Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

8-10 ноября 2023 года в Москве в тридцать седьмой раз прошла Конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие». Мероприятие было организовано группой Prosperity Media при поддержке портала CFO Russia и Центра компетенций ОЦО. Представляем вашему вниманию отчет о третьем дне мероприятия.

Первая секция третьего дня конференции прошла в формате КРУГЛОГО СТОЛА: Обсуждение работы ОЦО по итогам экскурсии. Эксперты из Черкизово-ОЦО ответили на оставшиеся вопросы и подвели итоги за круглым столом.

Вторая секция «Импортозамещение и цифровизация в ОЦО» началась с доклада «Импортозамещение в периметре ОЦО» Евгения Филиппова, директора филиала, РусГидро ОЦО – «Восток». Он перечислил критерии выбора российских аналогов иностранных платформ и представил комплексный подход к импортозамещению: от замены материально-технической части до программного обеспечения. Евгений отметил, что в его компании объем закупок российского ПО, а также связанных с ним работ и услуг должен составлять не ниже 80% от объема закупок ПО. Также спикер сделал фокус на развитии компании при переводе на отечественные ОС путем преодоления технических, операционных и кадровых трудностей. Вот какие трудности перехода на отечественное ПО выделил спикер:

  • Отсутствие полноценных российских аналогов зарубежному ПО (нехватка функционала)
  • Проблемы совместимости
  • Видоизменение бизнес-процессов
  • Увеличение время- и трудозатрат, в том числе и на обучение
  • Дефицит кадров с опытом работы с отечественным ПО на рынке

Екатерина Приказчикова, руководитель управления контроля качества, ГПМ Партнер, описала контрольную среду в ОЦО: методологию и принципы построения. Она рассмотрела инструменты контроля и их автоматизацию, а также поделилась практическим опытом развития контрольной среды в ГПМ Партнер. Инструменты контроля, которые использует ГПМ Партнер, – это тестирование МРиКП (матрица рисков и контрольных процедур), база регистрации претензий, независимые контрольные оценки, клиентские опросы и отчетность BI. Что касается конкретных кейсов, например, раньше база регистрации претензий в ОЦО была реализована в Excel. Ручная работа с данными приводила к несвоевременному устранению отклонений. Это стало предпосылкой автоматизации. За три месяца базу автоматизировали: проект включал в себя разработку ТЗ процесса на базе ITSM-системы, настройку формы претензии, написание регламента и обучение участников процесса.

Кабинет сотрудника как инструмент повышения цифровизации рабочих и единую точку входа сотрудника рассмотрела Светлана Прудникова, руководитель проекта, проектный отдел дирекции по персоналу, ОК РУСАЛ. Спикер акцентировала внимание на кабинете сотрудника как инструменте дистанционного взаимодействия с работниками и рассказала, как показать преимущества использования цифровых сервисов рабочему персоналу. Самое главное – интуитивно понятный интерфейс и сокращение этапов оказания услуг – удобство побуждает пользоваться цифровым решением. Спикер привела пример, что в их компании регистрация для сотрудника в личном кабинете максимально облегчена. В день трудоустройства он регистрируется там по номеру телефона, система не требует дополнительной авторизации, запоминания нового пароля и так далее. Текущий уровень удовлетворенности сервисами в компании составляет 96%. Также Светлана отметила, что мобильное приложение и развитие кабинета сотрудника – это первый шаг на пути внедрения КЭДО.

Третья секция «Как с помощью ЭДО оптимизировать работу ОЦО» началась с КРУГЛОГО СТОЛА: Внедрение и развитие ЭДО в ОЦО. Среди спикеров: Лариса Зубрилова, генеральный директор, Центр обслуживания бизнеса, КАМАЗ (модератор); Елена Кондратьева, директор по развитию, Сервисный Центр ФЕСКОЕкатерина Удальцова, директор по информационным технологиям, ЦЕС Аскона Лайф Групп; Вероника Кибирева, исполнительный директор, ОЦО ГК Агропромкомплектация; Николай Лазарев, руководитель направления развития и сопровождения централизованных информационных систем, Росводоканал.

