Подходы к разработке проектной презентации. Опыт «Ростелекома»

Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал, как подготовить презентацию, которая максимально приблизит реализацию представляемого проекта.

Существует всего 2 подхода к разработке проектной презентации: хаотичный и ценностный.

Самый популярный подход

Самым популярным остаётся хаотичный из-за своей простоты. Но популярность не делает его самым лучшим. Думаю, каждый может вспомнить много ляпов, которые он видел на презентациях спикеров, воспользовавшихся хаотичным подходом в своей подготовке.

1. Много текста

Если бы мы составляли антирейтинг, его бы возглавил этот пункт. Многим спикерам кажется, что для презентации нужно сделать «слайдумент», то есть документ в формате Word просто перенести на слайды. Откуда берется эта идея, непонятно, ведь, как правило, подобное нагромождение текста никто не читает.

2. Перегруженность

Приверженцы этого подхода не просто берут много текста. Они объединяют несколько тем на одном слайде, чтобы уместить всё в лаконичную презентацию. Лаконичность здесь воспринимается, как очень короткая презентация, чем короче, тем лучше.

Помните этот слайд?

Типичная иллюстрация этой ошибки. Посмотрите, на нём описаны несколько разных вопросов, которые нужно было бы разделить, как минимум, на 5 слайдов.

3. Нет единой концепции/стиля

Некоторые выступающие думают, что главное передать смысл проекта, оформление этой передачи вторично. К сожалению, нет. Качественный визуал может перекрыть отсутствие смысла, а отсутствие хорошего визуала – спрятать ото всех гениальную идею.

Нужно понимать, что бизнес-презентация не должна быть похожа на шоу, но элементарные правила, единый шрифт, например, соблюдать стоит.

4. Однообразные слайды

Некоторые принимают это за единый стиль, некоторые просто не заморачиваются. Итог один – аудитория засыпает из-за однообразия, соответственно, не может оценить представляемый проект по достоинству.

5. Отсутствие фокусов

Говоря простыми словами, зритель не знает, на что нужно смотреть. Например, спикер вставил в презентацию блок-схему и доволен своей сообразительностью: «Не массив текста, а иллюстрация». Но если он не пояснит, на что именно обращать внимание на этой блок-схеме, аудитория может вообще не понять, зачем здесь этот рисунок.

6. Ошибка с целевой аудиторией

Такое тоже бывает. Даже самая интересная и правильно составленная презентация не вовлечет людей, если не будет соответствовать их интересам.

7. Слишком много или слишком мало слайдов

Необходимо подбирать количество слайдов исходя из тайминга, чтобы не пришлось полчаса выступать перед одним слайдом или перелистывать их каждую секунду.

8. Грамматические ошибки

Кажется, мелочь, но зачастую аудитория очень негативно к ним относится. Такой ляп может быстро подорвать доверие к спикеру. Многие думают:

«Если он не может правильно написать слова в собственной презентации, значит, и эксперт из него не очень хороший».

9. Неработающие ссылки/QR

Думаю, этот пункт не требует объяснений. Элементарное правило, соблюдение которого многие упускают. Советую обязательно проверить работу этих элементов на своей презентации.

Ценностный подход к разработке презентаций

Этот подход ещё называется клиентоцентричным. Он состоит из 3 частей – качественные структура, дизайн и подача. Каждая из трёх составляющих обязательна, без неё две оставшиеся не будут так эффективны.

Дизайн

Как я говорил выше, визуал очень важен. Конечно, подготовку презентаций для саммита можно отдать на аутсорс, но лучше научить сотрудников готовить их самостоятельно. В бизнесе нам постоянно нужно что-то представлять: свои идеи, проекты, отчеты. С качественным дизайном сделать это будет куда проще.

Подача

Обычно это главный вызов. Далеко не каждый специалист, который прекрасно справляется со своей работой, может так же прекрасно о ней рассказать. Зачастую люди с крутейшей отраслевой экспертизой не обладают ораторским мастерством, поэтому необходимо помочь им пройти «путь героя». На этом пути его ждут

• репетиции;
• запись репетиций, чтобы докладчик смог посмотреть на себя со стороны;
• обязательное пояснение, что он делает правильно, какие аспекты лучше подсветить, а какие убрать из выступления.

Мой многолетний опыт показывает, что даже самые суровые производственники способны стать хорошими спикерами после тщательной подготовки.

Структура

Я советую собирать структуру проектных презентаций из потенциальных вопросов слушателей и правильного финала. Вопросов обычно одиннадцать:

1. Кто вы такой и зачем на этой сцене?

Начинать своё выступление нужно с самопрезентации, чтобы целевая аудитория понимала, кого она видит.

2. Что здесь есть для меня?

Важно начинать свой рассказ о проекте именно с этого, а не его расхваливания. Расскажите, какую «боль» людей он сможет убрать, и эти люди с интересом будут слушать вас дальше.

Причём можно рассказывать и о проблеме, которую люди осознали, и о той, с которой они могут столкнуться, если не начнут действовать.

3. Как устроен проект?

Только теперь можно переходить к сути. Здесь и нужно рассказать обо всех нюансах предлагаемого решения.

4. Какую пользу можно получить от запуска проекта?

Расскажите обо всех выгодах, которые получит сотрудник/отдел/компания, запустив этот проект.

5. Насколько реалистичен ваш проект?

Здесь нужно представить финансовую модель: структуру затрат и эффект от реализации. Именно здесь нужно называть все конкретные цифры.

6. Каков статус проекта?

Вы можете презентовать MVP (минимально жизнеспособный продукт), пилотный образец или уже реализованный на многих территориях проект. Конечно, продвигать последний будет куда проще, чем первый. Если есть «живые» примеры реализации, обязательно представьте их здесь.

7. Почему ваше решение лучше альтернатив?

Будьте готовы услышать:

«Слушайте, ребят, вы уже пятые, кто рассказывает нам об этом, чем вы лучше первых четырёх проектных команд?»

Важно заранее подготовить свой ответ на этот вопрос. Конечно, для этого вам необходимо предварительно изучить предлагаемые на рынке альтернативы.

8. С какими рисками и сложностями можно столкнуться при реализации вашего проекта?

Иногда у слушателей могут возникнуть сомнения, что проект пойдёт как по маслу. Важно не убеждать, что они неправы, а быть честным и подсветить риски и сложности, с которыми столкнулась команда. Конечно, важно показать и то, как вы эти трудности преодолевали.

9. Почему ваш проект требует безотлагательного внедрения?

У аудитории вполне может возникнуть мысль:

«Идея хорошая. Но сейчас в 2023 она нам не нужна. Давайте рассмотрим ваш проект в конце 2025 года».

Заранее найдите аргументы, которые докажут, что требуется немедленная реализация проекта.

10. Что нужно сделать, чтобы запустить проект?

Тут распишите конкретные шаги и покажите дорожную карту.

11. Кто создавал проект?

Конечно, спикер может быть очень харизматичным и сделать потрясающую презентацию, но он один, а проект обычно делается командой. Перед завершением выступления важно показать её всю. Например, если слушатель увидит среди разработчиков человека, которому он доверяет, то с большей охотой вовлечется в проект.

И, наконец, финал. Не заканчивайте выступления типичными «Спасибо за внимание». Цель проектной презентации – вовлечь людей в ваш проект, поэтому закончите её призывом к действию. Такой финал с большей вероятностью привлечет к вам людей.

Помните, от этих 12 частей зависит дальнейшая судьба предлагаемого проекта, подойдите к их подготовке как можно тщательнее.

Выводы

В качестве вывода дам вам 4 совета по созданию масштабного мероприятия:

Во-первых, определите канал коммуникации, исходя из целей и возможностей.

Во-вторых, не забудьте заложить с запасом время на подготовку. Мы не стали закладывать большой запас, и наши пятки сильно «горели».

В-третьих, пробуйте организовать проектное мероприятие самостоятельно. У этого решения есть масса преимуществ, о которых я говорил ранее.

В-четвертых, собирайте структуры презентаций из потенциальных вопросов слушателей.