Главная
Олеся Кузина, руководитель центра правовой поддержки трудовых отношений дирекции по персоналу, «Магнит», рассказала об использовании электронного документооборота при рассмотрении трудовых споров в суде.
«Магнит» – одна из ведущих розничных сетей в России по торговле продуктами питания, лидер по количеству магазинов и географии их расположения. Компания представлена приблизительно в 4 тыс. населенных пунктах, ежедневно магазины компании посещают почти 16 миллионов человек. «Магнит» работает в мультиформатной модели, которая включает в себя магазины у дома, супермаркеты, аптеки и магазины дрогери.
Наша компания уникальна в российском ритейле. Наряду с продажей товаров розничная сеть занимается производством продуктов питания под собственными торговыми марками. Компания управляет несколькими предприятиями по выращиванию овощей, производству бакалеи и кондитерских изделий. «Магнит» владеет тепличным и грибным комплексами, которые являются одними из крупнейших в России. Логистическая инфраструктура компании включает в себя 45 распределительных центров и 5412 автомобилей.
ЭКДО в компании
В группе «Магнит» работает 360 тыс. человек, поэтому кадровый электронный документооборот используется довольно обширно. ЭКДО мы начали внедрять 15 апреля 2022 года и за это время перевели на него 35 тыс. сотрудников. Изначально мы запустили пилот для дистанционных работников, поскольку для них не нужно было соблюдать процедуру уведомления и ознакомления. Соответственно, переход на электронный документооборот для них немного проще. После перевода персонала, который работает удаленно, мы распространили ЭКДО на весь офис.
Мы не стали разрабатывать свою систему, а купили внешнюю – СБИС. Также у нас есть мобильное приложение. В работе с электронными документами мы используем неквалифицированную электронную подпись. Доступ к личному кабинету у сотрудников круглосуточный, в нем они могут скачать документы в любом формате.
Электронная подпись встроена в личный кабинет. Когда истекает срок ее действия, работнику приходит уведомление, и он ее перевыпускает самостоятельно. Кроме того, мы не стали делить сотрудников на новых и тех, кто работает в компании давно. Мы решили перевести всех в ЭКДО по единой схеме уведомления/согласия, нам так оказалось удобнее. Также мы не смотрели на стаж работы (кодекс позволяет у кандидатов без стажа не запрашивать согласие на переход на КЭДО) и спрашивали, хочет ли тот или иной сотрудник перейти в ЭДО. Из 35 тыс. работников отказались меньше 1%.
Перечень документов, необходимых при переходе на ЭКДО
1. Локальные нормативные акты об ЭКДО.
2. Приказ с перечнем подразделений, выделенных для перехода на ЭКДО.
3. Уведомление о переходе на ЭКДО. Мы сразу предусмотрели в ЛНА, что уведомление может доводиться до сведения сотрудника в разных форматах.
4. Согласие работника на переход на ЭКДО.
5. Поскольку мы используем только неквалифицированную электронную подпись, у нас есть заявление на ее выдачу – это требование удостоверяющего центра.
6. Соглашение об электронном документообороте. Также является требованием Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Трудового кодекса Российской Федерации, в котором сказано, что если компания использует простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную электронную подпись, то нужно обязательно заключить соответствующее соглашение, которое будет приравнивать ЭДО к бумажному.
7. Согласие на обработку персональных данных, потому что мы передаем персональные данные нашему провайдеру, который помогает усилить ЭКДО.
Документы, которые остались в бумажном виде
Во-первых, это трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников. Во-вторых, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, а в-третьих – приказ (распоряжение) об увольнении работника. Также на бумаге мы продолжаем оформлять документы, которые подтверждают прохождение работником инструктажей по охране труда.
Также важный вопрос для нас – возможность подписывать усиленной неквалифицированной электронной подписью документы-исключения. Минтруд запрещает такую возможность, аргументируя тем, что документ можно подписать задним числом и работник является экономически незащищенной стороной, но в ЭДО это невозможно. Мы в компании разрешаем подписывать документы сегодняшним либо будущим числом.
Кроме того, мы включили в ЛНА пункт, что работник, который перешел на ЭКДО, не может вернуться на бумажный документооборот. И Минтруд помог нам в этом, разъяснив, что работодатель вправе принять решение о прекращении ведения ЭКДО в организации. При этом работник, согласившийся на ЭКДО, права отказаться от него не имеет.
Использование ЭДО при рассмотрении трудовых споров в суде
Дело №1: Заявление на увольнение подавал не я.
Работодатель – ВинЛаб. Работник вышел с больничного, и ему нужно было подписать заявление на оплату больничного. Он попросил своего коллегу помочь в оформлении и подписании документа, потому что не понимает, как работать в личном кабинете. В итоге он подумал, что, подписывая заявление на оформление больничного, он подписал заявление на увольнение по собственному желанию. Самое интересное в этом, что он забрал трудовую книжку, приказ об увольнении и ушел, а потом вспомнил, что подписывал не то заявление, и решил, что его обманули. По итогу рассмотрения в суде, первая и вторая инстанция суда поддержала работодателя, но кассация отклонила данное решение и отправила дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции.
Что исследовал суд в части ЭКДО:
1. Наличие ЛНА;
2. Установлен ли перечень документов, переведенных в ЭКДО;
3. Установлен ли перечень работников, переведенных в ЭКДО;
4. Принят ли порядок создания личного кабинета работника;
5. Наличие согласия работника на переход на ЭКДО;
6. Наличие заявления на выдачу НЭП и как оно подписано;
7. Срок сертификата НЭП;
8. Порядок формирования и подписания электронных документов;
9. Какой удостоверяющий центр выдает электронные подписи;
10. Подтверждение авторства подписанного документа (переданный для подписания и подписанный в удостоверяющем центре документ, идентичен переданному на подпись и подписанному сотрудником, алгоритм проверки путем преобразования файлов через их бинарное представление);
11. Лицензионный договор.
Дело №2: Подписал соглашение кто-то иной.
Работодатель – Сбербанк. Работник согласился на увольнение. На следующий день в личный кабинет ему пришло соглашение о расторжении трудового договора, который он подписал. В этот же день он оформил больничный в своей компании и сходил на собеседование в другую. После этого сотрудник заявил, что он добровольного волеизъявления на заключение соглашения о расторжении трудового договора не давал, в дату подписания соглашения был на больничном, а ключ электронной подписи хранился в сейфе на работе. Через неделю он уволился из компании и устроился к работодателю, к которому ходил на собеседование.
В этом случае Сбербанк самостоятельно исследовал (проводил техническую экспертизу) дело и сказал, что действительно камеры прохода не зафиксировали приход сотрудника на работу, и получается, будто документ подписывал не он. Как итог – суд не удовлетворил жалобу работодателя.
Что исследовал суд в части ЭКДО:
1. Наличие ЛНА, ознакомление с ним работника;
2. Соглашение о присоединении к условиям электронного взаимодействия;
3. Какой удостоверяющий центр выдает электронные подписи и как;
4. IP-адрес, с которого происходило подписание документов, адрес нахождения устройства;
5. Журнал выгрузки IP-адресов учетной записи;
6. Акт проведения технической экспертизы спорной ситуации, связанной с определением целостности и авторства документов в электронном виде;
7. Дату блокировки ключа ЭП;
8. Детализацию телефонных соединений с абонентского номера истца;
9. Данные систем контроля и управления доступом, входа в помещение.
