Импортозамещение и цифровизация в ОЦО

Первая секция третьего дня конференции прошла в формате КРУГЛОГО СТОЛА: Обсуждение работы ОЦО по итогам экскурсии. Эксперты из Черкизово-ОЦО ответили на оставшиеся вопросы и подвели итоги за круглым столом.

Вторая секция «Импортозамещение и цифровизация в ОЦО» началась с доклада «Импортозамещение в периметре ОЦО» Евгения Филиппова, директора филиала, РусГидро ОЦО – «Восток». Он перечислил критерии выбора российских аналогов иностранных платформ и представил комплексный подход к импортозамещению: от замены материально-технической части до программного обеспечения. Евгений отметил, что в его компании объем закупок российского ПО, а также связанных с ним работ и услуг должен составлять не ниже 80% от объема закупок ПО. Также спикер сделал фокус на развитии компании при переводе на отечественные ОС путем преодоления технических, операционных и кадровых трудностей. Вот какие трудности перехода на отечественное ПО выделил спикер:

• Отсутствие полноценных российских аналогов зарубежному ПО (нехватка функционала)
• Проблемы совместимости
• Видоизменение бизнес-процессов
• Увеличение время- и трудозатрат, в том числе и на обучение
• Дефицит кадров с опытом работы с отечественным ПО на рынке

Екатерина Приказчикова, руководитель управления контроля качества, ГПМ Партнер, описала контрольную среду в ОЦО: методологию и принципы построения. Она рассмотрела инструменты контроля и их автоматизацию, а также поделилась практическим опытом развития контрольной среды в ГПМ Партнер. Инструменты контроля, которые использует ГПМ Партнер, – это тестирование МРиКП (матрица рисков и контрольных процедур), база регистрации претензий, независимые контрольные оценки, клиентские опросы и отчетность BI. Что касается конкретных кейсов, например, раньше база регистрации претензий в ОЦО была реализована в Excel. Ручная работа с данными приводила к несвоевременному устранению отклонений. Это стало предпосылкой автоматизации. За три месяца базу автоматизировали: проект включал в себя разработку ТЗ процесса на базе ITSM-системы, настройку формы претензии, написание регламента и обучение участников процесса.

Кабинет сотрудника как инструмент повышения цифровизации рабочих и единую точку входа сотрудника рассмотрела Светлана Прудникова, руководитель проекта, проектный отдел дирекции по персоналу, ОК РУСАЛ. Спикер акцентировала внимание на кабинете сотрудника как инструменте дистанционного взаимодействия с работниками и рассказала, как показать преимущества использования цифровых сервисов рабочему персоналу. Самое главное – интуитивно понятный интерфейс и сокращение этапов оказания услуг – удобство побуждает пользоваться цифровым решением. Спикер привела пример, что в их компании регистрация для сотрудника в личном кабинете максимально облегчена. В день трудоустройства он регистрируется там по номеру телефона, система не требует дополнительной авторизации, запоминания нового пароля и так далее. Текущий уровень удовлетворенности сервисами в компании составляет 96%. Также Светлана отметила, что мобильное приложение и развитие кабинета сотрудника – это первый шаг на пути внедрения КЭДО.

Третья секция «Как с помощью ЭДО оптимизировать работу ОЦО» началась с КРУГЛОГО СТОЛА: Внедрение и развитие ЭДО в ОЦО. Среди спикеров: Лариса Зубрилова, генеральный директор, Центр обслуживания бизнеса, КАМАЗ (модератор); Елена Кондратьева, директор по развитию, Сервисный Центр ФЕСКО; Екатерина Удальцова, директор по информационным технологиям, ЦЕС Аскона Лайф Групп; Вероника Кибирева, исполнительный директор, ОЦО ГК Агропромкомплектация; Николай Лазарев, руководитель направления развития и сопровождения централизованных информационных систем, Росводоканал.

Они обсудили следующие темы:

• Кто является драйвером внедрения ЭДО: ОЦО или бизнес?
• Как выбрать платформу для внедрения ЭДО?
• Основные этапы внедрения ЭДО
• Как мотивировать контрагентов переходить на ЭДО?
• Внедрение кадрового ЭДО: переход, обучение и мотивация персонала
• Основные эффекты перехода на ЭДО

Екатерина Удальцова, директор по информационным технологиям, ЦЕС Аскона Лайф Групп, выступила с докладом «Выбор оператора ЭДО: как подобрать систему, которая позволит минимизировать затраты, будет устойчива к изменениям и обеспечит максимальную безопасность». Прежде всего, эксперт отметила, что ЭДО – это жизненная необходимость в любой крупной организации. Далее она объяснила, как ЭДО помогает сокращать затраты и соблюдать законодательство, и описала преимущества ЭДО перед бумажным документооборотом. Также Екатерина дала рекомендации по выбору оператора и поделилась, как взвесить все «за» и «против». Вот на что необходимо обратить особое внимание при выборе оператора ЭДО:

