Главная
Эксперты Pro Profs project и RB.ru поделились своими лайфхаками по успешному управлению проектами.
1. Определите и придерживайтесь рамок проекта
Мы уже писали о неконтролируемом расширении рамок проекта и его последствиях.
Чтобы избежать подобного, нужно заранее обсудить со всеми заинтересованными сторонами ожидания от проекта и зафиксировать их согласие. Так будет легче избежать конфликтов. Когда при реализации кто-то из них попросит: «Давайте сделаем ещё вот это», можно будет сослаться на изначальные договоренности.
2. Наладьте эффективные коммуникации
Руководитель проекта должен регулярно общаться с заинтересованными сторонами, а члены команды друг с другом. Сделать это можно, запланировав еженедельные общие собрания для обсуждения хода выполнения проекта и/или оперативные «летучки», если что-то в проекте пошло «не так».
Кроме этого, нужно убедиться, что каждая заинтересованная сторона знает, как связаться с каждым членом проектной команды, и с кем именно нужно связываться при возникновении того или иного вопроса. При этом необходимо обозначить, когда они могут звонить и писать вашим сотрудникам. Например, Игорь Пескишев, старший менеджер проектного офиса «Северсталь – ЦЕС», рассказывал о случае, когда это не было обговорено заранее:
«Мы столкнулись с грубым стилем общения и круглосуточными звонками от проектной команды заказчика и привлекаемых им функциональных экспертов, в том числе в выходные и в другое заведомо нерабочее время». Чтобы избежать подобного в будущем, его компания теперь устанавливает четкие правила общения с заказчиком. «Даже фиксируем их в Уставе проекта», – поясняет эксперт. «Мы озвучиваем их на старте и следуем им, несмотря ни на что. В соответствующем документе, например, прописываются ограничения по времени в отношении звонков и других обращений, а также сроки ответа на них, чтобы у коллег была возможность “отключиться” от проекта для качественной перезагрузки хотя бы на выходные дни», – поделился Игорь Пескишев.
3. Следите за прогрессом в режиме реального времени
Только так руководитель сможет вовремя увидеть и оперативно устранить ошибки, отставание от запланированного графика или нивелировать последствия внезапно возникшего дефицита ресурсов.
4. Празднуйте все успехи
Не нужно ждать окончания проекта, отмечайте все достижения команды по мере его реализации. Конечно, не стоит устраивать вечеринку из-за каждого мелкого успеха, но заказать пиццу или устроить пикник вместо классического обеда – отличный способ отпраздновать небольшую победу. Празднование успеха важно для поддержания мотивации и вовлеченности членов команды, уверены эксперты.
5. Откажитесь от эмоций
Эмоциональное напряжение на проекте иногда зашкаливает. Каждая из сторон с непоколебимой уверенностью доказывает собственную правоту. Задача руководителя проекта – корректировать беседу так, чтобы стороны высказывали исключительно объективное, а не субъективное мнение. Иначе есть риск перехода на личности, что может привести к взаимным обидам и потере контрагента.
Вероника Кибирева, исполнительный директор ОЦО ГК «Агропромкомплектация», поделилась своим опытом в этом вопросе: «Мы создаем команду, члены которой видят проблему с разных сторон и предлагают разные решения. Соответственно, разногласий при обсуждениях не избежать. И разобраться в них, найти общий язык команде помогает координатор. Есть еще один хороший метод – это привлечение мнения независимого эксперта. Мы часто им пользуемся. Когда команда не может достичь компромисса, мы находим независимого специалиста в соответствующей сфере и говорим: “Вот как он скажет, так и будет”. Этот подход отлично работает».
Узнать больше лайфхаков для успешного управления проектами, которыми пользуются российские ОЦО, вы сможете на Первой конференции Управление проектами в общих центрах обслуживания которая пройдёт 24 апреля онлайн. Там своим опытом поделятся представители «Алкогольной Сибирской Группы», «Сегежа Групп – ОЦО», Страховой Дом ВСК, ОЦО ГК «Агропромкомплектация», «Ростелекома» и других успешных общих центров обслуживания России.
