Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Мы сократили сроки формирования отчетности по операционной ликвидности с 3-3,5 часов до 20-30 минут

Ольга Крылова, руководитель управления «Казначейство», Северсталь-ЦЕС, рассказала об автоматизации операционной ликвидности в компании.

Северсталь-Центр Единого Сервиса – сервисная компания в рамках группы компаний «Северсталь», расположенная в Ярославле и специализирующаяся на предоставлении услуг аутсорсинга сквозных бизнес-процессов. Компания работает на рынке уже 13 лет. В штате числится более 1200 специалистов, которые обслуживают свыше 100 клиентов. Компания работает в 5 странах, среди которых Казахстан и страны Африки.

Северсталь-ЦЕС – многофункциональный центр, который обслуживает процессы в сфере бухгалтерского учета, казначейства, HR и операционных закупок. Мы разработали собственную методологию по переводу компаний на аутсорсинг, а также методологию по автоматизации и роботизации рутинных процессов.

Автоматизация отчетности по операционной ликвидности

Триггером к автоматизации отчетности по операционной ликвидности стало решение нашего клиента перевести компанию из SAP STL Digital в SAP S/4HANA. Изначально мы в Северсталь-ЦЕС не планировали переводить процесс операционной ликвидности в SAP S/4HANA. Он был автоматизирован на основе Excel, и нам казалось, что этого будет достаточно. После некоторых обсуждений и расчётов было решено, что эффекты от переноса Ликвидности в систему (снижение рисков необеспечения средств, сокращение трудозатрат и многие другие.) будут высокими. Таким образом перенос был согласован и включён в проект.

Автоматизация отчетности по операционной ликвидности

На Рис.1 показано, как выглядел процесс до перевода в Excel: все основные отчеты формировали общую картину операционной ликвидности и позволяли нам принимать те или иные управленческие решения. Мы частично управляем процессами операционной ликвидности по группе компаний «Северсталь», а также в 40% случаев принимаем решение по движению денег. Поэтому нам было важно получать качественные отчеты.

Жизненный цикл отчетов по операционной ликвидности

Для выстраивания процесса в новой системе SAP S/4HANA было необходимо пройти несколько этапов, чтобы система могла формировать отчеты оперативно и безошибочно.

Во-первых, мы перевели весь процесс из Excel в SAP S/4HANA. Во-вторых, мы сократили сроки формирования отчетности по операционной ликвидности с 3-3,5 часов до 20-30 минут. Сроки отчетности были нашим основным минусом. Их удалось сократить, выстроив процессы в системе: мы интегрировали платежи, перевели функцию оформления заявок на платеж на инициатора. Кроме того, мы настроили своевременную загрузку выписок. Таким образом, вся информация для построения отчетов по операционной ликвидности загружается к четко определенному времени.

В-третьих, теперь в формировании данных для составления отчета принимает участие один человек (раньше для этого процесса требовалось 4 человека).

Таким образом, благодаря автоматизации отчетности по операционной ликвидности мы сократили трудозатраты, минимизировали ручной контроль за исходящими и входящими потоками, а также открыли для себя большие возможности для дальнейшего развития и автоматизации процессов.

Автоматизация позволила обновить остатки по банковским счетам по факту загрузки выписок в учётную систему, выгружать в отчет по текущей ликвидности данные по входящим и исходящим потокам, контролировать функции по обеспечению ликвидности: кредиты, лимиты, депозиты, НСО и т.д., а также предоставила возможность выборочного контроля и создания документов напрямую из отчета по текущей ликвидности без необходимости перехода в учетную систему.

Отчеты операционной ликвидности после автоматизации

Отчеты операционной ликвидности после автоматизации

На Рис.2 показано, как на сегодняшний день выглядит отчет – лимит по овердрафтной линии в Северсталь-ЦЕС. Это надстройка SAP FIORI. Плитки можно передвигать по экрану, настраивать форматы, указывать банк. Благодаря данному отчету мы можем контролировать кредитные линии с отражением лимита, а также входящие и исходящие потоки.

Также у нас есть отчет по нарушениям.

