Мария Петрова, «Северсталь – Центр Единого Сервиса»: «Мы выбрали антирисковую стратегию, гарантирующую плавное внедрение МЧД»

Аутсорсинг подразумевает комплексное обслуживание. При передаче процессов провайдеру заказчики ожидают высвобождения собственных ресурсов за счёт снижения объёмов операционных задач и административного обеспечения бизнеса.

Как аутсорсинговая компания «Северсталь – ЦЕС» стремится к максимальной вовлечённости в изучение инноваций и к их успешной реализации на практике в интересах клиента. Так что процесс выпуска доверенностей на наших сотрудников мы относим к своим внутренним задачам как работодателя, одновременно обслуживающего сторонние бизнес-процессы.

В этом и состоит главная особенность работы с машиночитаемыми доверенностями для аутсорсера: выступать источником доступа к лучшим практикам и гарантом быстрого реагирования на изменения для наших клиентов.

При работе с бумажными доверенностями, включая нотариально заверенные, мы выстроили двухэтапный процесс:

На первом этапе – выпуск доверенности от генерального директора/индивидуального предпринимателя на «Северсталь – ЦЕС» в лице нашего генерального директора. Полномочия при этом ограничиваются в соответствии с регламентом взаимодействия, зафиксированным в SLA, и сроком действия Договора обслуживания. На втором этапе – выпуск доверенностей внутри нашего юрлица на тех сотрудников, которым предстоит работать на проекте. Полномочия при этом фиксируются, исходя из перечня необходимых для выполнения ими должностных обязанностей.

Второй важной особенностью при внедрении МЧД стало то, что вышеописанный процесс оказался неприменим в связи с ограниченными возможностями передоверия. Это привело нас к поиску альтернативных решений.

Основной риск в данном случае – невозможность оперативно подписать и выпустить документы, ведь это может привести к остановке отгрузки, несвоевременному получению денежных средств клиентом и другим малоприятным последствиям. Для аутсорсера это стало бы не только неисполнением действующего договора обслуживания и метрик качества, зафиксированных в SLA, но и потерей репутации.

Для нивелирования связанных с подписанием рисков можно вернуться к отправке бумажных версий документов, но это также принесёт неудобства и клиенту, и его контрагентам, повысит трудозатраты на оформление бумаг и увеличит риск ошибок, например, спровоцировав отправку не тому контрагенту.

В связи с этим мы выбрали антирисковую стратегию, гарантирующую плавное внедрение МЧД:

Во-первых, продление действующих КЭП юридического лица (КЭП ЮЛ) для всех сотрудников до 31.08.2024 г., чтобы обеспечить бесперебойность процесса в рамках периода перехода;

Во-вторых, старт выпуска КЭП физических лиц (КЭП ФЛ) и МЧД к ним на тестовой группе сотрудников с 01.09.2023 г., который позволит нам иметь запас времени на налаживание процессов в соответствии с новыми требованиями.

Для реализации нашей стратегии были проработаны следующие аспекты:

• С заказчиком согласован выпуск МЧД на сотрудников «Северсталь – ЦЕС» напрямую от лица генерального директора/индивидуального предпринимателя, чтобы иметь возможность выпускать МЧД без передоверия;
• Проведена оценка рисков*, которая подтвердила, что для исполнения сторонами встречных обязательств по договору аутсорсинга используемая схема не противоречит нормам действующего законодательства, применима для подписания первичных бухгалтерских/учётных документов заказчика сотрудником (представителем) исполнителя на основании МЧД, подписанной КЭП физлица и выданной заказчиком сотруднику исполнителя по договору.

* Риски ненадлежащего исполнения физлицом полномочий по МЧД аналогичны рискам ненадлежащего исполнения полномочий по подписанной собственноручно доверенности на бумажном носителе.

МЧД приравнивается к доверенности на бумажном носителе, порядок её выдачи, удостоверения, сроков действия, прекращения и т.д. регулируется общими положениями о доверенности согласно гл. 10 ГК РФ и Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 6З-ФЗ «Об электронной подписи».

В соответствии с условиями договора и законодательством ответственность перед заказчиком за ненадлежащее оказание услуг по договору аутсорсинга несёт не сотрудник исполнителя как физлицо, а непосредственно исполнитель, т.е. «Северсталь – ЦЕС», являющийся стороной по договору. Работник исполнителя при исполнении трудовых обязанностей несёт ответственность перед нами – своим работодателем – за возможное причинение ущерба в соответствии с условиями трудового договора и нормами ТК РФ.

• При прямом доверии полномочий заказчика сотруднику аутсорсинговой компании остаётся актуальным риск увеличения сроков выпуска доверенностей в связи с необходимостью вовлечения представителей различных функций клиента и ростом числа необходимых коммуникаций. Его мы покрыли фиксированием чётко выстроенной схемы взаимодействия с учётом бизнес-требований.

Переход на схему передоверия, как мы видим, станет следующим шагом реализации нашей антирисковой стратегии.

Самое главное – использовать срок переходного периода по назначению и не дожидаться 1 сентября 2024 для перехода! Настройка систем, выпуск КЭП ФЛ, регистрация МЧД и обучение сотрудников потребуют времени, так что его грамотное использование нужно запланировать заранее.

По моему мнению, в данном случае у аутсорсинговых компаний есть важное преимущество – возможность применения best practice для клиентов в периметре обслуживания.  Единожды досконально проработанная схема успешной практической реализации может быть распространена с существенным снижением затрат времени и ресурсов на все обслуживаемые юридические лица, а экономия – это всегда отличный повод порадовать своего клиента!