Ольга Кириллова, ЦЕС АЛГ: «ЭДО сам по себе – лучшая мотивация перехода на него»

Прежде всего, экспертный взгляд и признание профессионального сообщества помогают нам оценить достижения через новую призму – еще один угол обзора результатов. Резюмировать их через единые критерии, сравнить свой путь с лидерами рынка и найти полезные инсайты.

Благодаря участию в конкурсе мы видим более полную картину индустрии ОЦО и свое место в ней. Это особенно ценно на этапе становления.

Наша миссия – предоставлять быстрый, прозрачный, управляемый сервис и дать возможность заказчику сконцентрироваться только на том, что приносит прибыль – основном виде деятельности. Если в первый год мы делали упор на централизацию и трансформацию, то уже в 2023 году стратегической целью стало повышение эффективности процессов.

Нам удалось ускорить работу без потери удовлетворенности сервисом при снижении себестоимости транзакционных операций и росте вовлеченности команды:

1. Повышение эффективности процессов: стали на 10% быстрее.
2. Снижение себестоимости транзакционной операции: стали на 9% выгоднее для заказчика.
3. Рост индекса CSI до 4,9 при плане 4,8.
4. Рост индекса eNPS на 42,3%.

Фактор успеха – проекты внутренних и кросс-функциональных с бизнесом команд. 66 проектов, 42 из них реализованы и уже дают эффект.

Лучшая мотивация перехода – сам продукт. Его польза, широта возможностей и комфортный интерфейс. Нельзя недооценивать важность подготовительной работы: организация управления проектом и планирование, вовлеченность и поддержка стейкхолдеров, разработка информационных, цифровых и печатных материалов.

Будущий пользователь ЭДО не шагал в неизвестность, а знал, какие выгоды он получит от перехода, за счет коммуникационной поддержки: рассылки, публикации на корпоративных порталах и в социальных медиа, плакаты, буклеты, памятки, презентации. Каждый этап подготовки тестировался на команде, позволяя оценить эффективность инструментов на практике.

Следуя принципу PDCA (Plan-Do-Check-Act – итеративный метод принятия решения, используемый в управлении качеством – прим. ред.), мы продолжаем совершенствовать наши подходы по внедрению электронного документооборота и научились подбирать нужный ключик к успеху, независимо от специфики бизнеса на обслуживании.

Определяем качество системы ее результативностью, гибкостью к развитию и адаптивностью к особенностям бизнеса заказчика.

Ключевые цели внедрения системы ЭДО и результаты:

Гарантировать доставку документов. Система обмена электронными документами исключает потери, невозвраты, ошибки с человеческим фактором и позволяет сократить сроки доставки документов. Риск потери документов снижен на 87%.

Сократить сроки работы с документами. Документы в сервисе ЭДО доходят до получателей за считанные секунды, снижая трудозатраты на обработку документов. На внесение в систему одного документа в бумаге уходит 22 минут, при этом на документ в ЭДО – 15. Экономия – 31,8%. На полную обработку документов в среднем в январе 2022 года уходило 7,9 дня (от внесения до финальной проводки), в августе 2023 – 6,4 дня, сокращение в целом на 18,1%.

Оптимизировать затраты на обмен и хранение документов. В среднем стоимость отправки пакета документов составляет от 150 до 1100 руб., с переходом на ЭДО экономия составила свыше 1,5 млн руб. в месяц. При этом документы хранятся в системе ЭДО ровно столько, сколько требует закон, сохраняя легитимность. Тем самым мы также сократили затраты на архивирование.

Обеспечить юридическую значимость. ЭДО гарантирует соответствие форматов и процессов требованиям законодательства РФ.

КЭДО. На текущий момент КЭДО внедрен в 10 компаниях Askona Life Group и среди более 3500 сотрудников. NPS по КЭДО достиг 89%. 3 недели потребовалось на возврат инвестиций. 22,5 млн руб. сэкономлено на бумажном КДО в год. Все виды кадровых документов перевели в КЭДО. На 87% снижен риск потери документов. Более 1000 деревьев спасено.

Во-первых, КЭДО – покрытие всех сотрудников и компаний Askona Life Group, а также внедрение новых процессов. Например, согласование графика отпусков.

Во-вторых, ЭДО – внешний: поддержка процессов согласно актуальным изменениям в законодательстве. Например, внедрение электронно-транспортной накладной, многостороннее подписание документов (договор). Внутренний: сокращение сроков согласования документов компаний за счет оптимизации процессов.

Главная сложность и одновременно достижение – преодолеть специфический корпоративный ландшафт при внедрении. Холдинг Askona Life Group присутствует в десятке индустрий и ведет разноформатный бизнес, имея различные организационные структуры и внутренние бизнес-процессы. Мы создаем систему, способную собрать документооборот в единый и управляемый механизм с учетом особенностей каждой компании.