Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Как с помощью саммита презентовать ключевые проекты для первых лиц компании? Опыт «Ростелекома»

22 декабря, 2023

Если говорить формально, я занимаюсь развитием визуальных коммуникаций, но мне больше нравится другое описание своих задач – избавляю мир от скучных презентаций. В этой статье я хочу поделиться опытом, который позволит вам готовить выступления, способные вовлечь в ваши проекты десятки, сотни и даже тысячи людей.

Я давно занимаюсь подготовкой презентаций и спикеров для них. За это время узнал много фишек, лайфхаков, которые способны сделать ваше выступление запоминающимся, и ошибок, способных уничтожить его. Поверьте, даже самый замечательный проект, который в перспективе принесёт компании миллионы рублей, может так и не быть реализован, потому что создатели не смогли показать все его преимущества. Одна из моих задач – сделать так, чтобы такого не происходило.

Работа сложная, и все её нюансы невозможно осветить в одной статье, поэтому сегодня я расскажу только об одном, но масштабном способе донести свои идеи до сотен коллег.

Важность презентации проектов

В каждом офисе накапливается информация о проектах, которой жизненно важно поделиться по разным причинам. Если проекты уже «отпилотированы» и показали отличные результаты, то они способны принести дополнительную прибыль компании, оптимизировать бизнес-процессы или облегчить работу сотрудников других подразделений. Если проекты только готовятся к запуску, но вы уверены в их перспективности, то распространение информации о них поможет привлечь в рабочую группу заинтересованных людей.

В общем, наступил момент, когда вы поняли:

«Пора делать презентацию!»

Есть 5 способов дальнейших действий:

Первый – разослать унылые презентации по почте, как правило, они делаются «для галочки». Ресурсов требуют немного, но и результат стремится к нулю. Представьте, приходит вам на почту вот такой слайд

Уход от медиа

Кажется, что на нём есть вся необходимая информация о проекте. Но заинтересует ли она вас? Вряд ли. Скорее всего, такое письмо закроют и забудут о его содержимом.

Почему же нельзя подготовить качественную презентацию и разослать её? Конечно, можно. На первый взгляд, это решение должно принести результат, потому что команда вложила свой ресурс в разработку действительно классной презентации, но, на самом деле, результат будет не сильно отличаться от предыдущего варианта. Кто-то всё так же пробежит её «по диагонали», кто-то отправит в спам или просто проигнорирует.

«Хорошо. А давайте сделаем так, чтобы на презентацию никто не “забивал”!», – решают некоторые и «заворачивают» её в приказ. В таком варианте её, конечно, прочитают, но выполнит ли она свою основную задачу – привлечение людей? Не факт.

Основная проблема этих 3 действий – невозможность обсудить проект. Можно заставить прочитать слайды, но поговорить о прочитанном люди не смогут. Хотя это очень важный этап. Возможно, проект неактуален, или в каком-то подразделении проблему решили даже эффективнее, чем описано в презентации, но писать об этом долго, поэтому рабочая группа даже не узнает, что о проекте думает большинство.

Из вышесказанного делаем вывод – нужно дать возможность обсудить презентацию. Как это сделать? Собрать всех заинтересованных в одну аудиторию. Не обязательно физическую, можно в виртуальную. Тут уже есть возможность и поговорить, и убедить, и вовлечь. Результат однозначно будет выше. Но важно помнить и о рисках. Например, на такое мероприятие могут не попасть первые лица, если в их расписании это время уже занято. Или, если мы говорим о виртуальном пространстве, то проконтролировать, кто чем занят, обычно невозможно. То есть люди могут подключиться к трансляции, но, пока спикер рассказывает о проекте, заниматься своими делами.

По этой причине, если мы хотим не просто рассказать о портфеле проектов, а сделать шаги в сторону трансформации компании, вовлечь руководство и лидеров изменений, предложить новые подходы к решению сложных задач, пересмотреть элементы кода корпоративной культуры, надо пойти другим путем. Нужно организовать крупное проектное мероприятие, например, саммит. «Ростелеком» сделал такой. Этим опытом я и поделюсь.

ПСР-саммит

Мы с командой организовали саммит, посвященный проектам производственной системы «Ростелекома». Трёхдневное мероприятие проходило на берегу Черного моря. За это время 200 человек успели обсудить 50 проектов, тиражирование которых уже принесло компании ощутимые результаты и, по подсчетам, в итоге принесёт десятки миллионов рублей.
Организация проектного мероприятия – это тоже проект, решили мы, и сами подготовили саммит. Конечно, у нас были подрядчики, например, для настройки звука и установки экрана, но основная работа по организации лежала на сотрудниках «Ростелекома». В итоге мы полностью остались довольны своей работой. Посмотрите, какая замечательная атмосфера была на мероприятии.

Преимущества самостоятельной организации саммита

Их на самом деле очень много. Назову основные:

1. Вовлеченность

При подготовке мероприятия наши сотрудники буквально «горели». Была задействована не узкая группа людей, активное участие принимали и те, кто, казалось бы, далек от этого проекта. Дополнительных денег они за это не получали, но энтузиазм и драйв буквально сопровождали каждого из нас.

2. Больше интереса и согласия с происходящим

Обычно, если проект готовит кто-то другой, то всегда найдется, к чему придраться. Но когда сотрудники готовят его сами, они по-другому смотрят на все нюансы. Они понимают, что просто жаловаться бессмысленно. Если уж сильно хочется, то можно прийти и не просто сказать: «Это не так!», а предложить более оптимальный вариант.

3. Лучшее понимание настроений и желаний своих сотрудников

Ни одно event-агентство не поймёт ваши процессы так же хорошо, как сами сотрудники. Например, мы смогли подготовить мероприятие, идеально подходящее под потребности «Ростелекома».

4. Экономия

Внутренние ресурсы обычно дешевле приглашенного генерального подрядчика, работающего «под ключ».

Основные блоки подготовки саммита

Всю подготовку можно разделить на 6 крупных блоков:

В первую очередь важно определиться с целью мероприятия, его целевой аудиторией и с метафорой – идеей, которая будет объединять всю вашу концепцию. Метафора – это скелет мероприятия. Так, наш саммит назывался «Калейдоскоп возможностей», потому что реализация проектов и подходов способна дать каждому новые возможности. А элементы калейдоскопа присутствовали в оформлении мероприятия, включая дизайн презентаций спикеров.

Когда концепция понятна, нужно определиться с бюджетом и остальными ресурсами. От них напрямую будет зависеть масштаб будущего мероприятия.
Исходя из ресурсов, необходимо выбрать площадку. Например, нет смысла рассматривать локацию на берегу океана, если компания сможет выделить денег, которых хватит лишь на кафе. Обычно площадка – это самая большая статья расходов. При этом удобнее и дешевле выбрать такую, в которой вы сможете организовать всю инфраструктуру мероприятия: выступление, питание, проживание и т.д.

Определившись с локацией, можно подумать о её техническом наполнении. Мой главный совет здесь – не экономьте на технике. Тусклый проектор и хрипящий звук способны погубить любое мероприятие.

Пятый этап – наполнение площадки фишками и элементами сопровождения. Конечно, люди приедут и на стандартную конференцию в формате «посидели-пообщались-разошлись». Но если мы хотим сделать из мероприятия событие, не помешают лазеры, немного дыма и фотозона в виде калейдоскопа, например. Ещё у нас на ПСР-саммите был специальный кофе-принтер, который печатал логотипы саммита на кофейной пенке, чем приводил участников в восторг.

И только на шестом этапе нужно заняться ядром мероприятия – подготовкой спикеров и их проектных презентаций. Об этом я расскажу подробно в своей следующей статье.

ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ
Жуков Николай
Должность: руководитель проектов офиса трансформации
Компания: Ростелеком

справка о компании

Полное название

«МФ ОЦО» ПАО «Ростелеком»

Дата основания

Январь 2013

Города присутствия:

  • Воронеж
  • Нижний Новгород
  • Новосибирск
  • Ярославль

Функции

  • HR
  • IT
  • Закупки
  • Логистика
  • Колл-центр
  • Финансы
  • Юридический департамент

вам может понравиться

Игорь Пескишев, старший менеджер Проектного офиса «Северсталь – ЦЕС» рассказал Центру компетенций ОЦО, как извлечь из неудач уроки, которые будут способствовать повышению лояльности заказчиков.
Топ-менеджеры российских ОЦО рассказали Центру компетенций ОЦО, как они решают актуальные задачи управления персоналом и справляются с ситуацией на рынке труда. Общие центры обслуживания продолжают фокусироваться на ценности сотрудников и создают максимально комфортные условия для их развития: в ДОМ.РФ Центр сопровождения формируют кросс-функциональность и систему наставничества, в Tele2 повышают клиентоцентричность сотрудников, ЦСР ЕВРАЗ запустил «Школу Руководителей», ОЦО Магнит сфокусировался на нематериальной заботе о сотрудниках и создании благоприятной и комфортной рабочей среды. Подробнее читайте в подборке цитат из интервью экспертов.
Дмитрий Тарасов, директор Центра разработки аналитических решений ОЦО, и Марк Попов, директор направления Data Science, Ростелеком, рассказали Центру компетенций ОЦО о применении искусственного интеллекта и Data Science в управлении дебиторской задолженностью.
Майя Евдокимова, генеральный директор ООО «Интер РАО – Управление сервисами», рассказала Центру компетенций ОЦО, как обеспечить закрытие вакансий транзакционного персонала и его удержание при высокой текучести.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал об основных ошибках, которые допускают спикеры, тем самым уничтожая свою проектную презентацию.
Какие инструменты для укрепления отношений с заказчиками используются в «Северсталь – ЦЕС», Центру компетенций ОЦО рассказал Игорь Пескишев, старший менеджер Проектного офиса этой аутсорсинговой компании.

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности