Мы сократили сроки формирования отчетности по операционной ликвидности с 3-3,5 часов до 20-30 минут

Ольга Крылова, руководитель управления «Казначейство», «Северсталь – ЦЕС», рассказала об автоматизации операционной ликвидности в компании.

Северсталь – Центр Единого Сервиса – сервисная компания в рамках группы компаний «Северсталь», расположенная в Ярославле и специализирующаяся на предоставлении услуг аутсорсинга сквозных бизнес-процессов. Компания работает на рынке уже 13 лет. В штате числится более 1200 специалистов, которые обслуживают свыше 100 клиентов. Компания работает в 5 странах, среди которых Казахстан и страны Африки.

«Северсталь – ЦЕС»– многофункциональный центр, который обслуживает процессы в сфере бухгалтерского учета, казначейства, HR и операционных закупок. Мы разработали собственную методологию по переводу компаний на аутсорсинг, а также методологию по автоматизации и роботизации рутинных процессов.

Автоматизация отчетности по операционной ликвидности

Триггером к автоматизации отчетности по операционной ликвидности стало решение нашего клиента перевести компанию из SAP STL Digital в SAP S/4HANA. Изначально мы в Северсталь – ЦЕС не планировали переводить процесс операционной ликвидности в SAP S/4HANA. Он был автоматизирован на основе Excel, и нам казалось, что этого будет достаточно. После некоторых обсуждений и расчётов было решено, что эффекты от переноса Ликвидности в систему (снижение рисков необеспечения средств, сокращение трудозатрат и многие другие.) будут высокими. Таким образом перенос был согласован и включён в проект.

На Рис.1 показано, как выглядел процесс до перевода в Excel: все основные отчеты формировали общую картину операционной ликвидности и позволяли нам принимать те или иные управленческие решения. Мы частично управляем процессами операционной ликвидности по группе компаний «Северсталь», а также в 40% случаев принимаем решение по движению денег. Поэтому нам было важно получать качественные отчеты.

Жизненный цикл отчетов по операционной ликвидности

Для выстраивания процесса в новой системе SAP S/4HANA было необходимо пройти несколько этапов, чтобы система могла формировать отчеты оперативно и безошибочно.

Во-первых, мы перевели весь процесс из Excel в SAP S/4HANA. Во-вторых, мы сократили сроки формирования отчетности по операционной ликвидности с 3-3,5 часов до 20-30 минут. Сроки отчетности были нашим основным минусом. Их удалось сократить, выстроив процессы в системе: мы интегрировали платежи, перевели функцию оформления заявок на платеж на инициатора. Кроме того, мы настроили своевременную загрузку выписок. Таким образом, вся информация для построения отчетов по операционной ликвидности загружается к четко определенному времени.

В-третьих, теперь в формировании данных для составления отчета принимает участие один человек (раньше для этого процесса требовалось 4 человека).

Таким образом, благодаря автоматизации отчетности по операционной ликвидности мы сократили трудозатраты, минимизировали ручной контроль за исходящими и входящими потоками, а также открыли для себя большие возможности для дальнейшего развития и автоматизации процессов.

Автоматизация позволила обновить остатки по банковским счетам по факту загрузки выписок в учётную систему, выгружать в отчет по текущей ликвидности данные по входящим и исходящим потокам, контролировать функции по обеспечению ликвидности: кредиты, лимиты, депозиты, НСО и т.д., а также предоставила возможность выборочного контроля и создания документов напрямую из отчета по текущей ликвидности без необходимости перехода в учетную систему.

Отчеты операционной ликвидности после автоматизации

На Рис.2 показано, как на сегодняшний день выглядит отчет – лимит по овердрафтной линии в Северсталь – ЦЕС. Это надстройка SAP FIORI. Плитки можно передвигать по экрану, настраивать форматы, указывать банк. Благодаря данному отчету мы можем контролировать кредитные линии с отражением лимита, а также входящие и исходящие потоки.

Также у нас есть отчет по нарушениям. Раньше мы его создавали, основываясь на уже сформированной текущей ликвидности, и контролировали в ручном режиме. Сейчас его формирует система, подсвечивая ошибки. Можно нажать на плитку и более детально посмотреть, по каким банкам возникли нарушения или превышение лимитов, после чего оперативно их отработать.

На Рис.4 представлен отчет по использованию банковских лимитов. Мы можем видеть суммы использованного лимита в разрезе компаний и банков. В данном отчёте отражаются овердрафтные лимиты и внутридневные лимиты для каждой компании.

Также мы формируем отчет по контролю возврата депозитов. Благодаря этому мы можем отслеживать поступления, которые возвращаются или планируют возвращаться в ближайшие дни. Кроме того, можем посмотреть сроки возврата и валюту.

На Рис.7 представлен отчет для контроля обеспечения ликвидности. Он похож на отчет по остаткам, но немного в другой интерпретации. Цель данного отчета – анализировать денежный поток (поступления, остатки и платежи). Именно он является основой ведения текущей ликвидности по группе компаний и позволяет оперативно отслеживать любые потоки в разрезе компаний, банков, валют и счетов.

Данный отчет позволяет контролировать остаток на конец дня по компании и по каждому ее отдельному расчетному счету.

Подведу итог: вследствие автоматизации отчетности по операционной ликвидности численность сотрудников отдела управления ликвидностью не приросла, хотя мы этого ожидали. Кроме того, автоматизация позволила формировать отчеты качественно и безошибочно.

Стоит отметить, что кроме автоматизации операционной ликвидности мы планируем автоматизировать и управленческие решения. Например, если у нас появится излишек денежных средств, система, учитывая платежный календарь, сама предложит размещение депозита, определит оптимальную сумму и ставку.