Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Юридические аспекты выпуска и использования МЧД

Олег Жабинский, руководитель юридической службы РЕХАУ, рассказал Центру компетенций ОЦО, какие проблемы и риски возникают при использовании МЧД.

В этой статье я расскажу о правовом регулировании доверенности по ГК РФ, её обязательных элементах, разнице между «обычной» доверенностью и МЧД и о рисках, которые необходимо учитывать при работе с этими документами.

Правовое регулирование доверенности по ГК РФ

Для начала определимся с терминологией. Что такое доверенность?

Согласно ст. 185 ГК РФ, «доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами». То есть доверенность – это частный случай представительства: в силу закона, в силу распоряжения государственного органа либо в силу документа, который выдан от одного лица другому, например, юрлицом своему сотруднику.

Для того чтобы доверенность считалась действующей, она должна соответствовать определенным требованиям, указанным в Гражданском кодексе, и содержать сведения о:

  • дате составления;
  • доверителе и представителе: ФИО, паспортные данные физлица или наименование, адрес, ИНН, ОГРН юрлица;
  • объёме полномочий представителя (по предмету, территории, сумме);
  • сроке (по умолчанию – 1 год);
  • праве передоверия (если применимо);
  • содержать подпись доверителя или уполномоченного им лица.

 

Только с вышеперечисленными реквизитами этот документ имеет юридическую силу.

Кроме того, важна форма доверенности. Она также прописана в законе. Во-первых, это письменный документ, который бывает двух видов:

Письменная форма доверенности

Если доверенность выдана в устной форме или, к примеру, в виде сообщения по электронной почте, которое не соответствует требованиям закона 63 ФЗ «Об электронной подписи», она не будет считаться действительной.

Чем же отличается доверенность на бумаге и МЧД? Только техническими нюансами оформления документа. Регулирование доверенности в соответствии со ст. 185 ГК РФ является общим и применимо в равной степени для обычной (бумажной) доверенности и для доверенности, выданной в формате МЧД. Причем в законе не даётся определения того, что такое «машиночитаемая доверенность». Согласно определению на сайте ФНС:

«Машиночитаемая доверенность (МЧД) – доверенность, созданная в электронной форме и подписанная квалифицированной электронной подписью доверителя (директор ЮЛ/ИП), имеющего право на выполнение действий от такого ЮЛ/ИП без доверенности (уполномоченный представитель ЮЛ/ИП)».

Таким образом, основное отличие бумажной доверенности от доверенности в электронной форме (МЧД) состоит в том, что первая выдаётся в форме бумажного документа и подписывается собственноручной подписью доверителя (уполномоченного представителя доверителя), а вторая создается в электронном виде в формате XML-документа и может быть подписана только квалифицированной электронной подписью доверителя (его уполномоченного представителя). Однако и в бумажной доверенности, и в МЧД в обязательном порядке должны содержаться сведения, предусмотренные законом.

Риски при работе с доверенностью

Их не так много, но последствия от их реализации могут быть катастрофическими для бизнеса.

Риски доверенности в бумажной форме:

  • неуполномоченный подписант (отсутствие полномочий на подписание доверенности или подписание доверенности с превышением полномочий);
  • отмена доверенности доверителем (у представителя есть доверенность, но она уже недействующая, а третьи лица об этом не знают);
  • поддельная доверенность (документ, который выглядит как настоящий, но фактически никаких юридических последствий не несёт).

 

В случае реализации риска неуполномоченного подписанта, то есть когда документ будет подписан лицом без соответствующих полномочий, права и обязанности по такому документу возникнут непосредственно у самого подписанта (представителя), действующего с отсутствием или превышением полномочий. Например, если представитель по доверенности подписал договор купли-продажи автомобиля, не имея на это полномочий от собственника, то именно представитель лично несет ответственность за передачу автомобиля покупателю, потому что именно он ставил свою подпись на договоре купли-продажи.

Однако, когда речь идет о коммерческих сделках, работает другое правило.  Если представитель юридического лица подписал договор с превышением имеющихся у него полномочий (или не имея таких полномочий), и у контрагента, исходя из всей совокупности обстоятельств, например, истории взаимоотношений сторон, не возникло сомнений в наличии у подписанта необходимых полномочий, то обязанным по сделке будет само юридическое лицо, а не представитель.

То есть закон говорит, что сделка, совершенная представителем в нарушение интересов представляемого юридического лица, может быть оспорена только в случаях, если другая сторона сделки знала или должна была знать о нарушении. Другими словами, оспорить подобную сделку будет достаточно сложно. Судебная практика в большинстве случаев подтверждает легитимность подписанных таким образом документов.

Предполагается, что МЧД должна была устранить данные риски выдачи бумажной доверенности. Однако пока не ясно, может ли это задача быть достигнута на текущем этапе. Основная проблема связана со сложностями при проверке полномочий подписанта. Но есть и другие вопросы, на которые пока нет ответов. Например, какие последствия влечёт истечение срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи доверителя? Или что будет в случае обнаружения несоответствий в персональных данных представителя, указанных в сертификате электронной подписи и в МЧД представителя?

Минимизация рисков при работе с доверенностями

Из-за увеличения количества рисков компаниям нужно выделять больше ресурсов для их минимизации. Как можно уменьшить свои затраты? Для этого можно попробовать следующие варианты:

Способ №1 Расстановка приоритетов

Детально изучать все документы, подписанные по доверенности, на самом деле не имеет смысла. Ведь вряд ли есть риск оспаривания со стороны контрагента, представитель которого подписал УПД по передаче товара в нарушение своих полномочий, если при этом контрагент получил за товар оплату. Но нужно проверить, имеет ли представитель вашей компании доверенность на встречное подписание УПД с данным контрагентом. Ведь если этот сотрудник принял бракованную продукцию или в большем объеме, что указана в УПД, то доказать контрагенту, что у представителя не было полномочий на приём такой продукции, будет практически невозможно.

Способ №2 Детально прописать условия работы с доверенностями в договорах

При заключении договора стороны в самом тексте указывают, что все представители, подписывающие документы от имени каждой стороны, действуют в соответствии с имеющимися у них полномочиями. Таким образом стороны дают друг другу заверения и гарантии, о том, что их представители уполномочены на подписание, что должно помочь избежать спорных ситуаций.

Способ №3 Использовать современные технологии

Сегодня на рынке не так много способов автоматической проверки актуальности МЧД, но они все же есть. Например, оператор ЭДО может проверить соответствие данных доверенности данным в сертификате на электронную подпись и действительность доверенности на текущий момент. Казалось бы, мелочь, но сотрудникам уже не нужно тратить на это время. Когда же документов очень много, то экономия трудозатрат существенная.

ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ
Олег Жабинский
Должность: руководитель юридической службы
Компания: РЕХАУ

справка о компании

Полное название
ООО «Рехау»
Города присутствия
Москва
Гжель
Воронеж
Екатеринбург
Иркутск
Краснодар
Нижний Новгород
Новосибирск
Ростов-на-Дону
Самара
Санкт-Петербург
Хабаровск
Направления работы
Производство материалов для светопрозрачных конструкций, инженерных систем и мебельных решений

вам может понравиться

Юлия Руднева, директор по казначейскому сопровождению бизнеса, ОЦО РОСВОДОКАНАЛ, поделилась с Центром компетенций ОЦО опытом внедрения тикетной системы в казначейской функции ОЦО.
The Hackett Group определила 10 характеристик цифровых глобальных общих центров обслуживания (GBS). Какие же из этих характеристик свойственны российским ОЦО? Давайте разбираться.
Кира Лапина, генеральный директор компании «Северсталь – Центр Единого Сервиса», рассказала о ключевых трендах развития индустрии ОЦО и том, как адаптировать к ним бизнес-стратегию.
Институт статистических исследований и экономики знаний НИУ ВШЭ провёл исследование, чтобы выяснить масштабы распространения дистанционной занятости в российских компаниях.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал Центру компетенций ОЦО, что необходимо сделать, чтобы проектная презентация точно потерпела крах.
Людмила Сорокина, генеральный директор ЦСР ЕВРАЗ, рассказала Центру компетенций ОЦО, как и зачем в её компании развивают руководителей.

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности