Главная
Бережливое производство, или Lean, – это один из подходов управления проектами, который подразумевает выпуск продукта лучшего для клиента качества без потери маржинальности бизнеса. Оно зародилось в Японии на заводе Toyota и показало настолько высокую эффективность, что применяется компаниями разных размеров из различных отраслей экономики по всему земному шару.
У этого подхода есть широкий инструментарий. Поделимся им с вами.
1. Своевременное техническое обслуживание (Total Productive Maintenance, или TPM)
Поддержка оборудования в отличном состоянии за счёт регулярной профилактики позволяет избежать поломок и связанных с ними задержек выпуска продукта или оказания услуги.
2. 5S
Простыми словами, это технология создания «эффективного рабочего места». Она объединяет 5 правил:
- Сортировка – чёткое разделение вещей на нужные и ненужные, избавление от последних;
- Соблюдение порядка – упорядоченное расположение вещей, чтобы сотрудник мог быстро, легко и безопасно достать всё необходимое;
- Содержание в чистоте – своевременная уборка рабочего места;
- Стандартизация – установление норм и правил;
- Совершенствование – если есть идея по улучшению, её нужно внедрять.
5S помогает увеличить производительность за счёт отказа от ненужных перемещений сотрудников и долгого поиска необходимых для работы вещей.
3. SMED (Single Minute Exchange of Dies)
Этот инструмент направлен на сокращение времени настройки или переналадки оборудования до минимально возможного. Портал DO LEAN приводит отличный пример использования этого инструмента:
«Впервые в Toyota SMED использовался на штамповочных прессах. Необходимо было обеспечить быструю замену штампов для прессов, потому что это приводило к длительным простоям. Тайити Оно выбрал несколько прессов и начал работать над процессами быстрой замены. В конечном итоге это привело к сокращению времени, необходимого для смены штампов, с двух-восьми часов до 15 минут в 1960-х годах, до трех минут спустя десятилетие и до 180 секунд в 1990-х годах».
4. JIT (Just in Time, или «Точно в срок»)
Этот подход подразумевает поставку компонентов/продуктов и т.д. в тот момент, когда они необходимы, чтобы избежать простоя, но и не формировать запасы, которые способны «съесть» бюджет разными способами. Например, чтобы достать необходимые комплектующие, сотрудник склада вынужден потратить время на передвижение ненужных. Время, за которое он получает зарплату. Время, которое он мог бы потратить с большей пользой. Или, предположим, компания закупила канцелярии, которой хватит на несколько лет. Деньги вложены, они «не работают» на пользу бизнеса, а просто лежат в виде ручек и бумаги, ещё и занимая место в офисе.
5. Пока-ёкэ
В русском языке этот инструмент бережливого производства получил звучное название – «защита от дурака». Он позволяет предотвратить появление дефектов из-за человеческих ошибок: невнимательности или неопытности. Пока-ёкэ помогает делать работу только одним способом. Применить неправильный просто не получится. Принцип этого метода такой: если можно допустить ошибку, то для этого созданы условия. Нужно менять условия, чтобы не допускать ошибок. Например, сотрудник не может подписать в СЭД документ из другого отдела, потому что для подписи система выдаёт ему только бумаги, которые он уполномочен согласовывать.
6. Вытягивающее производство (Pull Production)
Система, при которой объёмы продукции на каждом производственном этапе определяются исключительно потребностями следующих этапов. А на финальном этапе — потребностями заказчика. Таким образом, вытягивающее производство позволяет устранить потери из-за перепроизводства, ненужной транспортировки, лишних запасов и ожидания.
7. Картирование потока создания ценности
По сути, это анализ. Он включает в себя создание карты (графической схемы) процесса от начала до конца: все шаги, людей и инструменты. Глядя на результаты проведенного анализа, легко выявить потери (перепроизводство, время ожидания, ненужные перемещения, брак и т.д.), а значит, бизнесу будет проще разработать актуальный план по максимальному сокращению этих потерь. Например, Юлия Круглова, руководитель транзакционной службы ОЦО Tele2, рассказывая о своем опыте роботизации транзакционных функций, поделилась:
«Был изучен и разбит на шаги процесс обработки каждого вида документов. При этом мы заметили, что часть шагов повторялась у всех или почти у всех видов первичных бухгалтерских документов. Поэтому пришли к выводу, что лучше сделать не отдельных роботов под каждый вид документа, а создать свой конструктор по типу LEGO, где каждая деталь – это отдельный шаг в обработке документа, который возможно сочетать и комбинировать с другими».
8. Визуализация
Здесь речь идёт не о графиках, а о «картинках». Портал Skillbox поделился наглядными примерами применения этого метода:
- оконтуривание: места расположения инструментов около рабочего стола выделяют контуром;
- цветовая маркировка: разными цветами обозначают типы инструментов, их принадлежность к разным процессам, или срочность задач;
- «дорожные знаки»: таблички, которые используют, чтобы обозначить пути эвакуации;
- информационные стенды, где используют приём «было – стало» или «до – после»;
- графические рабочие инструкции, например, в инструкции по использованию ИТ-системы содержатся скриншоты.
Визуализация помогает устранить ненужные перемещения и долгие размышления, потому что наглядно показывает, что и как нужно делать.
9. QFD (Quality function deployment, или «структурирование функции качества»)
Это математический метод, который позволяет выявить предпочтения и ценности потребителей: что им нравится в конкретном продукте/услуге, чего они ожидают от него, на какие факторы ориентируются, делая выбор. Пожелания и ценности клиентов трансформируют в функции и свойства продукта. То есть, если товар содержит функции, которые не нужны клиенту, то нет смысла вкладывать в них деньги. Их нужно убрать, таким образом, снизив потери бизнеса. Например, ОЦО делает для клиентов какой-то отчет, который заказчики даже не читают, потому что информация из этого документа не очень важна. Есть ли смысл тратить время сотрудников на его подготовку? Риторический вопрос.
10.SOP (Standard Operating Procedure, СОП, или стандартные операционные процедуры)
Это инструкции, которые описывают оптимальный способ выполнения всех работ на производстве или в офисе. Устные рекомендации обычно быстро искажаются, передаваясь из уст в уста, поэтому важно задокументировать каждый процесс. Иногда актуальность этого инструмента компании понимают, когда теряют узкого специалиста, вся база знаний которого была лишь в его голове, и новому сотруднику приходится чуть ли не заново всему учиться. В общем, СОП нужны всем компаниям. Для их эффективной работы нужно помнить несколько важных правил:
- создайте базу знаний, в которой будут храниться все инструкции, включая те, что потеряли актуальность, чтобы можно было посмотреть не только, как всё функционирует сейчас, но и как работало раньше;
- инструкции должны быть обще- и легкодоступны: в базу знаний может зайти каждый сотрудник и быстро найти нужный документ. Для этого СОП должны быть систематизированы;
- инструкции должны быть читаемые (содержать термины, понятные тому, кому этот документ предназначен) и визуально понятными (если есть возможность вставить картинки/чертежи/схемы, вставьте их);
- инструкции должны включать только имеющиеся инструменты и материалы;
- инструкции должны быть одобрены сотрудниками и руководством, а также удовлетворять стандартам безопасности и качества.
Эти инструменты помогут вам внедрить систему бережливого производства в любом подразделении компании: от бухгалтерии до цеха по выпуску болтов.
А узнать об опыте их применения в российских компаниях вы сможете на Первой конференции «Управление проектами в общих центрах обслуживания» , которая пройдёт 24 апреля онлайн. Там своим опытом поделятся представители «Алкогольной Сибирской Группы», «Сегежа Групп – ОЦО», ОЦО ГК «Агропромкомплектация», «Ростелекома» и других успешных общих центров обслуживания России.