Также у нас есть отчет по нарушениям. Раньше мы его создавали, основываясь на уже сформированной текущей ликвидности, и контролировали в ручном режиме. Сейчас его формирует система, подсвечивая ошибки. Можно нажать на плитку и более детально посмотреть, по каким банкам возникли нарушения или превышение лимитов, после чего оперативно их отработать.

На Рис.4 представлен отчет по использованию банковских лимитов.

На Рис.4 представлен отчет по использованию банковских лимитов. Мы можем видеть суммы использованного лимита в разрезе компаний и банков. В данном отчёте отражаются овердрафтные лимиты и внутридневные лимиты для каждой компании.

Следующий отчет – контроль неснижаемых остатков

Следующий отчет – контроль неснижаемых остатков, поскольку мы работаем в том числе с компаниями, которые обязаны иметь неснижаемый остаток согласно требований законодательства. Благодаря данному отчету мы можем визуализировать нарушения НСО, а также анализировать денежный поток по счету.

Также мы формируем отчет по контролю возврата депозитов.

Также мы формируем отчет по контролю возврата депозитов. Благодаря этому мы можем отслеживать поступления, которые возвращаются или планируют возвращаться в ближайшие дни. Кроме того, можем посмотреть сроки возврата и валюту.

На Рис.7 представлен отчет для контроля обеспечения ликвидности.

На Рис.7 представлен отчет для контроля обеспечения ликвидности. Он похож на отчет по остаткам, но немного в другой интерпретации. Цель данного отчета – анализировать денежный поток (поступления, остатки и платежи). Именно он является основой ведения текущей ликвидности по группе компаний и позволяет оперативно отслеживать любые потоки в разрезе компаний, банков, валют и счетов.

Данный отчет позволяет контролировать остаток на конец дня по компании

Данный отчет позволяет контролировать остаток на конец дня по компании и по каждому ее отдельному расчетному счету.

Подведу итог: вследствие автоматизации отчетности по операционной ликвидности численность сотрудников отдела управления ликвидностью не приросла, хотя мы этого ожидали. Кроме того, автоматизация позволила формировать отчеты качественно и безошибочно.

Стоит отметить, что кроме автоматизации операционной ликвидности мы планируем автоматизировать и управленческие решения. Например, если у нас появится излишек денежных средств, система, учитывая платежный календарь, сама предложит размещение депозита, определит оптимальную сумму и ставку.

ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ
Крылова Ольга
Должность: руководитель управления «Казначейство»
Компания: Северсталь-ЦЕС

справка о компании

Полное название
«Северсталь – Центр Единого Сервиса»
Дата создания
28 июля 2009 г.
Город присутствия

Ярославль
Функции

  • Аутсорсинг бизнес-процессов
  • Реинжиниринг и автоматизация бизнес-процессов
  • Консалтинг по созданию Общих Центров Обслуживания (ОЦО)
  • Построение ИТ-процессов
  • Цифровизация и роботизация в сферах финансов, бухгалтерии, HR, ИТ, закупок и др.
  • Обучающие курсы

вам может понравиться

Заблуждение или жестокая реальность? Давайте разбираться вместе с самыми популярными мифами об ОЦО.
Юлия Лукьянова, заместитель начальника Управления по взаимодействию с федеральными органами государственной власти X5 Group, поделилась с Центром компетенций ОЦО опытом внедрения и применения МЧД в своей компании
Они обеспечивают легкую координацию и бесперебойное взаимодействие между членами команды, работающими из любого места и в любое время.
Ирина Французова, руководитель ЦЕС «Силовые машины», рассказала Центру компетенций ОЦО о роли лидера в формировании эффективной команды.
Всегда есть возможности научиться чему-то новому. Эксперты предлагают ОЦО в эпоху нестабильности обратиться к специалистам, привыкшим к кризисам и напряженной работе – сотрудникам больниц.
Кира Лапина, генеральный директор компании «Северсталь – ЦЕС», рассказала, как руководителю выстраивать работу общего центра обслуживания, чтобы компания оставалась актуальной и конкурентоспособной.

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности