Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Елена Кондратьева, Сервисный Центр ФЕСКО: «На сегодняшний день ЭДО с клиентами составляет 92%»

7 ноября, 2023

Елена Кондратьева, директор по развитию Сервисного Центра ФЕСКО и спикер Тридцать седьмой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», рассказала Центру компетенций ОЦО, как стартовал проект внедрения ЭДО, и поделилась дальнейшими планами по развитию в этой сфере.

ПОДЕЛИТЬСЯ:

Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.
Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.
Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.

Масштабное внедрение ЭДО началось в 2019 году. На тот момент один из наших бизнес-активов уже использовал электронный документооборот, но без популяризации и массового характера, только с отдельными клиентами.

В 2019 году мы инициировали проект перехода на ЭДО. ОЦО выступил в качестве инициатора, потому что все функции, связанные с обработкой, приемом, отправкой и хранением документации, были переданы в наш центр. Поэтому мы в первую очередь были заинтересованы в том, чтобы сократить количество бумажных документов. С тех пор мы продолжаем быть основным драйвером внедрения и масштабирования проекта электронного документооборота.

Также с 2019 года на площадке ОЦО начали формировать Центр компетенций в области ЭДО. Изначально он состоял из нескольких специалистов, которые забрали на себя все функции администрирования электронных подписей и сопровождали клиентов при переходе на ЭДО. Сегодня это выросло до целого управления организации электронного документооборота.

За 2019-2020 гг. мы перевели на ЭДО подавляющее число клиентов нашего ключевого бизнес-актива: порядка 85% документооборота было электронным. В разгар ковида тоже произошел большой прирост. На сегодняшний день ