Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Использование ЭДО при рассмотрении трудовых споров в суде

3 июля, 2023

«Магнит» – одна из ведущих розничных сетей в России по торговле продуктами питания, лидер по количеству магазинов и географии их расположения. Компания представлена приблизительно в 4 тыс. населенных пунктах, ежедневно магазины компании посещают почти 16 миллионов человек. «Магнит» работает в мультиформатной модели, которая включает в себя магазины у дома, супермаркеты, аптеки и магазины дрогери.

Наша компания уникальна в российском ритейле. Наряду с продажей товаров розничная сеть занимается производством продуктов питания под собственными торговыми марками. Компания управляет несколькими предприятиями по выращиванию овощей, производству бакалеи и кондитерских изделий. «Магнит» владеет тепличным и грибным комплексами, которые являются одними из крупнейших в России. Логистическая инфраструктура компании включает в себя 45 распределительных центров и 5412 автомобилей.

ЭКДО в компании

В группе «Магнит» работает 360 тыс. человек, поэтому кадровый электронный документооборот используется довольно обширно. ЭКДО мы начали внедрять 15 апреля 2022 года и за это время перевели на него 35 тыс. сотрудников. Изначально мы запустили пилот для дистанционных работников, поскольку для них не нужно было соблюдать процедуру уведомления и ознакомления. Соответственно, переход на электронный документооборот для них немного проще. После перевода персонала, который работает удаленно, мы распространили ЭКДО на весь офис.

Мы не стали разрабатывать свою систему, а купили внешнюю – СБИС. Также у нас есть мобильное приложение. В работе с электронными документами мы используем неквалифицированную электронную подпись. Доступ к личному кабинету у сотрудников круглосуточный, в нем они могут скачать документы в любом формате.

Электронная подпись встроена в личный кабинет. Когда истекает срок ее действия, работнику приходит уведомление, и он ее перевыпускает самостоятельно. Кроме того, мы не стали делить сотрудников на новых и тех, кто работает в компании давно. Мы решили перевести всех в ЭКДО по единой схеме уведомления/согласия, нам так оказалось удобнее. Также мы не смотрели на стаж работы (кодекс позволяет у кандидатов без стажа не запрашивать согласие на переход на КЭДО) и спрашивали, хочет ли тот или иной сотрудник перейти в ЭДО. Из 35 тыс. работников отказались меньше 1%.

Перечень документов, необходимых при переходе на ЭКДО

1. Локальные нормативные акты об ЭКДО.
2. Приказ с перечнем подразделений, выделенных для перехода на ЭКДО.
3. Уведомление о переходе на ЭКДО. Мы сразу предусмотрели в ЛНА, что уведомление может доводиться до сведения сотрудника в разных форматах.
4. Согласие работника на переход на ЭКДО.
5. Поскольку мы используем только неквалифицированную электронную подпись, у нас есть заявление на ее выдачу – это требование удостоверяющего центра.
6. Соглашение об электронном документообороте. Также является требованием Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Трудового кодекса Российской Федерации, в котором сказано, что если компания использует простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную электронную подпись, то нужно обязательно заключить соответствующее соглашение, которое будет приравнивать ЭДО к бумажному.
7. Согласие на обработку персональных данных, потому что мы передаем персональные данные нашему провайдеру, который помогает усилить ЭКДО.

Документы, которые остались в бумажном виде

Во-первых, это трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников. Во-вторых, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, а в-третьих – приказ (распоряжение) об увольнении работника. Также на бумаге мы продолжаем оформлять документы, которые подтверждают прохождение работником инструктажей по охране труда.

Также важный вопрос для нас – возможность подписывать усиленной неквалифицированной электронной подписью документы-исключения. Минтруд запрещает такую возможность, аргументируя тем, что документ можно подписать задним числом и работник является экономически незащищенной стороной, но в ЭДО это невозможно. Мы в компании разрешаем подписывать документы сегодняшним либо будущим числом.
Кроме того, мы включили в ЛНА пункт, что работник, который перешел на ЭКДО, не может вернуться на бумажный документооборот. И Минтруд помог нам в этом, разъяснив, что работодатель вправе принять решение о прекращении ведения ЭКДО в организации. При этом работник, согласившийся на ЭКДО, права отказаться от него не имеет.

Использование ЭДО при рассмотрении трудовых споров в суде

Дело №1: Заявление на увольнение подавал не я.
Работодатель – ВинЛаб. Работник вышел с больничного, и ему нужно было подписать заявление на оплату больничного. Он попросил своего коллегу помочь в оформлении и подписании документа, потому что не понимает, как работать в личном кабинете. В итоге он подумал, что, подписывая заявление на оформление больничного, он подписал заявление на увольнение по собственному желанию. Самое интересное в этом, что он забрал трудовую книжку, приказ об увольнении и ушел, а потом вспомнил, что подписывал не то заявление, и решил, что его обманули. По итогу рассмотрения в суде, первая и вторая инстанция суда поддержала работодателя, но кассация отклонила данное решение и отправила дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции.

Что исследовал суд в части ЭКДО:
1. Наличие ЛНА;
2. Установлен ли перечень документов, переведенных в ЭКДО;
3. Установлен ли перечень работников, переведенных в ЭКДО;
4. Принят ли порядок создания личного кабинета работника;
5. Наличие согласия работника на переход на ЭКДО;
6. Наличие заявления на выдачу НЭП и как оно подписано;
7. Срок сертификата НЭП;
8. Порядок формирования и подписания электронных документов;
9. Какой удостоверяющий центр выдает электронные подписи;
10. Подтверждение авторства подписанного документа (переданный для подписания и подписанный в удостоверяющем центре документ, идентичен переданному на подпись и подписанному сотрудником, алгоритм проверки путем преобразования файлов через их бинарное представление);
11. Лицензионный договор.

Дело №2: Подписал соглашение кто-то иной.
Работодатель – Сбербанк. Работник согласился на увольнение. На следующий день в личный кабинет ему пришло соглашение о расторжении трудового договора, который он подписал. В этот же день он оформил больничный в своей компании и сходил на собеседование в другую. После этого сотрудник заявил, что он добровольного волеизъявления на заключение соглашения о расторжении трудового договора не давал, в дату подписания соглашения был на больничном, а ключ электронной подписи хранился в сейфе на работе. Через неделю он уволился из компании и устроился к работодателю, к которому ходил на собеседование.
В этом случае Сбербанк самостоятельно исследовал (проводил техническую экспертизу) дело и сказал, что действительно камеры прохода не зафиксировали приход сотрудника на работу, и получается, будто документ подписывал не он. Как итог – суд не удовлетворил жалобу работодателя.

Что исследовал суд в части ЭКДО:
1. Наличие ЛНА, ознакомление с ним работника;
2. Соглашение о присоединении к условиям электронного взаимодействия;
3. Какой удостоверяющий центр выдает электронные подписи и как;
4. IP-адрес, с которого происходило подписание документов, адрес нахождения устройства;
5. Журнал выгрузки IP-адресов учетной записи;
6. Акт проведения технической экспертизы спорной ситуации, связанной с определением целостности и авторства документов в электронном виде;
7. Дату блокировки ключа ЭП;
8. Детализацию телефонных соединений с абонентского номера истца;
9. Данные систем контроля и управления доступом, входа в помещение.

ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ
Кузина Олеся
Должность: руководитель отдела кадровой экспертизы и трудовых отношений HR-департамента
Компания: Яндекс

справка о компании

Полное название

ООО «Яндекс»

Дата основания

2000 год

Направление работы

Приоритетное направление компании — разработка поискового механизма, но за годы работы «Яндекс» стал большой корпорацией с большим количеством активов

вам может понравиться

Топ-менеджеры российских ОЦО рассказали Центру компетенций ОЦО, как они решают актуальные задачи управления персоналом и справляются с ситуацией на рынке труда. Общие центры обслуживания продолжают фокусироваться на ценности сотрудников и создают максимально комфортные условия для их развития: в ДОМ.РФ Центр сопровождения формируют кросс-функциональность и систему наставничества, в Tele2 повышают клиентоцентричность сотрудников, ЦСР ЕВРАЗ запустил «Школу Руководителей», ОЦО Магнит сфокусировался на нематериальной заботе о сотрудниках и создании благоприятной и комфортной рабочей среды. Подробнее читайте в подборке цитат из интервью экспертов.
Дмитрий Тарасов, директор Центра разработки аналитических решений ОЦО, и Марк Попов, директор направления Data Science, Ростелеком, рассказали Центру компетенций ОЦО о применении искусственного интеллекта и Data Science в управлении дебиторской задолженностью.
Майя Евдокимова, генеральный директор ООО «Интер РАО – Управление сервисами», рассказала Центру компетенций ОЦО, как обеспечить закрытие вакансий транзакционного персонала и его удержание при высокой текучести.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал об основных ошибках, которые допускают спикеры, тем самым уничтожая свою проектную презентацию.
Какие инструменты для укрепления отношений с заказчиками используются в «Северсталь – ЦЕС», Центру компетенций ОЦО рассказал Игорь Пескишев, старший менеджер Проектного офиса этой аутсорсинговой компании.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал, как подготовить презентацию, которая максимально приблизит реализацию представляемого проекта.

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности