Виктория Литорина, ЦКР: «Теперь командировка оформляется в четыре клика: три клика на этапе оформления и один на этапе отчетности»

Мы стартовали с проектом автоматизации в середине 2019 года. Первоначально мы реализовывали его для нашего флагманского клиента – крупной металлургической компании. Причины были просты и знакомы крупному бизнесу:

• Сложная и многоступенчатая структура компании и каждой бизнес-единицы
• Децентрализация процесса командирования
• Бумажный документооборот
• Отсутствие единой контрактной модели для всех юрлиц, входящих в группу
• Разный уровень автоматизации по компании
• Слабая дисциплина по оформлению, сдаче и обработке авансовых отчетов
• Отсутствие аналитики по расходам на командировки

Прежде всего, все причины, ставшие предпосылками для автоматизации, были для нас одновременно сложностями. Так как работы было много, сроки на реализацию были ограничены, а финансирование было скромное. Мы подготовили и согласовали план действий. И, засучив рукава, пошли работать сразу по всем пунктам плана. В первую очередь смотрели на быстрые эффекты, которых можно было достичь за счет заключения единого контракта с агентством, авиакомпаниями и отельными сетями. Только на старте, при внедрении единого подхода к контрактам, мы получили более 20% экономии бюджета на деловые поездки.

Далее, конечно, автоматизация. Здесь важно было выровнять процесс на всех этапах: от заявки до оплаты. Что-то можно было сделать быстро – автоматизировать форму заявки с формированием всех сопутствующих документов, а что-то потребовало более длительной проработки и реализации. Например, переход на КЭДО.

Сильно выручила нас роботизация. Мы поставили роботов на самые простые, но объемные операции: выплаты суточных сотрудникам по утвержденным заявкам. Потом перешли к роботизации проведения авансовых отчетов. Это высвободило много ресурсов на нашей стороне и позволило разобрать все поступившие документы от сотрудников и агентств и со всеми рассчитаться. Построив этот каркас, мы могли дальше планомерно двигаться в развитие этого сервиса.

Скажу без ложной скромности, у нас отличные результаты. Мы построили полностью цифровой процесс от заявки на командировку до оплаты сотрудникам и обслуживающим нас агентствам. Он интегрирует несколько разных систем: мастер-систему хранения данных сотрудников, портал, онлайн-систему бронирования услуг, системы агентства, наши ERP-системы и электронный архив. Такая глубокая интеграция позволяет нам автоматически формировать все документы: приказы, авансовые отчеты, заявления на удержание; передавать информацию об отсутствии в табель учета рабочего времени сразу после утверждения заявки на командировку. Таким же образом формировать заявку на выплату суточных, автоматом рассчитывать и начислять НДФЛ на сверхнормативные суточные. Система бронирования, с которой интегрирован наш портал, может подключать до 50 агентств делового туризма в России. На сегодняшний день мы работаем с двумя агентствами.

Помимо сквозного процесса, у нас выстроен сквозной SLA как с заказчиками, так и с внутренними подразделениями и агентствами. Это позволяет и нам, и заказчику отслеживать не только заявки, но и уровень качества по предоставляемым услугам и управлять контрактом через единые прозрачные метрики. Эти же показатели являются основой для расчета КПЭ сотрудников, занятых на разных участках: методологии, консультировании, учетных операциях.

На ежеквартальных комитетах по качеству с заказчиками мы рассматриваем достигнутые показатели, трудности, с которыми столкнулись, принимаем решения о необходимых шагах. Здесь важно отметить, что наша система позволяет выявить сложности не только в процессе на нашей стороне, но и перемены, которые необходимы на стороне заказчика, чтобы процесс работал бесперебойно.

Время на оформление командировки сократилось с двух часов до пяти минут. Теперь командировка оформляется в четыре клика: три клика на этапе оформления и один на этапе отчетности.

Нельзя не отметить уровень NPS наших заказчиков. По итогам опроса 2022 года он составил 9,5 из 10 возможных.

Мы создали универсальное, легко масштабируемое решение, к которому можем быстро подключать другие компании. И помимо эффектов от цифровизации процесса, наши клиенты получают серьезную коммерческую выгоду за счет эффекта масштаба.