Главная
Что приходит на ум, когда мы думаем о факторах успеха проекта? Умелый руководитель, верно выбранные технологии, высокий бюджет… Список длинный, но в большинстве случаев в нём не найдётся места коммуникациям. Хотя без эффективно выстроенных коммуникаций не спасти даже самый продуманный проект.
Причём речь идёт не только о начальном этапе, когда стороны не договорились о том, что они хотят получить в итоге. Но и о процессе реализации проекта, когда его участники, например, не знают, к кому обратиться с тем или иным вопросом, потому что непонятно, кто за что отвечает. Чтобы избежать этих проблем, эксперты советуют составить план коммуникаций.
План коммуникаций – это документ, который содержит всю информацию о том, как заинтересованные стороны могут передавать необходимые данные друг другу и кто несет ответственность за выполнение какой задачи.
Преимущества плана коммуникаций проекта
Шесть главных преимуществ, которые получает компания, создав план коммуникаций:
- повышает наглядность каждого шага проекта;
- создает возможности для обмена отзывами о ходе его реализации;
- гарантирует, что каждый участник проекта знает, к кому и когда он может обратиться с возникшим вопросом;
- снижает риски потери данных или «слива» информации;
- минимизирует риски конфликтов в команде из-за недопонимания;
- повышает уровень доверия к проектной команде.
Как создать план коммуникаций проекта?
Шаг 1. Определите коммуникационные потребности проекта
Чтобы составить идеально подходящий для вас план коммуникаций, для начала опишите свой проект: рамки, требования клиентов, цели и т.д.
Шаг 2. Ставьте четкие коммуникационные цели
Мы много говорили о проблеме недостаточных коммуникаций, но перегиб в другую сторону также плох. Рассылка множества электронных писем или проведение совещаний команды без необходимости также не помогут, а скорее навредят. Люди не любят спам, а при переизбытке вскоре все встречи и письма они будут причислять именно к нему. В таких условиях сотрудники перестанут воспринимать даже нужную информацию и обмен данными нарушится. По этой причине главная цель плана коммуникаций – вся важная информация доносится заинтересованным сторонам в нужное время. Теперь адаптируйте её под свой проект.
Шаг 3. Выберите способы коммуникации
Среди самых распространенных – ИТ-система для совместной работы, официальные презентации, отчеты о состоянии и видеоконференции.
Шаг 4. Установите частоту и график общения
Определите, сколько раз должен обязательно произойти обмен информацией, если реализация проекта идёт по плану. Например, обязательные планерки по понедельникам и видеовстречи после завершения каждого этапа проекта.
График общения также необходим. Заказчики и сотрудники должны знать, в какое время можно выяснять те или иные вопросы. Иначе может появиться проблема, которую описывал Игорь Пескишев, старший менеджер проектного офиса «Северсталь – ЦЕС»:
«Мы столкнулись с грубым стилем общения и круглосуточными звонками от проектной команды заказчика и привлекаемых им функциональных экспертов, в том числе в выходные и в другое заведомо нерабочее время».
Шаг 5. Пропишите заинтересованные стороны
Участники проектной команды должны знать, кому именно можно позвонить, чтобы уточнить требования, а заказчик должен понимать, к кому именно он может обратиться с тем или иным вопросом.
Шаг 6. Пропишите уровни конфиденциальности информации
Если в вашем проекте есть или появится в процессе реализации конфиденциальная информация, пропишите, кто ею владеет и с кем он может ею делиться. Этот пункт поможет не только предотвратить юридические проблемы и минимизировать репутационные риски из-за «сливов», но и повысит авторитет вашей команды.
Шаг 7. Обновите план коммуникаций при необходимости
Обновите документ, если в проекте произошли существенные изменения. Например, расширились рамки, появился ещё один сотрудник, который имеет право владеть конфиденциальной информацией, и т.д.
Удачи в создании идеального коммуникационного плана, который сделает ваш проект успешным!
Узнать о том, как планируют свои проекты самые успешные ОЦО России, вы сможете на Первой конференции «Управление проектами в общих центрах обслуживания», которая пройдёт 24 апреля онлайн. Там своим опытом поделятся представители «Алкогольной Сибирской Группы», «Сегежа Групп – ОЦО», Страхового дома ВСК, ОЦО ГК «Агропромкомплектация», «Ростелекома» и других общих центров обслуживания России.
