Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Екатерина Удальцова, ЦЕС Аскона Лайф Групп: «Обращайте внимание на устойчивость оператора ЭДО и то, какие услуги включены в стоимость»

27 октября, 2023

Екатерина Удальцова, директор по информационным технологиям ЦЕС Аскона Лайф Групп и спикер Тридцать седьмой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», рассказала Центру компетенций ОЦО, как подобрать систему ЭДО, которая позволит минимизировать затраты, будет устойчива к изменениям и обеспечит максимальную безопасность.

ПОДЕЛИТЬСЯ:

Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.
Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.
Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.

Свой путь мы начали в 2017 году в одном из дивизионов группы компаний Аскона. На тот момент было не так много надежных и крупных провайдеров услуг. Первоначально мы проанализировали их по нескольким параметрам:

  • Стоимость владения. Сюда входят как стоимость отправки пакетов документов, так и внедрение, а также поддержка работы с ЭДО наших информационных услуг.
  • Надежность и безопасность провайдера. То есть полное соответствие законодательству: по формам документов, по хранению, по проверке легитимности подписи и т.п.
  • Удобство и простота работы в веб-интерфейсе, так как от него никуда не уйти.
  • Лояльность провайдера и наличие другого функционала, который мы сможем использовать при дальнейшем сотрудничестве без дополнительных затрат на изменения нашего программного обеспечения.
  • Техническая поддержка и доступность сервиса провайдера 24/7.
  • Готовность наших систем к работе в ЭДО.

Мы приняли для себя решение работать только с одним оператором во всех организациях нашей группы компаний.

Мы начали с анализа провайдеров на рынке: их возможностей, опыта, надежности, удобства. Далее мы проанализировали готовность наших программных продуктов. Для нас было очень важно, чтобы сотрудникам было удобно взаимодействовать с системой с минимальными изменениями в работе и всё было понятно.

Затем провели анализ бизнес-процессов работы с первичными документами как с внутренними организациями группы компаний, так и с внешними. Необходимо было понять, насколько изменятся эти процессы.

Также провели встречи с ИТ-департаментами, обсудили, какие изменения в информационных системах необходимо сделать, их стоимость и сроки, возможность работы с ЭЦП из информационных систем.

Выделю 6 основных критериев, на которые нужно обратить внимание:

  1. Устойчивость оператора ЭДО. На первоначальном этапе мы столкнулись с проблемой: провайдер ушел с рынка, и нам пришлось фактически начинать все с самого начала.
  2. Какие услуги провайдер включает в стоимость. Важно, чтобы не было скрытых и важных для вас функций за дополнительную плату, которые вы ожидали получить в первичном пакете услуг. «На берегу» договориться с провайдером о необходимых вам услугах, входящих в стоимость, чтобы исключить возможность провайдера перенести включенный сервис в платную основу.
  3. Объем и стоимость доработок в ваших информационных системах и у провайдера при переходе на ЭДО. Хотя спрогнозировать это с учетом изменения законодательства не так просто. Нужно договариваться с провайдером и находить компромисс.
  4. Оперативная поддержка законодательства провайдером с учетом необходимых изменений в информационных системах. Провайдер должен быть готов к изменениям гораздо раньше, чтобы информационные системы успели перенастроить процессы.
  5. С какими операторами работает большинство ваших контрагентов. Удобнее работать с одним и тем же оператором.
  6. Гарантии доступности сервиса 24/7, если у вас непрерывное производство.

Дополнительно, на что стоит обратить внимание:

  • Возможность организовать работу с внутренними документами, если нет дополнительной системы электронного документооборота.
  • Возможность подключить дополнительные сервисы, получая по ним дополнительные скидки. Например, это могут быть: сдача отчетности, проверки контрагентов, работа с взаиморасчетами и т.п.
  • Возможность взаимодействовать напрямую с разработчиками провайдера.

Мария Кириченко

справка о компании

Полное название
«Центр Единого Сервиса Аскона Лайф Групп»
Дата создания
4 февраля 2022 года
Город присутствия
Доброград
Функции
  • Бухгалтерский и налоговый учёт
  • Правовая поддержка
  • Кадровое делопроизводство
  • Административное сопровождение
  • Казначейство
  • Нормативно-справочная информация (НСИ)

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности