Ольга Прудникова, ОЦО «Магнит»: «Не забывайте делиться информацией о сложностях, с которыми вы столкнулись в ходе реализации проекта»

Компания «Магнит» динамично развивается и растёт: 30 тыс. магазинов, 360+ тыс. сотрудников, 46 распределительных центров, 41 автотранспортное предприятие, 20 промышленных и агропромышленных производств. Ежемесячно миллионы транзакций и документов, подтверждающих факты хозяйственной жизни. Без выстроенной системы документооборота эффективная организация процессов компании была бы невозможна. Кроме того, условия современного мира требуют от компании всё большей скорости и эффективности ведения бизнеса. Использование электронного документооборота – один из способов ускорения и оптимизации процессов. Доля ЭДО в компании «Магнит» по самым массовым документам по товарному блоку исторически высока, поэтому в 2023 году мы фокусировались на переводе на ЭДО таких типов документов, которые принесут максимальные выгоды для компании. Это кассовые документы, документы по оптовым продажам, по прослеживаемым товарам, документальная обвязка договорного процесса, внутренние локально-нормативные акты и организационно-распорядительные документы.

Так же, как и большинство компаний, использующих зарубежный софт, нашу компанию коснулись геополитические изменения и экономическая ситуация в стране и на рынке. Начиная с 2022 года прекратили или приостанавливают деятельность на территории России десятки зарубежных поставщиков, среди которых иностранные разработчики программного обеспечения. Мы проводили митигацию санкционных и геополитических рисков в рамках программы импортозамещения, реализовывали политики обеспечения непрерывности бизнеса и создания катастрофоустойчивой инфраструктуры, начали внедрение новых систем, в т.ч. отечественной системы электронного документооборота.

Фокус по развитию СЭД и ЭДО мы устанавливаем исходя из возможностей, которые имеются на текущий момент на рынке, и требований регулятора. Так, в 2023 году, помимо увеличения количества финансовых документов, поступающих по ЭДО, основные изменения у нас были связаны с масштабированием КЭДО, в т.ч. была проведена интеграция с мобильным приложением для сотрудников. В рамках объединения фондов ПФР и ФСС в единый государственный социальный фонд осуществлён полный переход на социальный электронный документооборот на базе 1С путём интеграции со шлюзом фонда. Несмотря на отсрочку регулятора по переходу на МЧД и электронную подпись физлиц, мы осуществили этот переход и используем МЧД и ЭП физлиц в финансовом документообороте, в КЭДО, а также при передаче регламентирующей отчетности в госорганы.

На мой взгляд, правильнее говорить о тенденциях развития ЭДО. Для разных компаний важность и значимость этих тенденций будет отличаться, исходя из множества различных факторов и уровня развития ЭДО, на котором они сейчас находятся.

Я бы выделила следующие тенденции:

Импортозамещение и технологический стек, на базе которых построены решения. Несмотря на то что вопросы импортозамещения являются актуальными начиная с 2014 года, массовым этот процесс стал в 2022 году и продолжается до настоящего времени.

Проактивная позиция государства в цифровизации документооборота и законодательные инициативы, которые позволяют расширять возможности электронного документооборота.

МЧД и новые электронные подписи – инициатива, которая направлена на развитие ЭДО, организацию контроля полномочий в рамках электронного документооборота.

Необходимость создания центров хранения электронных документов и обеспечение их безопасности, постепенное замещение классических архивов бумажных документов.

Интеграция действующих систем с новыми сервисами, такими как «Госключ», «Госуслуги», ЕСИА.

Использование ИИ, RPA, машинного обучения в системах документооборота.

Всегда интересно увидеть проекты, где применяется комплексный подход к развитию систем и инструментов, проекты с интеграционными решениями, соединяющими внутренний и внешний ЭДО с учетной функцией. Также было бы интересно увидеть проекты, которые реализовали в краткие сроки, с максимальным набором функционала и возможностей. И еще проекты, в которых используются новые технологии или нестандартные подходы.

Жюри конкурса при рассмотрении работ ориентируется на информацию, отраженную в анкете. У нас нет возможности задать уточняющие вопросы и получить на них быстрый ответ. Поэтому от того, насколько качественно и полноценно в анкете будет представлена информация о проекте, какие будут сделаны акценты, зависит сформированное мнение и итоговая оценка. Высоким оценкам жюри обычно способствует указание в материалах конкурсанта количественных и качественных показателей проекта, полученных эффектов. Посмотрите на свою анкету и изложенные в ней материалы со стороны, как будто вы не погружены в тему: «Какие бы вы сделали выводы о проекте?» И уже исходя из этого, описывайте свои результаты и достижения. Рекомендую не забывать делиться информацией о сложностях, с которыми вы столкнулись в ходе реализации проекта. Информация о том, как вы справились с трудностями, добавляет ценности вашему проекту и может повлиять на итоговую оценку.

Желаю удачи всем участникам конкурса. То, что вы здесь, – уже первый шаг к победе!