Главная
«Начало – половина дела» – это не просто фразеологизм, а доказанный на опыте многих команд факт. Правильное начало может с большой вероятностью гарантировать успешную реализацию проекта, в то время как неправильное – погубить реализацию даже самой замечательной идеи. Но что входит в понятие «правильное начало проекта»? Давайте разбираться.
1. Четкое определение целей
Очень удобно делать это с помощью технологии SMART, то есть цели должны быть конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени. Кроме того, их нужно согласовать со всеми заинтересованными сторонами. Каждый задействованный в проекте человек должен понимать, чего ожидать в итоге.
2. Создание плана проекта
Это всеобъемлющий документ, в котором описываются ключевые аспекты проекта: его рамки, график, ресурсы, риски, способы коммуникации заинтересованных сторон и т.д.
Для создания плана, который будет направлять команду на протяжении всего проекта, необходимо:
- выбрать подходящий подход управления;
- разбить процесс на конкретные задачи;
- прописать роли всех членов команды;
- прописать возможные риски и действия при их реализации;
- определить стандарты качества для предполагаемого результата проекта;
- прописать правила взаимодействия всех заинтересованных сторон;
- определить рамки проекта;
- посовещаться с коллегами и дополнить план, если на встрече появились идеи по его усовершенствованию.
3. Определение бюджета проекта
Он должен включать затраты на трудовые и материально-технические ресурсы. То есть просчитать нужно всё: от оплаты необходимого ПО до командировок сотрудников. Откуда же брать конкретные цифры?
1. Используйте исторические данные и прецеденты
Анализ похожих проектов – отличный способ получить представление о том, сколько денег понадобится для реализации вашего, какие незапланированные расходы могут возникнуть, и как можно оптимизировать бюджет.
2. Оцените затраты на конкретные задачи
В пункте выше говорилось о необходимости разбить проект на более мелкие задачи. Оценивать нужно затраты на каждую из них.
3. Сведите оценки воедино
Теперь сложите все полученные на предыдущем шаге суммы.
Убедитесь, что смета расходов детализирована и включает все затраты, которые понесет компания.
4. Добавьте непредвиденные расходы
Пропишите конкретную сумму, которую вы можете потратить на них, потому что непредвиденные расходы появляются даже при идеально составленных планах.
5. Актуализируйте бюджет
После оценки затрат пришло время определить, «укладывается ли проект в бюджет компании». Например, если у бизнеса на внедрение новой ИТ-системы есть, скажем, 500 000 рублей, а согласно предыдущим расчетам проект потребует сумму вдвое больше, то у нас для вас плохие новости. От проекта придется отказываться или начинать составление бюджета заново.
Если же речь идёт о небольших отступах от запланированной суммы, можно подобрать аргументы, чтобы расширить бюджет, или продумать, как его оптимизировать.
4. Управление ожиданиями заинтересованных сторон
Оно помогает избежать нереалистичных ожиданий, обеспечить удовлетворенность и вовлеченность заинтересованных сторон.
Есть три проверенных способа сделать это:
- Регулярное общение с заинтересованными сторонами для понимания и своевременной отработки их опасений, а также сбора оперативной обратной связи;
- Избегание обещаний большего, чем проектная команда может выполнить;
- Фиксация (например, в отдельном документе) ожиданий заинтересованных сторон и изучение этого документа всеми участниками проекта.
5. Проверка доступности требуемых ресурсов
Ресурсы (трудовые, материально-технические и финансовые) – это активы, необходимые для завершения проекта. Перед запуском убедитесь, что все они доступны в нужном для выполнения поставленных задач размере. Для этого:
- пропишите ресурсы, необходимые для каждой задачи;
- изучите имеющиеся в компании ресурсы, чтобы понять, какие из них вам уже доступны и к каким вы можете быстро получить доступ;
- составьте список необходимых ресурсов, которых в компании нет с пометками, как их можно получить, например, инвестиции, если речь идёт о финансах, или аутсорсинг, если необходимы дополнительные специалисты.
6. Тщательная оценка рисков
Она позволит избежать их реализации или минимизировать негативные последствия, если избежать не удалось. Подробно о рисках писала Татьяна Барабаш, директор по развитию «Северсталь – Центр Единого Сервиса». Здесь она рассказала Центру компетенций ОЦО о системе внутреннего контроля, которая помогает предотвращать реализацию рисков, а здесь об особенностях управления рисками в ОЦО.
7. Организация командной работы
Перед тем, как приступить к реализации проекта, убедитесь, что все заинтересованные стороны эффективно взаимодействуют друг с другом. Взаимопонимание позволит идти к намеченным целям, не отвлекаясь на конфликты, и быстро решать возникающие проблемы. О том, как наладить взаимодействие в команде, в своей статье рассказала Вероника Кибирева, исполнительный директор ОЦО ГК «Агропромкомплектация».
Убедитесь, что вы выполнили перечисленные выше действия, и фраза «Начало – половина дела» станет актуальной и для вашего проекта.
Узнать больше лайфхаков для успешного управления проектами, которыми пользуются российские ОЦО, вы сможете на Первой конференции Управление проектами в общих центрах обслуживания которая пройдёт 24 апреля онлайн. Там своим опытом поделятся представители «Алкогольной Сибирской Группы», «Сегежа Групп – ОЦО», Страховой Дом ВСК, ОЦО ГК «Агропромкомплектация», «Ростелекома» и других успешных общих центров обслуживания России.
