Главная
Главная задача эффективного тайм-менеджмента – достижение максимальной производительности при минимальных затратах усилий и ресурсов. Как же этого добиться?
1. Всегда разрабатывайте план проекта с дедлайнами
Если руководитель не знает точно, когда что нужно сделать, проект обречен на провал. Даже если кажется, что вам попался легкий кейс, вам кажется. Прописанные дедлайны помогут качественно составить ежедневное расписание, чтобы избежать ситуации:
– Сделайте эту задачу.
– Когда она должна быть готова?
– Вчера.
2. Делегируйте задачи
Микроменеджмент – это зло. Правильное делегирование задач руководителем – один из факторов успеха проекта. Каждый член команды должен знать, что ему нужно сделать и когда, чтобы без особых усилий уложиться в сроки.
3. Соблюдайте ежедневные дедлайны
Можно найти миллион причин для потери концентрации на рабочем месте: надоедливый коллега, ЧП дома, уведомления на телефоне и т.д. Но учитесь не отвлекаться надолго на мешающие работе факторы. Иначе вы не успеете завершить задачи вовремя, и они начнут расти как снежный ком.
4. Автоматизируйте столько, сколько сможете
Не нужно бояться новых технологий. Роботы не заберут вашу работу, зато облегчат рутину и освободят время. Зачем тратить его на то, что быстрее и качественнее сделает ИТ-система. Современные технологии уже доказали свою эффективность, поэтому поручите им неинтересные задачи, а людям дайте более креативные.
К тому же цифровизация позволяет сделать планирование более эффективным. Например, на дашборде все члены команды могут в режиме реального времени видеть, какие задачи уже выполнены, а какие нет, хотя их дедлайн уже близко.
5. Тратьте свое время правильно
Отследите, сколько вы тратите на ненужные действия: скроллинг чатов, чтение новостей, не относящихся к работе, «быстрые» ответы друзьям в мессенджере и т.д. Если на эти действия уходит слишком много времени, поставьте себе ограничения. Например, делайте всё это на обеде, или поднимите трубку, если вам звонит жена/муж, но не начинайте после окончания звонка скроллить ваш совместный чат.
6. Расставляйте приоритеты
Обязательно помечайте уровень важности и срочности задач. Иначе есть риск потратить время на действия, которые можно было выполнить позже, пока важные вопросы остаются нерешенными.
7. Откажитесь от многозадачности
Это очень переоценённый навык. Даже если человек привык работать в режиме многозадачности, лучше отказаться от этой практики, так как обычно при выполнении нескольких задач одновременно качество работы снижается.
8. Наведите порядок на рабочем месте
Рабочее место должно быть чистым и эргономичным. Всё на нём нужно расположить так, чтобы вы в любой момент могли быстро и безопасно достать необходимую вещь. То есть, потянувшись за документом, вы должны быть уверены, что не перевернете на клавиатуру чашку с кофе и не свалите на пол органайзер с ручками. Лучше разобраться с этим пунктом вам поможет правило 5S.
9. Используйте таймер
Установка ограничения по времени позволяет свести к минимуму отвлекающие факторы и мотивирует выполнить задачу как можно быстрее. Кроме того, использование таймера помогает отслеживать собственную эффективность и время, затраченное на те или иные задачи. Эти данные позволят проанализировать свой рабочий день и увидеть, в какие моменты ваша эффективность снижается. Так будет легче понять, в каком направлении нужно работать для самосовершенствования.
10. Разбейте большие задачи на более мелкие
Главное преимущества такого подхода – он позволяет справиться с прокрастинацией. Обычно люди склонны откладывать на потом задачи, которые им кажутся слишком масштабными. Разбив их на более мелкие, легче мотивировать себя и других членов команды побыстрее их выполнить.
11. Поставьте самые сложные задачи на наиболее продуктивное для вас время
У каждого есть определенные часы, когда он чувствует себя наиболее энергичным. На это время и нужно ставить важные задачи. Если вы наиболее продуктивны в начале дня, воспользуйтесь правилом Брайана Трейси и «съешьте лягушку», то есть выполните самое сложное дело утром. Если же вы наиболее сосредоточены во второй половине дня, то перенесите на первую все мелкие задачи, которые не потребуют от вас большой вовлеченности, как советует бизнес-тренер Дэвид Аллен.
12. Группируйте задачи и выполняйте их «пакетом»
Предположим, вам нужно отправить рекламные письма 5 потенциальным клиентам, написать заказчику о текущей ситуации на проекте, отправить отчет топ-менеджменту компании и список основных задач на неделю сотрудникам. Сгруппируйте эти задачи. То есть сядьте и сделайте всех их сразу, и только потом переключайтесь на выполнение других дел, например, совещание с сотрудниками. Такой подход будет более продуктивный, чем отправление писем между встречами, когда мозгу придется быстро переключаться между разными видами деятельности.
13. Делайте перерывы
При составлении списка дел на день есть большое искушение расписать работу поминутно, «чтобы быть максимально эффективным». К сожалению, это так не работает. Мозгу необходимо отдыхать. Иначе его продуктивность значительно снизится, и вы будете тратить больше времени на выполнение даже самых легких задач, чем могли бы, просто немного отдохнув.
Без эффективного тайм-менеджмента руководитель проекта может не просто прокрастинировать, но и срывать сроки, и, как следствие, снижать прибыль компании. Используйте вышеуказанные лайфхаки и не допускайте подобного.
Узнать больше секретов тайм-менеджмента вы сможете на Первой конференции «Управление проектами в общих центрах обслуживания», которая пройдёт 24 апреля онлайн. Там своим опытом поделятся представители «Алкогольной Сибирской Группы», «Сегежа Групп – ОЦО», Страхового дома ВСК, ОЦО ГК «Агропромкомплектация», «Ростелекома» и других успешных общих центров обслуживания России.
