Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Мы сократили обработку ЮЗДО с 48 до 2 часов

10 ноября, 2023

В предыдущей статье я рассказала о предпосылках и целях проекта. В этой речь пойдёт о его реализации.

Принципы проекта

Понимаю, что у компаний разные системы. По этой причине прежде, чем рассказывать, как мы автоматизировали процесс, покажу, какой у нас жизненный цикл входящего первичного бухгалтерского документа.

жизненный цикл входящего первичного бухгалтерского документа

Перейдем к принципам проекта. Мы изучили процесс обработки документов, чтобы определить принципы проекта автоматизации:

  1. Декомпозиция процесса обработки;
  2. Разделение ролей: исполнитель (робот) и эксперт (бухгалтер);
  3. Классификация документов на входе;
  4. Оцифровка процесса обработки (маршрут);
  5. Гибкость и совместимость.

К слову, в пилот мы взяли первичные бухгалтерские документы, которые занимают львиную долю нашего документооборота: аренда и услуги по размещению оборудования базовых станций. Решили, что лучше взять сразу огромный пласт, чтобы при успехе проекта выиграть на эффекте масштаба. К тому же проще к большим пластам подтягивать «мелочевку», чем проект, опробованный на малой доле, масштабировать на «широкую аудиторию».

Технологическая карта процесса – это уникальный алгоритм отработки однородных групп документов, включающий в себя последовательность шагов как на этапе SAP, так и в ЭДО.

Прежде чем приступить к реализации решения, был изучен и разбит на шаги процесс обработки каждого вида документов. При этом мы заметили, что часть шагов повторялась у всех или почти у всех видов первичных бухгалтерских документов (далее ПБД). Поэтому пришли к выводу, что лучше сделать не отдельных роботов под каждый вид документа, а создать свой конструктор по типу LEGO, где каждая деталь – это отдельный шаг в обработке документа, который возможно сочетать и комбинировать с другими.

При поступлении документов на обработку каждый ПБД по формализованным признакам проходит «умную типизацию» – это процедура отнесения документов к тому или иному подтипу. Под каждый подтип существует свой алгоритм, свое сочетание деталей LEGO. После определения подтипа документа в рамках технологической карты процесса ему прописываются требуемые шаги обработки. Они могут быть как полностью автоматическими, так и включать ручные операции бухгалтера.

Формализованные документы ЮЗДО обрабатываются роботом, без участия человека.

В то же время за специалистом в ряде случаев остается право вывести отдельный документ из движения по ТКП на ручную обработку. Бухгалтер управляет обработкой документа с помощью специального приложения – верификатора. Он избавляет сотрудника от необходимости заходить в корпоративные системы (SAP, ЭДО). Приложение выдает сообщения и информирует о шагах прохождения документа. Выполненные системой шаги визуализируются для пользователя через цветовую гамму: ошибок нет – зеленый, шаг с ошибкой – красный, а текущий шаг – желтый цвет.

Бухгалтер управляет обработкой документа с помощью специального приложения – верификатора.

Важный нюанс проекта – наша автоматизация обработки документов – это не монолитное решение. Оно складывается из шагов. И мы в любой момент можем отключить робота на каждом из этапов. То есть из роботизированного сделать этот шаг ручным. Мы не собираемся переходить на ручной режим, но радует, что при форс-мажорных обстоятельствах нам не нужно будет ждать, когда роботы снова заработают, а можно будет сделать всё по старинке.

Рабочий стол операционного руководителя

Отдельно хочу его выделить. Он реализован с помощью дашборда Grafana.

В режиме реального времени на нём отображаются:

  • список просроченных свыше 24 часов документов (он подсвечивается красным);
  • список документов, по которым с момента поступления прошло более 14 часов;
  • общее количество документов в работе;
  • процент и список выведенных документов из ТКП

Там же руководитель может отследить, по какой причине произошла задержка или появилась проблема с документом.

Таким образом, этот дашборд позволяет легко отслеживать нагрузку на участок и контролировать своевременность обработки первичных документов.

