Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Автоматизация стандартных транзакционных операций в «Теле2». Часть 1

27 октября, 2023

В марте на Конкурсе «Лучший ОЦО России и СНГ 2022», организованном группой «Просперити Медиа» и порталом CFO-Russia.ru, общий центр обслуживания ООО «Т2 Мобайл» (ОЦО «Tele2») победил в номинации «Лучший проект цифровизации». Сегодня расскажу, за что нам дали эту награду.

Проект по автоматизации стандартных транзакционных операций, получивший название «технологическая карта процесса» (далее ТКП), – уникальное решение по автоматической обработке первичных бухгалтерских документов. Разработка и реализация решения проведена в 2021-2022 годах.

Сразу отмечу, наше решение абсолютно кастомизированно. Но я уверена, что этот опыт будет полезен и другим ОЦО. Обычно, когда люди узнают о данном проекте, задают риторический вопрос: «А что, так можно было?».

Наш проект не был первой автоматизацией, а стал логическим продолжением общей программы цифровизации в ОЦО.

В нашем общем центре обслуживания сформировано комьюнити специалистов, нацеленных на постоянное развитие. Они учатся и не видят перед собой преград. У нас вы не услышите: «Дайте нам денег, тогда подумаем, что за эти деньги можно сделать». Вместо этого сотрудники думают, что можно сделать прямо здесь и сейчас. Такой подход – мощный двигатель изменений. Весь проект, о котором я рассказываю, разработан нашими сотрудниками без привлечения внешних подрядчиков. Думаю, это важно отметить.

В 2017 г. в ОЦО появилась Служба развития, которая занимается разработкой и внедрением решений «малой автоматизации». Именно наши талантливые коллеги из этого отдела «генерят» идеи и реализуют проекты по цифровизации общего центра обслуживания. Они же осуществляют техническую поддержку своих разработок, о которых я расскажу в следующей статье.

У Службы развития есть «монитор здоровья», по которому она отслеживает работу роботов, поэтому видит проблемы раньше нас. К тому же мы объединены общим SLA, поэтому, если что-то сломалось, представители этой службы бегут решать вопрос быстрее всех.

В 2021 году перед запуском проекта мы проанализировали работу сотрудников и процессы и поняли, что обладаем цифровой экспертизой. Так, часть наших бухгалтеров умеет писать скрипты SAP, на основании которых создаются проводки в учетной системе SAP, и роботов RPA Kryon, которые подбирают документы из архива по требованиям ИФНС.

Следующая предпосылка автоматизации стандартных транзакционных операций – запуск ЮЗДО в компании. Поступательно каждый год росло количество электронных цифровых документов в общем потоке входящей первичной документации и на старте проекта оно уже составляло 54%.

Сверхурочная работа в пиковые дни поступления документов, технологические простои в период закрытия месяца и исчерпанные возможности традиционных подходов повышения эффективности также подталкивали к мысли «Пора менять процесс».

Цели проекта

Тут мы были неуникальны в своих желаниях:

  • повышение операционной эффективности на 10%;
  • увеличение оперативности (сокращение сроков обработки документов на стороне ОЦО с 48 до 24 часов);
  • повышение лояльности клиента (по итоговому опросу CSI).

С предпосылками и целями разобрались. В следующей статье подробно расскажу, как проходил процесс автоматизации стандартных транзакционных операций в ОЦО «Теле2».

ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ
Круглова Юлия
Должность: руководитель транзакционной службы ОЦО
Компания: Tele2

справка о компании

Полное название
Общий центр обслуживания TELE2
Дата создания
Сентябрь 2010
Город присутствия
Воронеж
Функции

  • Бухгалтерский учет - бухгалтерская, налоговая отчетность
  • Внутригрупповой документооборот
  • Сопровождение операционных расчетов с контрагентами
  • Экспертная поддержка регионов по вопросам ведения учета
  • Трэвел обслуживание сотрудников компании 
  • Финансовая аналитическая функция
  • Документооборот административной функции по компании
  • Финансовый контроль договоров и платежей
  • МСФО отчетность
  • Фронт-офисы

вам может понравиться

Дмитрий Тарасов, директор Центра разработки аналитических решений ОЦО, и Марк Попов, директор направления Data Science, Ростелеком, рассказали Центру компетенций ОЦО о применении искусственного интеллекта и Data Science в управлении дебиторской задолженностью.
Майя Евдокимова, генеральный директор ООО «Интер РАО – Управление сервисами», рассказала Центру компетенций ОЦО, как обеспечить закрытие вакансий транзакционного персонала и его удержание при высокой текучести.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал об основных ошибках, которые допускают спикеры, тем самым уничтожая свою проектную презентацию.
Какие инструменты для укрепления отношений с заказчиками используются в «Северсталь – ЦЕС», Центру компетенций ОЦО рассказал Игорь Пескишев, старший менеджер Проектного офиса этой аутсорсинговой компании.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал, как подготовить презентацию, которая максимально приблизит реализацию представляемого проекта.
Игорь Пескишев, старший менеджер Проектного офиса «Северсталь – ЦЕС», рассказал Центру компетенций ОЦО, как превратить опыт взаимодействия с клиентами в инструмент повышения эффективности компании. 

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности