Планирование проекта: Что это? Зачем? Как сделать?

Что такое планирование проекта?

Это процесс, который включает в себя разработку дорожной карты проекта и определение наилучшего из возможных маршрутов для его успешной реализации, поясняют эксперты ProProfsproject.

План – это своеобразное руководство, в котором четко определены рамки проекта, его задачи, необходимые ресурсы и сроки выполнения. Таким образом, команда может направить свои усилия в правильном направлении с самого первого дня работы.

Зачем нужен план проекта?

Чтобы не столкнуться с изменениями приоритетов в процессе реализации, перерасходом бюджета, срывом сроков и другими «популярными» причинами провала проектов.

Эффективное планирование позволит вам:

• установить достижимые цели;
• получить прозрачный рабочий процесс;
• качественно распределить роли и обязанности;
• приоритизировать задачи;
• тщательно контролировать ход выполнения проекта;
• управлять его рамками;
• быть готовым к рискам.

Как ничего не упустить при планировании проекта?

Для этого эксперты ProProfsproject советуют учесть следующие 6 факторов:

1. Рамки проекта

Они должны учитывать цели, сроки, задачи и конечные результаты.

Часто компании выходят за эти рамки, что приводит к финансовым, временным и репутационным потерям. Как этого избежать, мы рассказали здесь.

2. Бюджет

Ни один менеджер не хочет объяснять необходимость дополнительных трат, поэтому важно верно оценить бюджет ещё на этапе планирования.

3. График

Он необходим. Недостаточно прописать день завершения проекта. Дедлайны нужны каждому этапу и каждой задаче.

4. Требования

Чтобы по завершении проекта получить продукт/услугу, который будет соответствовать ожиданиям сторон, эти ожидания нужно узнать ещё на первых этапах. Во время планирования у вас уже должны быть на руках четкие требования.

5. Ресурсы

При разработке плана необходимо учесть свои ресурсы, которые можно разделить на 3 больших группы: материально-технические (технологии, инструменты, финансы и т.д.), трудовые и временные.

6. Риски

Заранее оцените риски и внесите в свой план меры по их снижению или преодолению последствий, если риск всё же реализовался.

Какие основные этапы планирования проекта?

Шаг 1: Определите четкие и конкретные цели

Неясные или нереалистичные цели – самые популярные причины краха проектов. Для того чтобы сформировать верную цель, необходимо обсудить со всеми заинтересованными сторонами 3 вопроса:

• Каковы основные цели проекта?
• Каковы сроки достижения каждой из них?
• Как оценить успех в достижении этих целей после завершения проекта?

Шаг 2: Определите подходы к управлению проектом
Здесь мы писали, какие подходы к управлению проектами использует российский бизнес.

Шаг 3: Определите задачи

Напишите конкретные задачи и их последовательность. Для каждой из них определите крайний срок, необходимые ресурсы и ответственного за её выполнение.

Шаг 4: Определите и распределите ресурсы

В одном документе сложите вместе все ресурсы, которые, как вы выяснили на предыдущем этапе, вам понадобятся. Во втором – распишите, как будут распределяться материально-технические ресурсы между членами проектной команды.

Шаг 5: Опишите роли и обязанности

Каждый участник проекта должен понимать свою зону ответственности.

Шаг 6: Установите четкие каналы коммуникации

Проведите совещание, на котором команда не только обсудит цели и задачи, но и поймёт, как и с кем можно связываться, чтобы прояснить те или иные вопросы. Кроме того, у сотрудников должно быть место (удобнее всего виртуальное), где можно и нужно

• делиться проектными документами;
• обсуждать возникающие сложности и пути их преодоления;
• напоминать друг другу о приближающихся дедлайнах, задачах и т.д.;

Шаг 7: Оцените риски

И заложите в план действия по их минимизации или устранению последствий, если они всё же реализовались. Самые популярные риски, актуальные почти для всех проектов:

• отсутствие ресурсов или их внезапное исчезновение (сотрудник уволился, или компания-поставщик ПО не продлила лицензию, например);
• нарушение сроков;
• расширение рамок проекта;
• технические сбои;
• потеря взаимопонимания между членами команды.

Узнать о том, как планируют свои проекты самые успешные ОЦО России, вы сможете на Первой конференции «Управление проектами в общих центрах обслуживания», которая пройдёт 24 апреля онлайн. Там своим опытом поделятся представители «Алкогольной Сибирской Группы», «Сегежа Групп – ОЦО», Страхового дома ВСК, ОЦО ГК «Агропромкомплектация», «Ростелекома» и других общих центров обслуживания России.