Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Автоматизация стандартных транзакционных операций в «Теле2». Часть 1

27 октября, 2023

Юлия Круглова, руководитель транзакционной службы ОЦО Tele2, поделилась с Центром компетенций ОЦО опытом автоматизации стандартных транзакционных операций.

В марте на Конкурсе «Лучший ОЦО России и СНГ 2022», организованном группой «Просперити Медиа» и порталом CFO-Russia.ru, общий центр обслуживания ООО «Т2 Мобайл» (ОЦО «Tele2») победил в номинации «Лучший проект цифровизации». Сегодня расскажу, за что нам дали эту награду.

Проект по автоматизации стандартных транзакционных операций, получивший название «технологическая карта процесса» (далее ТКП), – уникальное решение по автоматической обработке первичных бухгалтерских документов. Разработка и реализация решения проведена в 2021-2022 годах.

Сразу отмечу, наше решение абсолютно кастомизированно. Но я уверена, что этот опыт будет полезен и другим ОЦО. Обычно, когда люди узнают о данном проекте, задают риторический вопрос: «А что, так можно было?».

Наш проект не был первой автоматизацией, а стал логическим продолжением общей программы цифровизации в ОЦО.

В нашем общем центре обслуживания сформировано комьюнити специалистов, нацеленных на постоянное развитие. Они учатся и не видят перед собой преград. У нас вы не услышите: «Дайте нам денег, тогда подумаем, что за эти деньги можно сделать». Вместо этого сотрудники думают, что можно сделать прямо здесь и сейчас. Такой подход – мощный двигатель изменений. Весь проект, о котором я рассказываю, разработан нашими сотрудниками без привлечения внешних подрядчиков. Думаю, это важно отметить.

В 2017 г. в ОЦО появилась Служба развития, которая занимается разработкой и внедрением решений «малой автоматизации». Именно наши талантливые коллеги из этого отдела «генерят» идеи и реализуют проекты по цифровизации общего центра обслуживания. Они же осуществляют техническую поддержку своих разработок, о которых я расскажу в следующей статье.

У Службы развития есть «монитор здоровья», по которому она отслеживает работу роботов, поэтому видит проблемы раньше нас. К тому же мы объединены общим SLA, поэтому, если что-то сломалось, представители этой службы бегут решать вопрос быстрее всех.

В 2021 году перед запуском проекта мы проанализировали работу сотрудников и процессы и поняли, что обладаем цифровой экспертизой. Так, часть наших бухгалтеров умеет писать скрипты SAP, на основании которых создаются проводки в учетной системе SAP, и роботов RPA Kryon, которые подбирают документы из архива по требованиям ИФНС.

Следующая предпосылка автоматизации стандартных транзакционных операций – запуск ЮЗДО в компании. Поступательно каждый год росло количество электронных цифровых документов в общем потоке входящей первичной документации и на старте проекта оно уже составляло 54%.

Сверхурочная работа в пиковые дни поступления документов, технологические простои в период закрытия месяца и исчерпанные возможности традиционных подходов повышения эффективности также подталкивали к мысли «Пора менять процесс».

Цели проекта

Тут мы были неуникальны в своих желаниях:

  • повышение операционной эффективности на 10%;
  • увеличение оперативности (сокращение сроков обработки документов на стороне ОЦО с 48 до 24 часов);
  • повышение лояльности клиента (по итоговому опросу CSI).

С предпосылками и целями разобрались. В следующей статье подробно расскажу, как проходил процесс автоматизации стандартных транзакционных операций в ОЦО «Теле2».

ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ
Круглова Юлия
Должность: руководитель транзакционной службы ОЦО
Компания: Tele2

справка о компании

Полное название
Общий центр обслуживания TELE2
Дата создания
Сентябрь 2010
Город присутствия
Воронеж
Функции

  • Бухгалтерский учет - бухгалтерская, налоговая отчетность
  • Внутригрупповой документооборот
  • Сопровождение операционных расчетов с контрагентами
  • Экспертная поддержка регионов по вопросам ведения учета
  • Трэвел обслуживание сотрудников компании 
  • Финансовая аналитическая функция
  • Документооборот административной функции по компании
  • Финансовый контроль договоров и платежей
  • МСФО отчетность
  • Фронт-офисы

вам может понравиться

Юлия Лукьянова, заместитель начальника Управления по взаимодействию с федеральными органами государственной власти X5 Group, поделилась с Центром компетенций ОЦО опытом внедрения и применения МЧД в своей компании
Они обеспечивают легкую координацию и бесперебойное взаимодействие между членами команды, работающими из любого места и в любое время.
Ирина Французова, руководитель ЦЕС «Силовые машины», рассказала Центру компетенций ОЦО о роли лидера в формировании эффективной команды.
Всегда есть возможности научиться чему-то новому. Эксперты предлагают ОЦО в эпоху нестабильности обратиться к специалистам, привыкшим к кризисам и напряженной работе – сотрудникам больниц.
Кира Лапина, генеральный директор компании «Северсталь – ЦЕС», рассказала, как руководителю выстраивать работу общего центра обслуживания, чтобы компания оставалась актуальной и конкурентоспособной.
У работы из дома есть минусы. Главный – наличие многих отвлекающих факторов, которые способны легко нарушить рабочий процесс. Как же не допустить этого?

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности