Екатерина Удальцова, ЦЕС «Аскона Лайф Групп»: «Трудностей в процессе автоматизации работы с МЧД пока больше, чем преимуществ»

Во-первых, необходимо провести анализ бизнес-процессов, в которых должна быть использована МЧД, т.е. определить, в каких процессах сотрудник имеет полномочия подписывать документы, а не генеральный директор.

Во-вторых, изучаем требования к МЧД, т.е. какие обязательные данные должны присутствовать в МЧД и каким образом можно получить эти данные. При этом необходимо понимать, что их получение должно полностью соответствовать 152 ФЗ о защите персональных данных.

В-третьих, нужно провести анализ полномочий МЧД и рукописной доверенности и проверить соответствие этих полномочий.

Далее необходимо выбрать метод получения МЧД: с помощью оператора по выдаче МЧД, через сайт ФНС или разработать самостоятельно.

И наконец, определить и выстроить сам бизнес-процесс выпуска МЧД: кто и когда инициирует процесс получения; кто и где формирует; кто должен согласовать; каким образом генеральный директор будет ее подписывать и в итоге каким образом эта МЧД должна попасть инициатору и как он с ней должен работать в привычном режиме.

Одна из самых больших сложностей – выбрать, какими средствами выпускать МЧД, чтобы этот процесс не слишком сильно увеличивал трудозатраты сотрудников, в том числе генеральных директоров, ЭЦП которых и нужно подписывать МЧД. Этот вопрос мы решили, посчитав затраты на каждый из вариантов и выбрав оптимальный, на наш взгляд, вариант – выпускать через оператора МЧД.

Вторая сложность – это встроить в текущие процессы подписания документов МЧД, т.е. перенастроить все наши информационные системы для работы с МЧД с использованием ЭЦП физлиц. Т.к. мы далеко заранее озадачились этим вопросом, то уже в конце 2022 – начале 2023 года наши системы готовы были к использованию МЧД. И в этот момент мы массово перевыпускали ЭЦП.

К сожалению, не все госструктуры были готовы к переходу на МЧД, поэтому некоторые процессы требовали более детального рассмотрения. И с некоторыми госорганами мы работали по старой схеме, с ЭЦП сотрудника без МЧД до последнего момента, пока это возможно.

Также приходится дублировать рукописные доверенности и МЧД. Эту задачу мы пока не решили, но работаем над ней.

Пока преимуществ немного. Это наша обязанность, а не желание.

Хорошо, что с МЧД возможно выпускать только одну ЭЦП для сотрудника, а не по количеству компаний, где у него есть полномочия на подписание. Это приводит к экономии со стороны юридического лица по выпуску ЭЦП. Но, с другой стороны, не все сотрудники понимают, что это личная ЭЦП и не нужно позволять ей пользоваться другим. Приходится периодически пояснять все возможные риски.

МЧД на данный момент не контролирует полномочия сотрудника, т.е. если у сотрудника есть МЧД, то он может легко подписать любой документ своей ЭЦП. Только сейчас появляется возможность контроля полномочий, но это далеко не полноценная проверка.

Также сейчас приходится выпускать разные МЧД для работы с B2B и B2G, а это разные бизнес-процессы, что увеличивает трудозатраты.

Не все компании пока готовы формировать только МЧД без дублирования рукописной доверенности, т.к. машиночитаемая доверенность имеет свои ограничения по количеству знаков, и формирование ее в читабельном виде возможно только собственной разработкой.

Так, трудностей пока больше, чем преимуществ.