Как выбрать оператора ЭДО, чтобы не пришлось выбирать нового? Кейс «Асконы»

Как выбрать оператора ЭДО, чтобы через пару лет не пришлось выбирать нового. Удальцова Екатерина, ИТ-директор «ЦЕС Аскона Лайф Групп», честно рассказала Центру компетенций ОЦО об опыте своей компании.

Askona Life Group – это многопрофильный холдинг со штаб-квартирой в Доброграде, Владимирской области. Многих удивляет, но мы занимаемся не только производством матрасов. У нашей компании более 60 направлений деятельности, 18 стран присутствия и 61,2 млрд рублей активов в 2022 году, при этом в холдинге работает 9900 человек.

В «ЦЕС Аскона Лайф Групп» всего 200 сотрудников. Они обеспечивают поддержку бизнеса в 6 направлениях:

• юридические услуги;
• бухгалтерский и налоговый учет;
• кадровое администрирование;
• административная служба;
• казначейство;
• нормативно-справочная информация (НСИ).

Миссия нашего ОЦО – предоставлять гибкий, прозрачный, управляемый сервис, чтобы обеспечить возможность бизнесу сосредоточиться только на том, что приносит прибыль.

Потребности заказчика определяют наши стратегические цели:

1. Освободить время компаний-клиентов, предоставляя корпоративный сервис поддерживающих функций бизнеса;
2. Сократить затраты на поддерживающие функции за счет выпрямления бизнес-процессов, гибкости и прозрачности сервиса, автоматизации и роботизации;
3. Влиять на eNPS сотрудников компаний-клиентов, предоставляя качественно новый уровень сервиса и упрощая лишнюю рабочую рутину.

Реализовать миссию и достигать стратегических целей нам помогает в том числе ЭДО.

Преимущества электронного документооборота

Их невероятно много. Я выделила особенно важные для нас.

Предотвращение потери документов

Для нас потеря документов была большой проблемой. Несмотря на то, что Askona Life Group завоевала 34% российского рынка товаров для сна, наши офисы расположены лишь в 60 городах России. Причём эти города находятся не рядом, а в разных уголках страны. Собрать бумажные документы со всех – была сложнейшая задача. Документы терялись по разным причинам: при пересылке и при согласовании в различных подразделениях. Иногда бумажный документ нечаянно портился или терялась часть пакета документов. ЭДО позволяет избежать всех этих проблем.

Экономия на офисных расхода

Электронный документооборот позволяет не тратиться на почтовые расходы, бумагу, оргтехнику и аренду помещений под архив.

Оптимизация дебиторской и кредиторской задолженностей

ЭДО позволяет всегда своевременно предоставлять документы. Теперь мы не сталкиваемся с проблемами:

• «Мы потеряли документы. Вышлите ещё раз»;
• «Документ испорчен. Что делать?»
• «Тут ошибка. Нужно переделать, распечатать и отправить верный вариант» и т.д.

Экономия времени работы с документами

Для ОЦО это особенно важный критерий. Мы отслеживаем по минутам и секундам, сколько времени у нас ушло на ввод в информационную систему, сбор подписей и т.д. ЭДО позволяет ускорить все эти процессы. В частности, время обработки одного документа сократилось на 43%.

Прозрачность работы сотрудника

ЭДО фиксирует, сколько времени работали с тем или иным документом: когда его приняли, подписали, передали на согласование и т.д. То есть легко отследить объем работы сотрудника.

Удобный поиск документов

У нас несколько информационных систем, несмотря на это, сейчас мы можем быстро найти любой документ/

Регламентированные формы

Они существенно повышают скорость обработки документов. Правда, для этого мы формализуем не только внутренние документы, но и высылаем памятки контрагентам.

Классификация документов

Благодаря регламентированным формам система сама определяет, что это: акт, счет-фактура и т.д., и автоматически вносит документ в систему.

Критерии выбора оператора ЭДО

Впервые мы перешли на ЭДО в 2017 году. В 2019 – во второй раз. Так получилось из-за нашей ошибки в выборе оператора электронного документооборота. Расскажу о ней, чтобы вы не повторили наш путь.

Начну с критериев, которые мы перенесли из проекта в проект.

Удобство

Нам нужен был простой и понятный веб-интерфейс. Часть процессов требуют обработки документов именно в веб-интерфейсе.

Функциональность

Как я писала выше, у нас несколько информационных систем. Для нас была важна возможность работать в них всех. По этой причине мы требовали наличие модулей для различных конфигураций 1С и поддержку API для «Галактика ERP».

Безопасность

В эту группу критериев мы включили наличие в договоре информации о хранении документов, ограниченный доступ по ЭЦП, логину и паролю, а также простую и понятную настройку доступов.

Стоимость владения

Мы искали лучшее соотношение цена-качество и лояльность со стороны оператора. Думаю, коллеги поймут, как важна возможность расширения функционала без увеличения стоимости владения. Например, у нас была ситуация, когда оператор неожиданно решил монетизировать некоторые функции. К счастью, мы провели переговоры, и нам удалось найти компромисс.

Однако всем советую дважды перечитать предложение оператора, чтобы точно выяснить, что вложено в предлагаемую стоимость.

Своевременность обновлений

Мы понимали, что оператор должен идти в ногу со временем. Законодательство РФ в области электронного документооборота меняется очень часто, нужен был интегратор, готовый вносить корректировки в систему своевременно при каждом изменении. Например, МЧД для нас не была внезапным обновлением, мы готовились к её внедрению заранее, как и к внедрению личных ЭЦП физлиц, так же готовимся к обязательному вводу электронных товарно-транспортных накладных.

Международный роуминг

Если у компании есть иностранные контрагенты, нужно предусмотреть возможность обмена документами с ними. Оператор должен развивать свои возможности и в этом направлении.

Операторы контрагентов

Узнайте, с какими операторами работают большинство ваших контрагентов. Понимаю, что всегда можно настроить роуминг, но гораздо удобнее воспользоваться услугами того же оператора, что большинство ваших поставщиков и покупателей.

А теперь расскажу о критерии, которого у нас не было в требованиях к оператору в 2017 году, из-за чего в 2019-м нам пришлось начинать всё заново.

Устойчивость оператора

Выбирая из крупнейших тогда компаний, мы остановились на ОЭД, с которым имели опыт работы в других крупных проектах. Он соответствовал всем нашим требованиям. Нас полностью устраивало сотрудничество. Однако в какой-то момент материнская компания нашего интегратора решила, что не будет развивать этот бизнес, и закрыла направление юридически значимого документооборота. Теперь я всем советую выбирать поставщика, у которого «оператор ЭДО» – это основной вид деятельности.

Выбирайте операторов ЭДО вдумчиво. Надеюсь, мои советы позволят вам избежать ошибок, быстро перейти на электронный документооборот и узнать на собственном опыте обо всех его преимуществах.