Лилиана Шелестова, МФЦ «Полюс»: «Наш HR-ОЦО обслуживает свыше 18 тысяч сотрудников бизнеса»

Само участие даёт не только возможность провести бенчмаркинг и сравнить себя с другими ОЦО, но также быть в тренде и аккумулировать новые лучшие практики, расширять спектр компетенций.

Одержав победу в той или иной номинации конкурса, мы можем взять на себя роль флагмана и заявить о готовности передать свой опыт другим ОЦО. Важно, что мы также всегда можем обратиться за опытом к победителям и пересмотреть свои процессы, чтобы найти в них слабые места и исправить. И то, и другое одинаково ценно.

В HR МФЦ на сегодня уже переведены следующие функции:

• кадровое администрирование;
• воинский и миграционный учеты;
• администрирование социальных гарантий;
• статистическая и кадровая отчетность;
• работы с вознаграждениями и компенсациями;
• функции переводчиков;
• сопровождение ЭКДО и Личного кабинета;
• сопровождение командировок, а также таких сервисов, как такси, мобильная связь и ДМС;
• справки и консультации сотрудникам;
• отработка первичных документов для формирования учета рабочего времени с целью оперативного закрытия периода.

Фокус ОЦО – это всегда выстраивание максимально эффективных процессов и постоянное их совершенствование. Это необходимо, чтобы при увеличении объемов обслуживания не увеличивать численность и затраты. Оптимизация процессов и исключение дублирующих функций для бизнеса означают получение прозрачных единых процессов и контролей по всей группе компаний с учетом стандартизированной методологии.

Также с ростом уровня зрелости повышается и сам уровень обслуживания: предлагаются новые мобильные сервисы, растёт скорость и качество коммуникаций, повышается темп расчётов, сокращаются сроки закрытия.

ООО «МФЦ Полюс» отличается высочайшим уровнем цифровизации. Для бизнеса это возможность получать оперативную отчётность и гибкую аналитику в одном месте по всей группе. О доверии бизнеса говорит тот факт, что в настоящий момент в группе реализуется тренд на передачу либо централизацию новых функций в нашем ОЦО.

Уже сейчас количество сотрудников бизнеса, которых обслуживает наш HR-ОЦО, составляет порядка 18 тысяч. Все эти люди, находясь в совершенно разных регионах России, работая в десятках разных бизнес-единиц, получают сервис с одним и тем же высочайшим уровнем качества. Процессы стандартизированы и унифицированы, «обвязаны» инструкциями и чек-листами, которые постоянно актуализируются. Риск ошибок таким образом снижен до минимального. При этом за выполнение работы отвечают квалифицированные сотрудники, которые искренне стремятся к тому, чтобы оказывать самый лучший сервис.

Нас ждёт немало изменений. Мы передаем функционал по расчёту заработной платы из бухгалтерии в HR-блок. Это позволит выстроить оптимальные процессы от приёма до увольнения, снизить дублирующие функции и повысить качество внутренней и внешней отчётности. Также в 2023 году запланировали серьёзное расширение перечня сервисов для бизнеса в части централизации функций по управлению командировками и вахтовыми перевозками.

И, конечно же, мы продолжим автоматизировать контрольные процедуры и оптимизировать процессы, а также работать над их регламентацией и актуализаций. Мы будем стабилизировать цифровые сервисы самообслуживания, не забывая о расширении их функций, и внедрять новые формы отчётности, следуя за изменениями в законодательстве.

Другими словами, планов у нас немало, в том числе весьма амбициозных. И все они отвечают нашей внутренней миссии, нашей главной цели – быть для бизнеса надёжным партнёром.