Юлия Лукьянова, заместитель начальника Управления по взаимодействию с федеральными органами государственной власти X5 Group, поделилась с Центром компетенций ОЦО опытом внедрения и применения МЧД в своей компании
X5 Group – ведущая российская продуктовая розничная компания, которая управляет магазинами нескольких торговых сетей: магазинами «у дома» «Пятёрочка», супермаркетами «Перекрёсток» и «жёсткими» дискаунтерами «Чижик». Компания занимает лидирующие позиции в e-commerce, развивая цифровые бизнесы Vprok.ru, 5Post, экспресс-доставку и «Много лосося».
Работа с ЭДО в X5 Group началась с 2015 года: это решение обеспечило предоставление коллективного доступа к файлам, ускорило взаимодействие с контрагентами и помогло сократить использование бумаги.
С выходом закона N 63-ФЗ появились новые требования к подписанию электронных документов с использованием квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (далее – КСКПЭП) физического лица и МЧД, которая подписывается УКЭП генерального директора. Новые правила должны были вступить в силу 1 сентября 2023 года, однако с учетом обстоятельств правительство отложило переход до 2024 года. Промежуточный этап затянулся еще на год.
Несмотря на большой опыт X5 Group в использовании электронного документооборота (далее – ЭДО), внедрение МЧД проходит непросто.
Выпуск доверенности. Как это было?
В Х5 Group выпуск доверенностей реализован в Системе Электронного Документооборота (далее – СЭД) с кастомизацией под особенности компании. СЭД построена на платформе OpenText.
В отношении выпуска доверенностей в СЭД доступны следующие варианты их подписания:
- подписание ГД (прямая доверенность);
- подписание в рамках передоверия;
- возможность загрузки в СЭД нотариально заверенных доверенностей.
А также в Х5 Group использовались следующие способы предоставления доверенностей для подтверждения полномочий подписантов:
- скан-копия в пакете с подписанными электронными документами;
- скан-копия по запросам контрагентов/ФОИВ;
- информация о доверенностях в самих электронных документах (при наличии соответствующих – обязательные поля).
Изменения в правовом регулировании
За последние несколько лет российское законодательство по регулированию ЭДО не раз трансформировалось. К числу наиболее значимых изменений относится Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 04.08.2023 N 457-ФЗ. Он содержит следующие положения:
- с 31.08.2023 прекращается выпуск усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – УКЭП) юридических лиц (далее – ЮЛ). Подписи, выданные до 31.08.2023, продолжают действовать до срока истечения, но не позднее 31.08.2024;
- с 01.09.2023 выдается только УКЭП физического лица (далее – ФЛ);
- для подписания электронных документов при помощи УКЭП сотрудником от имени компании необходимо получить МЧД.
- чтобы МЧД была доступна для проверки, она должна быть размещена в определённом хранилище.
Выпуск МЧД
Для выпуска МЧД в Х5 Group в СЭД были дополнительно реализованы:
- выпуск электронной доверенности формата ФНС (5.01) и ее отзыв;
- выпуск МЧД в форматах 002 и 3.0 и ее отзыв;
- подписание МЧД у генерального директора (в отсутствие схем передоверия пока для нас это единственно возможный вариант подписания);
- возможность создания различных видов МЧД (в зависимости от тех полномочий, что в них указаны, либо ФОИВов, в которых они должны применяться);
- возможность гибкой настройки параметров для выпускаемых МЧД: типы накладываемых подписей, необходимость автоматической отправки МЧД в Распределенный реестр ФНС;
- возможности работы с текстовыми полномочиями (классификатор полномочий пока не используем, так как у нас отсутствует понимание механизма его применения при подписании и проверках);
- реализованы различные способы передачи доверенным лицам выпущенных МЧД.
Всего за период с сентября 2023 года по март 2024 года в Х5 GROUP было выпущено:
- для взаимодействия с ФНС – порядка 1400 экземпляров электронных доверенностей;
- для взаимодействия с B2B – порядка 6600 экземпляров МЧД.
В Х5 Group все выпускаемые МЧД сохраняются в отдельной внутренней системе, в функции которой входит:
- обеспечение защищенного хранения МЧД (в МЧД содержатся персональные данные);
- предоставление Системам-инициаторам подписаний информации об актуальных МЧД, имеющихся у подписанта;
- автоматическое отслеживание сроков действия МЧД (в том числе регистрация факта отзыва МЧД) и оповещение их владельцев о необходимости их перевыпуска.
Выпуск нотариальной МЧД
В октябре 2023 года Х5 Group совместно с нотариусом провели выпуск нотариально заверенной МЧД (она была выпущена, получена нами, при проверке в едином распределенном реестре ФНС она отображается как действующая).
В настоящий момент Х5 Group прорабатывает процесс загрузки таких МЧД во внутренние системы Х5, но в настоящий момент на нашей стороне данный процесс не реализован.
Переход на использование МЧД
Х5 Group дорабатывает и тестирует текущие процессы подписания/ передачи/приемки электронных документов в части ухода от использования КСКПЭП ЮЛ и перехода на использование КСКПЭП ФЛ и МЧД:
- основным способом передачи МЧД в Х5 Group принята передача файлов МЧД и ЭП МЧД в пакете с подписанным документом, но при этом для отдельных процессов мы не отказываемся от использования варианта передачи метаинформации об МЧД;
- при приеме входящих документов Х5 Group поддерживает все способы передачи МЧД, описанные в законодательстве.
Одновременно с этим Х5 Group обсуждает с провайдерами состав проверок, которые будут выполняться на их стороне в процессе передачи электронных документов, сопровождающихся МЧД. В настоящий момент мы договорились о проведении следующих проверок в отношении МЧД:
- отозванность МЧД;
- формат МЧД;
- сопоставление сроков действия МЧД с датой подписания документа;
- соответствие данных в МЧД данным в сертификате ЭП, которой подписан документ;
- проверка файлов МЧД и ЭП МЧД на полное соответствие файлам, которые размещены в Распределенном реестре ФНС или иной ИС хранения МЧД;
- валидность ЭП МЧД.
Взаимодействие с ФОИВами/госорганами
В рамках обсуждения с ФОИВами/госорганами подходов к выпуску и применению МЧД X5 Group собрала следующую информацию
ФОИВ/Госорган | Формат МЧД | Степень готовности\Особенности применения |
РАР (ЕГАИС) | Формат 003 (EMCHD_1) | Выпуск на платформе ФНС и загрузка в Блокчейн ФНС |
Честный Знак (ЦРПТ) | Формат 003 (EMCHD_1) | Выпуск на платформе ФНС и Блокчейн ФНС\ в ЛК ГИС МТ |
Федресурс | Формат 003 (EMCHD_1) | Выпуск на платформе ФНС и загрузка в Блокчейн ФНС |
СФР | Свой формат | Выпуск в АРМ «Доверенность»\ «Контур.Экстерн». Отсутствуют полномочия для сдачи отчетности (используется УПУП) |
ФНС | Формат электронной доверенности 5.01\5.02 | Выпуск в СЭД формата 5.01.\Выпуск в «Контур.Экстерн» формата 5.02 |
ФТС | Формат 003 (EMCHD_1) | Выпуск в ЛК ФТС\ Загрузка файлов в ЛК. Ожидается расширение классификатора полномочий |
Росстат | Формат 003 (EMCHD_1) | Ожидается внедрение Единого формата |
Центробанк | Формат 003 (EMCHD_1) | Выпуск в ЛК ЮЛ ЦБ\ Сторонняя платформа |
Госуслуги (Минцифры) | Свой формат | Выпускается на портале Госуслуги, который использует собственную платформу полномочий |
Минтруд | Формат 003 (EMCHD_1) | Доверенность выпускается в ЛК |
Росакредитация | Формат 002 | Использование тестовых полномочий. Доверенность требуется загрузить и подписать в ЛК. |
Единого подхода мы пока НЕ наблюдаем, так как даже на март 2024 года не все ФОИВы подтвердили свои форматы.
Резюме
X5 Group активно вовлечена в переход на МЧД и накопила за это время существенную экспертизу.
Актуальной проблемой остается отсутствие собственной подписи у директора филиала. Поясню: согласно Гражданскому кодексу, бумажную доверенность может подписывать как генеральный директор, так и директор филиала, но МЧД может заверить только генеральный директор.