1. Устойчивость оператора
2. Что включено в стоимость
3. Переключение на платный сервис
4. Стоимость доработок ИС
5. Своевременное соблюдение закона
6. Какого оператора выбрали ваши контрагенты
7. Доступность сервиса 24/7
8. Возможность организации внутреннего согласования
9. Возможность использования дополнительных сервисов
10. Возможность взаимодействия с разработчиками

О внедрении ЭКДО как способе повышения эффективности управления персоналом рассказал Николай Лазарев, руководитель направления развития и сопровождения централизованных информационных систем, Росводоканал. Эксперт описал собственную информационную систему компании «PRO’водник» и поделился результатами проекта. В частности, Николай рассмотрел экономический эффект ЭКДО:

• За последние 12 месяцев (с августа 2022 г. по июль 2023 г.) в ГК РВК было создано 358 568 электронных документов.
• Это около 75% от общего кадрового документооборота в информационных системах (473 861 операций в год).
• В год экономится примерно 418 332 листов бумаги, т.е. 837 пачек бумаги. Это 50 спасённых деревьев в год.
• Также экономится место для оперативного и архивного хранения документов (меньше на 1637 архивных дел по 250 листов).

«Мы делаем не просто ЭКДО, а реализуем запрос бизнеса на автоматизацию бизнес-процессов целиком. Обычно в ЭКДО все работают в одной системе – подписали и всё там и хранят. Мы же автоматически передаём информацию из разных систем, между разными участниками и подразделениями; формируем задачи, контроли, уведомления, напоминания; передаём на хранение по номенклатуре дел в СЭА и т.д.», – подчеркнул спикер.

Четвертая секция «Внедрение нового функционала в ОЦО» началась с доклада Маргариты Волчковой, руководителя сервисной линии по казначейству, Норникель Спутник, о передаче и централизации новых нестандартных казначейских функций в ОЦО. Она представила общие сведения о сервисах казначейства в своем ОЦО и рассказала про расширение спектра нестандартных услуг. Например, о комплексе услуг по операциям с обеспечением. Он включает в себя:

1. Согласование проектов договоров, предусматривающих обеспечение обязательств контрагентов/ расчеты с использованием аккредитивов.
2. Оформление и учет операций с независимыми гарантиями, принятыми в обеспечение контрагентами своих обязательств по договорам.
3. Оформление и учет операций с тендерными гарантиями, принятыми в обеспечение заявок на участие в закупочных процедурах.
4. Оформление и учет операций с поручительствами.
5. Открытие, изменение аккредитивов в банках, согласование заявок на платеж по аккредитивам.
6. Ведение статистической и другой отчетности.

В завершение Маргарита поделилась результатами деятельности и рассказала про эффективность казначейских сервисов.

Про централизацию непрямых закупок в компании рассказала Светлана Фролова, руководитель ОЦО, Вкусно – и точка. В первую очередь спикер рассмотрела предпосылки трансформации закупок и целевую модель для непрямых закупок. Ключевым принципом этой модели стало разделение стратегических и операционных процессов, это модель фронт- и бэк- офиса с четкой специализацией каждого блока. Затем спикер описала проектную работу на стороне БСЦ (бизнес сервис центр), представила DAI-матрицу на примере категории Store Services&Supplies и рассказала про операционные процессы непрямых закупок в БСЦ 2023 – выбор нового поставщика, управление мастер-данными, подключение ПБО к новым поставщикам и т.д. «Цели и задачи функции закупок изменяются. В новой реальности подразделения закупок становятся бизнес-партнёрами для заказчика. Оргструктура, процессы и компетенции должны соответствовать меняющимся требованиям», – подчеркнула Светлана.

И в завершение конференции Рамиль Васиков, руководитель Центра корпоративных финансов Центра обслуживания бизнеса, Татнефть, поделился опытом динамического дисконтирования. Эксперт рассмотрел предпосылки внедрения проекта (среди них – потребность контрагентов в быстром получении платежей для пополнения оборотных средств, экономическая нестабильность и ограниченность традиционных инструментов ликвидности), рассказал про достигнутые результаты, ограничения в проекте и пути их снятия, а также перспективы развития инструмента. Вот как работает динамическое дисконтирование:

• Договоренность о ранней оплате счетов в реальном времени
• Чем раньше оплата, тем больше скидка или бонус
• Размер скидки не фиксирован и определяется условиями реального времени, а не договором

Выгоды решения для сторон следующие:

• Для покупателя: экономия превышает доходы от банковских депозитов
• Для поставщика: стоимость дисконта выгоднее традиционного факторинга и кредитов