Результаты проекта

Автоматизация стандартных транзакционных операций позволила нам сэкономить силы 25 сотрудников. Сотрудников мы не увольняли, просто не нанимали новых при естественном добровольном оттоке и не замещали декретные позиции.

Мы в 2 раза уменьшили сроки обработки документов даже в SLA: с 48 до 24 часов. Фактические цифры впечатляют ещё больше. В 4 раза уменьшилась медиана обработки документов: с 20 до 5 часов: 50% документов мы обрабатываем за 5 или даже меньше часов. А цифровые документы ЮЗДО и вовсе «побили все рекорды». Если раньше ОЦО тратил 48 часов на их обработку, сейчас нам достаточно 2 часов!

В связи со всем вышеперечисленным увеличилась удовлетворенность клиентов нашей работой с 4,5 баллов до 4,9. Мы оцениваем её с помощью CSI (Customer Satisfaction Index).

Кроме того, возросла вовлеченность сотрудников Транзакционной службы с 78% до 86%. Они понимают, что в отличие от роботов они не «кубики лего», они эксперты своего участка. Мы работаем в парадигме: «Ребята, не принижайте свою роль! Никто лучше вас не знает, как сделать вашу работу. Вы – эксперт и вы – генератор идей, позволяющих оптимизировать процессы».

Уверена, что наши результаты станут весомым аргументом для других ОЦО в разговоре с бизнесом об автоматизации или цифровизации обработки документов. Удачи! И возможно, проект вашей компании станет следующим победителем Конкурса «Лучший ОЦО России и СНГ 2023» в номинации «Лучший проект цифровизации».

ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ
Круглова Юлия
Должность: руководитель транзакционной службы ОЦО
Компания: Tele2

справка о компании

Полное название
Общий центр обслуживания TELE2
Дата создания
Сентябрь 2010
Город присутствия
Воронеж
Функции

  • Бухгалтерский учет - бухгалтерская, налоговая отчетность
  • Внутригрупповой документооборот
  • Сопровождение операционных расчетов с контрагентами
  • Экспертная поддержка регионов по вопросам ведения учета
  • Трэвел обслуживание сотрудников компании 
  • Финансовая аналитическая функция
  • Документооборот административной функции по компании
  • Финансовый контроль договоров и платежей
  • МСФО отчетность
  • Фронт-офисы

вам может понравиться

Топ-менеджеры российских ОЦО рассказали Центру компетенций ОЦО, как они решают актуальные задачи управления персоналом и справляются с ситуацией на рынке труда. Общие центры обслуживания продолжают фокусироваться на ценности сотрудников и создают максимально комфортные условия для их развития: в ДОМ.РФ Центр сопровождения формируют кросс-функциональность и систему наставничества, в Tele2 повышают клиентоцентричность сотрудников, ЦСР ЕВРАЗ запустил «Школу Руководителей», ОЦО Магнит сфокусировался на нематериальной заботе о сотрудниках и создании благоприятной и комфортной рабочей среды. Подробнее читайте в подборке цитат из интервью экспертов.
Дмитрий Тарасов, директор Центра разработки аналитических решений ОЦО, и Марк Попов, директор направления Data Science, Ростелеком, рассказали Центру компетенций ОЦО о применении искусственного интеллекта и Data Science в управлении дебиторской задолженностью.
Майя Евдокимова, генеральный директор ООО «Интер РАО – Управление сервисами», рассказала Центру компетенций ОЦО, как обеспечить закрытие вакансий транзакционного персонала и его удержание при высокой текучести.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал об основных ошибках, которые допускают спикеры, тем самым уничтожая свою проектную презентацию.
Какие инструменты для укрепления отношений с заказчиками используются в «Северсталь – ЦЕС», Центру компетенций ОЦО рассказал Игорь Пескишев, старший менеджер Проектного офиса этой аутсорсинговой компании.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал, как подготовить презентацию, которая максимально приблизит реализацию представляемого проекта.

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности