Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Управление проектом: Зачем нужен план коммуникаций?

22 апреля, 2024

Что приходит на ум, когда мы думаем о факторах успеха проекта? Умелый руководитель, верно выбранные технологии, высокий бюджет… Список длинный, но в большинстве случаев в нём не найдётся места коммуникациям. Хотя без эффективно выстроенных коммуникаций не спасти даже самый продуманный проект.

Причём речь идёт не только о начальном этапе, когда стороны не договорились о том, что они хотят получить в итоге. Но и о процессе реализации проекта, когда его участники, например, не знают, к кому обратиться с тем или иным вопросом, потому что непонятно, кто за что отвечает. Чтобы избежать этих проблем, эксперты советуют составить план коммуникаций.

План коммуникаций – это документ, который содержит всю информацию о том, как заинтересованные стороны могут передавать необходимые данные друг другу и кто несет ответственность за выполнение какой задачи.

Преимущества плана коммуникаций проекта

Шесть главных преимуществ, которые получает компания, создав план коммуникаций:

  • повышает наглядность каждого шага проекта;
  • создает возможности для обмена отзывами о ходе его реализации;
  • гарантирует, что каждый участник проекта знает, к кому и когда он может обратиться с возникшим вопросом;
  • снижает риски потери данных или «слива» информации;
  • минимизирует риски конфликтов в команде из-за недопонимания;
  • повышает уровень доверия к проектной команде.

Как создать план коммуникаций проекта?

Шаг 1. Определите коммуникационные потребности проекта

Чтобы составить идеально подходящий для вас план коммуникаций, для начала опишите свой проект: рамки, требования клиентов, цели и т.д.

Шаг 2. Ставьте четкие коммуникационные цели

Мы много говорили о проблеме недостаточных коммуникаций, но перегиб в другую сторону также плох. Рассылка множества электронных писем или проведение совещаний команды без необходимости также не помогут, а скорее навредят. Люди не любят спам, а при переизбытке вскоре все встречи и письма они будут причислять именно к нему. В таких условиях сотрудники перестанут воспринимать даже нужную информацию и обмен данными нарушится. По этой причине главная цель плана коммуникаций – вся важная информация доносится заинтересованным сторонам в нужное время. Теперь адаптируйте её под свой проект.

Шаг 3. Выберите способы коммуникации

Среди самых распространенных – ИТ-система для совместной работы, официальные презентации, отчеты о состоянии и видеоконференции.

Шаг 4. Установите частоту и график общения

Определите, сколько раз должен обязательно произойти обмен информацией, если реализация проекта идёт по плану. Например, обязательные планерки по понедельникам и видеовстречи после завершения каждого этапа проекта.

График общения также необходим. Заказчики и сотрудники должны знать, в какое время можно выяснять те или иные вопросы. Иначе может появиться проблема, которую описывал Игорь Пескишев, старший менеджер проектного офиса «Северсталь – ЦЕС»:

«Мы столкнулись с грубым стилем общения и круглосуточными звонками от проектной команды заказчика и привлекаемых им функциональных экспертов, в том числе в выходные и в другое заведомо нерабочее время».

Шаг 5. Пропишите заинтересованные стороны

Участники проектной команды должны знать, кому именно можно позвонить, чтобы уточнить требования, а заказчик должен понимать, к кому именно он может обратиться с тем или иным вопросом.

Шаг 6. Пропишите уровни конфиденциальности информации

Если в вашем проекте есть или появится в процессе реализации конфиденциальная информация, пропишите, кто ею владеет и с кем он может ею делиться. Этот пункт поможет не только предотвратить юридические проблемы и минимизировать репутационные риски из-за «сливов», но и повысит авторитет вашей команды.

Шаг 7. Обновите план коммуникаций при необходимости

Обновите документ, если в проекте произошли существенные изменения. Например, расширились рамки, появился ещё один сотрудник, который имеет право владеть конфиденциальной информацией, и т.д.

Удачи в создании идеального коммуникационного плана, который сделает ваш проект успешным!

Узнать о том, как планируют свои проекты самые успешные ОЦО России, вы сможете на Первой конференции «Управление проектами в общих центрах обслуживания», которая пройдёт 24 апреля онлайн. Там своим опытом поделятся представители «Алкогольной Сибирской Группы», «Сегежа Групп – ОЦО», Страхового дома ВСК, ОЦО ГК «Агропромкомплектация», «Ростелекома» и других общих центров обслуживания России.

вам может понравиться

Юлия Руднева, директор по казначейскому сопровождению бизнеса, ОЦО РОСВОДОКАНАЛ, поделилась с Центром компетенций ОЦО опытом внедрения тикетной системы в казначейской функции ОЦО.
The Hackett Group определила 10 характеристик цифровых глобальных общих центров обслуживания (GBS). Какие же из этих характеристик свойственны российским ОЦО? Давайте разбираться.
Кира Лапина, генеральный директор компании «Северсталь – Центр Единого Сервиса», рассказала о ключевых трендах развития индустрии ОЦО и том, как адаптировать к ним бизнес-стратегию.
Институт статистических исследований и экономики знаний НИУ ВШЭ провёл исследование, чтобы выяснить масштабы распространения дистанционной занятости в российских компаниях.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал Центру компетенций ОЦО, что необходимо сделать, чтобы проектная презентация точно потерпела крах.
Людмила Сорокина, генеральный директор ЦСР ЕВРАЗ, рассказала Центру компетенций ОЦО, как и зачем в её компании развивают руководителей.

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности