Главная
Расширение рамок – кошмар большинства руководителей, поскольку оно может привести к конфликтам, срыву дедлайнов, увеличению бюджета и другим неприятностям.
Согласно исследованию Института управления проектами, 50% из них выходят за первоначально прописанные рамки, только 57% – завершаются без увеличения запланированного бюджета, и всего лишь 51% – в соответствии с графиком. Подтверждают эти цифры и другие, более узкие, исследования, например, Panorama Consulting Solutions, представленное RB.ru Согласно ему, в 57% проектов внедрения ERP-систем компании столкнулись с превышением бюджета по тем или иным причинам.
Каковы причины расширения рамок проекта?
Оно может происходить по множеству причин, поделимся с вами 9 самыми распространёнными:
- Неясные рамки
Расплывчатые цели и требования, которые каждая заинтересованная сторона понимает по-своему.
2. Отсутствие общения с клиентом на разных этапах проекта
В итоге проектная команда не понимает заказчика, а заказчик видит только финальный результат. Если ему не понравится хоть что-то, придется заново переделывать весь проект.
3. Неэффективная командная коммуникация
Или потеря взаимопонимания между членами команды, которая приводит к ошибкам в процессе реализации проекта.
4. Сложность проекта
Когда хочется сделать всё и сразу, невозможно уложиться в определенные рамки. Большое количество вводных данных, сторон, мнений, переговоров, требуемых результатов и т.д. приведет только к ещё большему расширению масштаба проекта.
5. Отсутствие проактивности
Всем участникам проектной команды необходимо задавать множество вопросов. И чем расплывчатее требования клиента, тем больше этих вопросов должно быть. Иначе неопределенные ТЗ будут не просто проясняться во время реализации проекта, но и неконтролируемо расширяться.
6. Прямой контакт между клиентом и членами команды
Ещё это действие называют «прыгнуть через голову». То есть заказчик общается с кем-то из проектной команды в обход руководителя. Последний остаётся в неведении. В итоге эти действия приводят к хаосу и дополнительным изменениям требований. Мы не говорим, что все коммуникации должны проходить через руководителя. Делегирование и минусы микроменеджмента никто не отменял, но руководитель проекта должен быть в курсе новых требований заказчика.
7. Отсутствие клиентского соглашения
Устные договоренности – это замечательно. Но у них есть важный минус – заказчик всегда может сказать «я этого не говорил», и будет невозможно доказать обратное.
8. Неумение отказывать
Искусство говорить «Нет» – важная часть работы руководителя. Если лидер проекта не умеет отказывать, то рамки будут постоянно расширяться. Всегда найдется тот, кто скажет: «А давайте ещё вот это сделаем!»
Какова бы ни была причина, есть способы вовремя выявить ее и оперативно с ней справиться.
Как избежать расширения рамок проекта?
1. Задокументируйте все требования
Документ позволит вам в любой момент сослаться на изначальные договоренности, чтобы оспорить предлагаемое расширение рамок проекта.
2. Задавайте больше вопросов
Только так можно точно понять, чего хочет каждая заинтересованная сторона, и избежать размытых формулировок, которые можно трактовать как угодно, в том числе как возможность расширить список требований.
3. Разработайте процесс для обработки непредвиденных изменений
Проект может пострадать из-за отсутствия рекомендаций по работе с непредвиденными обстоятельствами. Поэтому необходимо разработать пошаговую инструкцию, как нужно действовать, увидев новое требование: от момента его получения до внесения изменений (на случай, если команда всё же решит изменения вносить).
4. Настройте коммуникации
Участники проектной команды должны регулярно общаться. Иначе есть вероятность обнаружить проблему слишком поздно. Например, когда её сложно или невозможно решить, потому что о ней знал всего один сотрудник, который пытался преодолеть её в одиночку, скрыв ото всех.
5. Научитесь говорить «Нет»
Иначе есть риск столкнуться с проблемами, описанными выше.
Подытожим
Проясните все требования, задокументируйте оговоренные вначале рамки проекта, разработайте процесс реагирования на непредвиденные обстоятельства, поощряйте свою команду к общению и учите каждого её участника говорить «Нет». Будьте последовательны в своих действиях, и вам удастся предотвратить неконтролируемое расширение рамок проекта.
Узнать больше нюансов этого процесса вы сможете на Первой конференции Управление проектами в общих центрах обслуживания, которая пройдёт 24 апреля онлайн. Там своим опытом поделятся Анна Шадрина, руководитель департамента цифрового развития «Алкогольной Сибирской Группы», Нелли Валихова, генеральный директор «Сегежа Групп – ОЦО», Вероника Кибирева, исполнительный директор ОЦО ГК «Агропромкомплектация», Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелеком», и представители других успешных общих центров обслуживания России.
