Главная
Татьяна Барабаш, директор по развитию бизнеса «Северсталь – Центр Единого Сервиса», рассказала Центру компетенций ОЦО о важности быстрого закрытия отчётных периодов и поделилась ключевыми факторами для ускорения процесса закрытия.
Закрытие отчётного периода – это не просто рутинная процедура, а регулярная неотъемлемая часть деятельности компании, оказывающая ключевое влияние на эффективность бизнеса. В условиях жёсткой конкуренции и быстро меняющегося рынка важно иметь актуальную информацию о финансовых показателях организации для своевременного принятия взвешенных управленческих решений.
Традиционно процесс закрытия периода занимает несколько недель, что мешает оперативно анализировать ситуацию и реагировать на изменения и вызовы. В результате руководство получает информацию со значительной задержкой, что может привести к неверным решениям и снижению конкурентоспособности.
Почему так важно закрываться быстро?
Первая причина – своевременность решений. Актуальная информация позволяет оперативно реагировать на изменения рынка и конкуренции, принимать верные управленческие решения и повышать эффективность действий сотрудников и бизнеса в целом.
Вторая причина – управление рисками. Быстрое закрытие периода – ключ к своевременному выявлению проблем и ошибок, а значит – к принятию мер по их устранению и снижению финансовых потерь.
Третья причина – улучшение координации в группе. Группам компаний и холдинговым структурам быстрое закрытие периода обеспечивает единую и актуальную информацию для эффективного управления финансами.
Вывод №1: внедрение быстрого закрытия периода – это инвестиция в устойчивое развитие, позволяющая улучшить качество и повысить скорость принимаемых управленческих решений, снизить финансовые риски и повысить эффективность управления бизнесом.
Почему быстрое закрытие периода особенно важно для крупного бизнеса?
Представьте себе крупную компанию, существующую уже не один год, где закрытие отчётного периода занимает две-три недели. Знакомо, не правда ли? Однако подобный подход таит в себе ряд опасностей для бизнеса, способных стать для него фатальными.
В быстро меняющихся экономических условиях, тем более в условиях экономик, подверженных мало предсказуемому санкционному давлению, где курс валют может резко измениться, цены на комплектующие – взлететь, привычный поставщик или часть номенклатуры ТМЦ – исчезнуть с рынка, а конкуренты – оказаться более оперативными, чем ты, и выпустить новый продукт, любая задержка в получении информации может привести к серьёзным проблемам. Руководство будет принимать решения на основе устаревших данных, не зная о реальных изменениях в бизнесе и не приведя его в соответствие актуальным в моменте условиям рынка. И здесь оптимизация процесса закрытия периода становится незаменимым профилактическим инструментом и эффективным маркетинговым и управленческим решением.
Ряд компаний для этих целей применяет подход, связанный с закрытием периода на основе плановых показателей. Не лишённый определённых рисков метод максимально быстрого получения информации для прогнозирования будущих расходов и хотя бы ориентировочных доходов, регулярного отслеживания точности аналитики и сохранения готовности к непредвиденным изменениям. Однако ни при каких обстоятельствах скорость не должна причинять ущерба достоверности данных, с которыми вы работаете, это очевидно.
Получение же актуальных данных на основании оптимизированного по срокам закрытия периода даёт, во-первых, чуткое реагирование на любые изменения рынка, как общие, так и отраслевые/нишевые. Во-вторых, более точную аналитику и прогнозы, а также возможность принимать обгоняющие действия конкурентов решения, при необходимости корректируя стратегию. А в-третьих, минимизацию прямых убытков и рост качества управления финансовыми рисками.
Вывод №2: какой бы подход вы ни выбрали, главное – иметь достоверную и актуальную информацию о финансовых показателях своей компании, чтобы принимать правильные решения и успешно конкурировать на рынке.
«Три кита» быстрого закрытия периода: люди, процессы и технологии
Как уже было сказано выше, компания, быстрее других завершающая свои отчётные периоды, получает весомые преимущества перед своими конкурентами, «спящими» чуть ли не до конца следующего за отчётным месяца. Чтобы ускорить процесс закрытия, необходимо учитывать влияние на него трёх ключевых факторов: людей, бизнес-процессов и технологий. Рассмотрим основные связанные с этими критериями риски.
Люди
Первый риск – недостаток квалификации. Зачастую бухгалтеры недостаточно близко или подробно знакомы с полным функционалом учётной системы, в которой работают. В сочетании с низким уровнем автоматизации процессов в компании это приводит к избыточным ручным операциям и неоправданной пролонгации сроков.
Второй риск – отсутствие мотивации. Наличие действенных весомых стимулов у сотрудников выполнять работу в срок положительно сказывается на качестве процесса независимо от того, идёт ли речь о факторах материальных или нематериальных, непосредственно о бухгалтерии или о членах ИТ-команды. И если бухгалтеры в своей массе априори заинтересованы в быстром закрытии, отсутствие у их коллег из ИТ стимула поддерживать и дорабатывать системы, влияющие на закрытие периода, может критически замедлить фундаментальные процессы.
Недостаток компетенций у ИТ-поддержки – третий риск. От неверной постановки соответствующих целей ИТ-департаменту до нехватки соответствующих компетенций у ИТ-специалистов – всё это может привести к неэффективной поддержке учётной системы, которая должна являться ключевым фактором быстрого закрытия, а также – к задержкам с доработками и появлению лишь многочисленных «костылей», закрывающих формальные KPI ИТ-команды, но не меняющих ситуацию кардинально.
Бизнес-процессы
Первый риск – проблемы взаимодействия с контрагентами. Проблематика сбора первичной документации, к сожалению, очень частая. Однако очевидно, что первое и основное, что задерживает закрытие отчётного периода, – это несвоевременное получение документов от контрагентов.
Второй риск – несогласованность данных. Некорректный ввод информации, например, в CRM-систему, внезапные изменения каких-либо принципиальных условий сделок накануне или в процессе закрытия периода (например, сделанная клиенту скидка или нечто подобное) приводят к несоответствиям и задержкам сроков.
Третий риск – отсутствие регламентации. Размытое описание процессов закрытия периода приводит к неэффективной работе бухгалтеров и непониманию того, какие критерии выступают чёткими маркерами завершённости каждого из этапов.
Технологии
Первый риск – недостаточная настройка учётной системы. Отсутствие специализированных доработок и улучшений, отвечающих потребностям бизнеса, приводит к задержкам в процессе учета.
Второй риск – перегрузка системы. Чрезмерное количество доработок может сделать систему неудобной в использовании и замедлить процесс закрытия.
Третий риск – недостаточная производительность оборудования. Нехватка ресурсов у оборудования может привести к задержкам в обработке данных.
Четвертый риск – неэффективная интеграция систем. Сбои в обмене данными между учётной системой и другими системами, такими как CRM, также могут привести к задержкам в закрытии периода.
Вывод №3: каждый из вышеприведённых факторов влияет на скорость закрытия периода в разной степени, и только добросовестное обследование релевантных процессов и комплексный подход к решению выявленных проблем и потенциальных «узких мест» может привести к успеху – существенному сокращению сроков закрытия с одновременным повышением качества отчётности – финансовой и управленческой.
Быстрое закрытие периода: реальность или мечта?
Важно отметить, что не всегда решение проблем со скоростью закрытия периодов лежит на поверхности. Иногда необходимо привлекать внешних консультантов, обладающих не только соответствующей квалификацией и технологическими ресурсами, но и практическим опытом в этой области, а также опытом, соответствующим отраслевым и другим особенностям вашей компании, включая бизнес-модель. Чтобы провести глубокий анализ бизнес-процессов и разработать эффективные решения, важно понимать, какие функциональные особенности морально и технически устарели и должны быть подвергнуты реинжинирингу, а какие – являются своеобразной «арматурой» или «несущей конструкцией» бизнеса.
ОЦО «Северсталь – Центр Единого Сервиса» пришёл к быстрому закрытию – начиная с 28 и до 1 дня после завершения отчётного периода (для отдельных юридических лиц, особенно работающих в отличных от РФ юрисдикциях, – до 3-5 дней) – и оперативной консолидации как по компаниям группы «Северсталь», так и по внешним проектам, в рамках которых заказчики передали нам на аутсорсинг свои финансовые и другие непроизводственные функции. Но этот успех стал результатом длительной работы с собственными бизнес-процессами, персоналом и технологиями, кропотливой и честной работы над ошибками. Мы проанализировали широчайший спектр влияющих на сроки закрытия критериев – от технологически обусловленных до неформальных, связанных с коммуникациями в команде. Благодаря этой работе мы получили ценный опыт и экспертизу.
Считаем важным поделиться ключевыми шагами к ускорению закрытия периода, а также связанными с его внедрением основными трудностями, относящимися к следующим этапам.
Первый шаг – анализ проблем. Необходимо провести полное, глубокое и лишённое формализма обследование бизнес-процессов, включая интервью со всеми их участниками, оценку документации и регламентов. Это позволит выявить основные проблемы, влияющие на скорость закрытия периода
Второй шаг – разработка решений. По результатам обследования формируется реестр необходимых изменений, включая обучение персонала, разработку регламентов, модернизацию ИТ-инфраструктуры и др.
Часто именно такой консалтинговый проект – по пунктам 1 и 2 – уже содержит в себе до 75% успеха столь желанной для заказчика трансформации.
Третий шаг – реализация изменений. Разработанные мероприятия постепенно внедряются в бизнес-процессы. Здесь важно «не упустить» команду, способную как потерять первоначальный интерес и запал, так и уйти в откровенный саботаж: регулярно контролировать эффективность реализации ТЗ проекта и при необходимости вносить в него коррективы.
Общий вывод
Отвечая на вопрос «быстрое закрытие периода – это недостижимая мечта?», мы в «Северсталь – ЦЕС» однозначно отвечаем: нет, это реальность. И для того, чтобы приблизиться к ней, необходимо лишь подойти к оптимизации сроков закрытия не просто как к технологической задаче, но рассматривать её в качестве комплексного проекта, в ходе которого свою долю внимания получит каждое из звеньев бизнеса.
