Главная
Олег Жабинский, руководитель юридической службы РЕХАУ, рассказал Центру компетенций ОЦО, как его компании удаётся соблюдать внутренние процедуры при выдаче МЧД.
Как руководитель юридического отдела РЕХАУ я отвечаю за то, чтобы наша компания не столкнулась с правовыми или другими рисками при работе с таким новым инструментом, как машиночитаемая доверенность (МЧД). При этом мы уделяем большое внимание не только процессу выдачи МЧД самой компанией РЕХАУ, но и проверке машиночитаемых доверенностей, полученных от наших контрагентов. Такой контроль важен. Иначе есть риск возникновения ситуации, когда документ, полученный в рамках ЭДО, может быть оформлен с нарушениями, например, быть подписанным неуполномоченным лицом или вообще не подписанным и не влекущим юридических последствий.
Как осуществляется этот контроль, я и расскажу в статье.
Распределение полномочий подписания документов
РЕХАУ – производственная и инжиниринговая компания, изготавливающая материалы для светопрозрачных конструкций, инженерных систем и мебельных решений для применения в производственных, офисных и жилых пространствах. В России в компании работает более 500 человек. После снятия коронавирусных ограничений мы сохранили введённый ранее гибридный формат работы, при котором у большинства сотрудников есть возможность сочетать удалённую работу и работу в офисе. Это накладывает свой отпечаток и является определенным вызовом с точки зрения необходимости организации процессов, связанных с удалённым подписанием сотрудниками рабочих документов по доверенности.
Ещё одна особенность РЕХАУ в том, что у компании большое количество поставщиков и покупателей. Если прибавить к этому разветвлённую сеть филиалов по всей России, то получится постоянный поиск ответа на вопрос: «Как правильно организовать процесс выдачи и проверки полномочий по подписанию документов с контрагентами, чтобы по возможности снизить правовые риски?».
Вместе с тем, юридический отдел РЕХАУ небольшой, и для того, чтобы этот процесс работал эффективно, необходимо определить чёткие принципы и разработать внутренние регламенты, которым должны следовать все сотрудники компании.
Общие принципы подписания документов в РЕХАУ
При подписании любых документов, в том числе доверенностей, в РЕХАУ соблюдаются два важных принципа:
- принцип «четырёх глаз»;
- принцип иерархичности полномочий.
Принцип «четырёх глаз» – это распространённое во многих крупных компаниях правило, согласно которому для подписания юридически или финансово значимого документа требуется согласование двух человек, один из которых, как правило, руководитель. По такому принципу подписываются не только договоры, где подписантами выступают генеральный директор и другой сотрудник, действующий на основании доверенности, но и любые другие документы. В некоторых случаях, например, при подписании закрывающих документов, принцип «четырёх глаз» сохраняется, но реализован иначе: подписант один, но всегда есть кто-то, кто проверяет его полномочия или визирует документ.
В любом случае, когда требующий подписания документ проверяется и подписывается двумя лицами, риск допустить ошибку уменьшается вдвое.
Принцип иерархичности полномочий означает, что в компании есть 3 уровня подписантов, каждый из которых предполагает возможность подписания документов определенного уровня и важности.
Так, генеральный директор как единоличный исполнительный орган общества по закону может подписывать любые документы от имени компании. Заместители генерального директора, действующие на основании доверенности с широкими полномочиями, вправе подписывать все документы, относящиеся к их направлениям работы. И третий уровень – это сотрудники, которым выдана доверенность на подписание актов, накладных и других закрывающих документов о приёмке товаров, работ и услуг. Полномочия таких сотрудников четко регламентированы по предмету, кругу полномочий и сумме подписания.
Порядок выдачи доверенностей в РЕХАУ
До 1 сентября 2023 года в РЕХАУ действовала следующая процедура выдачи доверенностей в форме бумажного оригинала:
- Создание типового шаблона. Типовой шаблон для различных сценариев использования создавался юридическим отделом и сохранялся на корпоративном ресурсе компании для доступа сотрудников;
- Согласование доверенности. Сотрудник, которому необходима доверенность, согласовывал её выдачу со своим руководителем;
- Заполнение шаблона. После согласования выдачи с руководителем сотрудник заполнял реквизиты доверенности;
- Проверка и подписание. Заполненный шаблон доверенности передавался в юридический отдел для проверки правильности оформления доверенности и дальнейшей её передачи на подписание генеральному директору;
- Учёт. После подписания доверенности юридический отдел организовывал учёт, хранение, отзыв (в случае необходимости) и архивирование оригинала возвращенной доверенности.
С 1 сентября 2023 года, в связи с переходом компании на МЧД, возникла необходимость адаптировать данный порядок.
Мы заранее предвидели эту ситуацию и начали работать над внесением изменений в процесс выдачи и согласования доверенностей ещё в начале 2023 года. Помимо сугубо технической работы, о которой я не буду рассказывать, большой объём подготовительных мероприятий заключался в работе с персоналом. Нам надо было провести беседы со всеми сотрудниками, у которых были полномочия на подписание от лица компании, и объяснить им суть новых законодательных изменений. Мы старались на простом и понятном языке объяснить такие понятия, как «КЭП», «МЧД», и почему ранее действовавший порядок перестанет работать с 1 сентября.
Не скрою, что не все сотрудники встретили эту новость с энтузиазмом. Были и те, кто выражал вполне обоснованные сомнения касательно того, насколько безопасными будут новые процессы и не повлекут ли они рисков для самих сотрудников, например, в случае утраты или компрометации сертификата КЭП. Нам задавали вопросы: «Где будет храниться КЭП физлица?», «Каким образом компания сможет обеспечить сохранность моей подписи?», «Как можно быть уверенным, что моей КЭП не воспользуются посторонние лица?».
Мы постарались найти подход к каждому, чтобы развеять все сомнения, и в итоге смогли убедить всех перейти на новый формат работы.
Порядок выдачи МЧД
Так как МЧД – это, по сути, такая же доверенность, как и на бумаге, но только в электронной форме, мы сохранили привычный процесс выдачи этого документа, дополнив его двумя элементами:
1) МЧД может быть выдана только сотрудникам, у которых уже есть обычная (бумажная) доверенность.
Имея такую доверенность, работник всегда может использовать её для подписания документов в обычном (не электронном) формате. Кроме того, если в электронных системах произойдет сбой и воспользоваться МЧД будет невозможно, то всегда можно показать контрагенту обычную доверенность, чтобы подтвердить наличие у сотрудника полномочий.
2) Второе условие – обязательное наличие сертификата КЭП физлица, который должен быть выдан сотруднику компанией РЕХАУ до оформления МЧД.
Когда все эти условия соблюдены, юридический отдел формирует МЧД. В настоящий момент мы используем сервис, предлагаемый нашим партнёром – оператором ЭДО, но в будущем планируем выдавать МЧД во внутренней IT-системе компании.
Подводя итог, переход на МЧД не только позволил компании РЕХАУ соблюсти формальные требования законодательства, но и дал толчок к пересмотру и оптимизации некоторых внутренних процессов, при этом обеспечив соблюдение всех комплаенс-процедур и правил.