Они обсудили следующие темы:

  • Кто является драйвером внедрения ЭДО: ОЦО или бизнес?
  • Как выбрать платформу для внедрения ЭДО?
  • Основные этапы внедрения ЭДО
  • Как мотивировать контрагентов переходить на ЭДО?
  • Внедрение кадрового ЭДО: переход, обучение и мотивация персонала
  • Основные эффекты перехода на ЭДО

Екатерина Удальцова, директор по информационным технологиям, ЦЕС Аскона Лайф Групп, выступила с докладом «Выбор оператора ЭДО: как подобрать систему, которая позволит минимизировать затраты, будет устойчива к изменениям и обеспечит максимальную безопасность». Прежде всего, эксперт отметила, что ЭДО – это жизненная необходимость в любой крупной организации. Далее она объяснила, как ЭДО помогает сокращать затраты и соблюдать законодательство, и описала преимущества ЭДО перед бумажным документооборотом. Также Екатерина дала рекомендации по выбору оператора и поделилась, как взвесить все «за» и «против». Вот на что необходимо обратить особое внимание при выборе оператора ЭДО:

  1. Устойчивость оператора
  2. Что включено в стоимость
  3. Переключение на платный сервис
  4. Стоимость доработок ИС
  5. Своевременное соблюдение закона
  6. Какого оператора выбрали ваши контрагенты
  7. Доступность сервиса 24/7
  8. Возможность организации внутреннего согласования
  9. Возможность использования дополнительных сервисов
  10. Возможность взаимодействия с разработчиками

О внедрении ЭКДО как способе повышения эффективности управления персоналом рассказал Николай Лазарев, руководитель направления развития и сопровождения централизованных информационных систем, Росводоканал. Эксперт описал собственную информационную систему компании «PRO’водник» и поделился результатами проекта. В частности, Николай рассмотрел экономический эффект ЭКДО:

  • За последние 12 месяцев (с августа 2022 г. по июль 2023 г.) в ГК РВК было создано 358 568 электронных документов.
  • Это около 75% от общего кадрового документооборота в информационных системах (473 861 операций в год).
  • В год экономится примерно 418 332 листов бумаги, т.е. 837 пачек бумаги. Это 50 спасённых деревьев в год.
  • Также экономится место для оперативного и архивного хранения документов (меньше на 1637 архивных дел по 250 листов).

«Мы делаем не просто ЭКДО, а реализуем запрос бизнеса на автоматизацию бизнес-процессов целиком. Обычно в ЭКДО все работают в одной системе – подписали и всё там и хранят. Мы же автоматически передаём информацию из разных систем, между разными участниками и подразделениями; формируем задачи, контроли, уведомления, напоминания; передаём на хранение по номенклатуре дел в СЭА и т.д.», – подчеркнул спикер.

Четвертая секция «Внедрение нового функционала в ОЦО» началась с доклада Маргариты Волчковой, руководителя сервисной линии по казначейству, Норникель Спутник, о передаче и централизации новых нестандартных казначейских функций в ОЦО. Она представила общие сведения о сервисах казначейства в своем ОЦО и рассказала про расширение спектра нестандартных услуг. Например, о комплексе услуг по операциям с обеспечением. Он включает в себя:

  1. Согласование проектов договоров, предусматривающих обеспечение обязательств контрагентов/ расчеты с использованием аккредитивов.
  2. Оформление и учет операций с независимыми гарантиями, принятыми в обеспечение контрагентами своих обязательств по договорам.
  3. Оформление и учет операций с тендерными гарантиями, принятыми в обеспечение заявок на участие в закупочных процедурах.
  4. Оформление и учет операций с поручительствами.
  5. Открытие, изменение аккредитивов в банках, согласование заявок на платеж по аккредитивам.
  6. Ведение статистической и другой отчетности.

В завершение Маргарита поделилась результатами деятельности и рассказала про эффективность казначейских сервисов.

Про централизацию непрямых закупок в компании рассказала Светлана Фролова, руководитель ОЦО, Вкусно – и точка. В первую очередь спикер рассмотрела предпосылки трансформации закупок и целевую модель для непрямых закупок. Ключевым принципом этой модели стало разделение стратегических и операционных процессов, это модель фронт- и бэк- офиса с четкой специализацией каждого блока. Затем спикер описала проектную работу на стороне БСЦ (бизнес сервис центр), представила DAI-матрицу на примере категории Store Services&Supplies и рассказала про операционные процессы непрямых закупок в БСЦ 2023 – выбор нового поставщика, управление мастер-данными, подключение ПБО к новым поставщикам и т.д. «Цели и задачи функции закупок изменяются. В новой реальности подразделения закупок становятся бизнес-партнёрами для заказчика. Оргструктура, процессы и компетенции должны соответствовать меняющимся требованиям», – подчеркнула Светлана.

И в завершение конференции Рамиль Васиков, руководитель Центра корпоративных финансов Центра обслуживания бизнеса, Татнефть, поделился опытом динамического дисконтирования. Эксперт рассмотрел предпосылки внедрения проекта (среди них – потребность контрагентов в быстром получении платежей для пополнения оборотных средств, экономическая нестабильность и ограниченность традиционных инструментов ликвидности), рассказал про достигнутые результаты, ограничения в проекте и пути их снятия, а также перспективы развития инструмента. Вот как работает динамическое дисконтирование:

  • Договоренность о ранней оплате счетов в реальном времени
  • Чем раньше оплата, тем больше скидка или бонус
  • Размер скидки не фиксирован и определяется условиями реального времени, а не договором

Выгоды решения для сторон следующие:

  • Для покупателя: экономия превышает доходы от банковских депозитов
  • Для поставщика: стоимость дисконта выгоднее традиционного факторинга и кредитов

Команда Prosperity Media и CFO Russia благодарит спикеров и партнера конференции за сотрудничество и уникальные практики, а всех слушателей – за интерес к мероприятию, комментарии и вопросы. 

вам может понравиться

Топ-менеджеры российских ОЦО рассказали Центру компетенций ОЦО, как они решают актуальные задачи управления персоналом и справляются с ситуацией на рынке труда. Общие центры обслуживания продолжают фокусироваться на ценности сотрудников и создают максимально комфортные условия для их развития: в ДОМ.РФ Центр сопровождения формируют кросс-функциональность и систему наставничества, в Tele2 повышают клиентоцентричность сотрудников, ЦСР ЕВРАЗ запустил «Школу Руководителей», ОЦО Магнит сфокусировался на нематериальной заботе о сотрудниках и создании благоприятной и комфортной рабочей среды. Подробнее читайте в подборке цитат из интервью экспертов.
Дмитрий Тарасов, директор Центра разработки аналитических решений ОЦО, и Марк Попов, директор направления Data Science, Ростелеком, рассказали Центру компетенций ОЦО о применении искусственного интеллекта и Data Science в управлении дебиторской задолженностью.
Майя Евдокимова, генеральный директор ООО «Интер РАО – Управление сервисами», рассказала Центру компетенций ОЦО, как обеспечить закрытие вакансий транзакционного персонала и его удержание при высокой текучести.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал об основных ошибках, которые допускают спикеры, тем самым уничтожая свою проектную презентацию.
Какие инструменты для укрепления отношений с заказчиками используются в «Северсталь – ЦЕС», Центру компетенций ОЦО рассказал Игорь Пескишев, старший менеджер Проектного офиса этой аутсорсинговой компании.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал, как подготовить презентацию, которая максимально приблизит реализацию представляемого проекта.

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности