«За 5 месяцев мы выпустили 8 тыс. экземпляров МЧД». Особенности применения машиночитаемой доверенности в X5 Group

Юлия Лукьянова, заместитель начальника Управления по взаимодействию с федеральными органами государственной власти X5 Group, поделилась с Центром компетенций ОЦО опытом внедрения и применения МЧД в своей компании

X5 Group – ведущая российская продуктовая розничная компания, которая управляет магазинами нескольких торговых сетей: магазинами «у дома» «Пятёрочка», супермаркетами «Перекрёсток» и «жёсткими» дискаунтерами «Чижик». Компания занимает лидирующие позиции в e-commerce, развивая цифровые бизнесы Vprok.ru, 5Post, экспресс-доставку и «Много лосося».

Работа с ЭДО в X5 Group началась с 2015 года: это решение обеспечило предоставление коллективного доступа к файлам, ускорило взаимодействие с контрагентами и помогло сократить использование бумаги.

С выходом закона N 63-ФЗ появились новые требования к подписанию электронных документов с использованием квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (далее – КСКПЭП) физического лица и МЧД, которая подписывается УКЭП генерального директора. Новые правила должны были вступить в силу 1 сентября 2023 года, однако с учетом обстоятельств правительство отложило переход до 2024 года. Промежуточный этап затянулся еще на год.

Несмотря на большой опыт X5 Group в использовании электронного документооборота (далее – ЭДО), внедрение МЧД проходит непросто.

Выпуск доверенности. Как это было?

В Х5 Group выпуск доверенностей реализован в Системе Электронного Документооборота (далее – СЭД) с кастомизацией под особенности компании. СЭД построена на платформе OpenText.

В отношении выпуска доверенностей в СЭД доступны следующие варианты их подписания:

• подписание ГД (прямая доверенность);
• подписание в рамках передоверия;
• возможность загрузки в СЭД нотариально заверенных доверенностей.

А также в Х5 Group использовались следующие способы предоставления доверенностей для подтверждения полномочий подписантов:

• скан-копия в пакете с подписанными электронными документами;
• скан-копия по запросам контрагентов/ФОИВ;
• информация о доверенностях в самих электронных документах (при наличии соответствующих – обязательные поля).

Изменения в правовом регулировании

За последние несколько лет российское законодательство по регулированию ЭДО не раз трансформировалось. К числу наиболее значимых изменений относится Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 04.08.2023 N 457-ФЗ. Он содержит следующие положения:

• с 31.08.2023 прекращается выпуск усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – УКЭП) юридических лиц (далее – ЮЛ). Подписи, выданные до 31.08.2023, продолжают действовать до срока истечения, но не позднее 31.08.2024;
• с 01.09.2023 выдается только УКЭП физического лица (далее – ФЛ);
• для подписания электронных документов при помощи УКЭП сотрудником от имени компании необходимо получить МЧД.
• чтобы МЧД была доступна для проверки, она должна быть размещена в определённом хранилище.

Выпуск МЧД

Для выпуска МЧД в Х5 Group в СЭД были дополнительно реализованы:

• выпуск электронной доверенности формата ФНС (5.01) и ее отзыв;
• выпуск МЧД в форматах 002 и 3.0 и ее отзыв;
• подписание МЧД у генерального директора (в отсутствие схем передоверия пока для нас это единственно возможный вариант подписания);
• возможность создания различных видов МЧД (в зависимости от тех полномочий, что в них указаны, либо ФОИВов, в которых они должны применяться);
• возможность гибкой настройки параметров для выпускаемых МЧД: типы накладываемых подписей, необходимость автоматической отправки МЧД в Распределенный реестр ФНС;
• возможности работы с текстовыми полномочиями (классификатор полномочий пока не используем, так как у нас отсутствует понимание механизма его применения при подписании и проверках);
• реализованы различные способы передачи доверенным лицам выпущенных МЧД.

Всего за период с сентября 2023 года по март 2024 года в Х5 GROUP было выпущено:

• для взаимодействия с ФНС – порядка 1400 экземпляров электронных доверенностей;
• для взаимодействия с B2B – порядка 6600 экземпляров МЧД.

В Х5 Group все выпускаемые МЧД сохраняются в отдельной внутренней системе, в функции которой входит:

• обеспечение защищенного хранения МЧД (в МЧД содержатся персональные данные);
• предоставление Системам-инициаторам подписаний информации об актуальных МЧД, имеющихся у подписанта;
• автоматическое отслеживание сроков действия МЧД (в том числе регистрация факта отзыва МЧД) и оповещение их владельцев о необходимости их перевыпуска.

Выпуск нотариальной МЧД

В октябре 2023 года Х5 Group совместно с нотариусом провели выпуск нотариально заверенной МЧД (она была выпущена, получена нами, при проверке в едином распределенном реестре ФНС она отображается как действующая).

В настоящий момент Х5 Group прорабатывает процесс загрузки таких МЧД во внутренние системы Х5, но в настоящий момент на нашей стороне данный процесс не реализован.

Переход на использование МЧД

Х5 Group дорабатывает и тестирует текущие процессы подписания/ передачи/приемки электронных документов в части ухода от использования КСКПЭП ЮЛ и перехода на использование КСКПЭП ФЛ и МЧД:

• основным способом передачи МЧД в Х5 Group принята передача файлов МЧД и ЭП МЧД в пакете с подписанным документом, но при этом для отдельных процессов мы не отказываемся от использования варианта передачи метаинформации об МЧД;
• при приеме входящих документов Х5 Group поддерживает все способы передачи МЧД, описанные в законодательстве.

Одновременно с этим Х5 Group обсуждает с провайдерами состав проверок, которые будут выполняться на их стороне в процессе передачи электронных документов, сопровождающихся МЧД. В настоящий момент мы договорились о проведении следующих проверок в отношении МЧД:

• отозванность МЧД;
• формат МЧД;
• сопоставление сроков действия МЧД с датой подписания документа;
• соответствие данных в МЧД данным в сертификате ЭП, которой подписан документ;
• проверка файлов МЧД и ЭП МЧД на полное соответствие файлам, которые размещены в Распределенном реестре ФНС или иной ИС хранения МЧД;
• валидность ЭП МЧД.

Взаимодействие с ФОИВами/госорганами

В рамках обсуждения с ФОИВами/госорганами подходов к выпуску и применению МЧД X5 Group собрала следующую информацию

Единого подхода мы пока НЕ наблюдаем, так как даже на март 2024 года не все ФОИВы подтвердили свои форматы.

Резюме

X5 Group активно вовлечена в переход на МЧД и накопила за это время существенную экспертизу.

Актуальной проблемой остается отсутствие собственной подписи у директора филиала. Поясню: согласно Гражданскому кодексу, бумажную доверенность может подписывать как генеральный директор, так и директор филиала, но МЧД может заверить только генеральный директор.