры роботизации процессов в своей компании (сверка данных контрагента, массовая печать ВГО документов, корректировка табелей учета рабочего времени, автотребование; всего в X5 роботизировано свыше 170 процессов) и поделился советами развития RPA в розничной торговой компании.

Тему применения RPA в ОЦО продолжила Инесса Тищенко, руководитель дирекции сопровождения продаж, Страховой дом ВСК. Спикер рассмотрела жизненный цикл разработки: от формирования идеи до вывода в промышленную эксплуатацию. Далее она перечислила проблемы, барьеры, сложности на этапе внедрения роботов в своей компании, а также рассказала, как преодолевали препятствия, достигали успеха, закрепляли и контролировали результаты. «Ориентир на операционную эффективность в данном случае не является ключевым, на первом месте измеримый и ощутимый клиентом результат улучшения оказываемых услуг», – подчеркнула спикер.

Первый день конференции завершился четвертой секцией «Как устроена работа Интер РАО – Управление сервисами». В рамках доклада Марины Голубевой, руководителя управления отчетности, Интер РАО – Управление сервисами, участники узнали, какие функции представлены в ОЦО, какие задачи сейчас в приоритете, как организована работа с командой. Это позволило детальнее познакомиться с направлениями работы ОЦО, сформировать вопросы и подготовиться к экскурсии. Публикуем основные приоритеты деятельности Интер РАО – Управление сервисами:

• Развитие системы внутреннего контроля
• Трансформация организационной структуры в рамках процессного подхода
• Внедрение кадрового электронного документооборота
• Выстраивание проектной деятельности
• Работа с вовлеченностью сотрудников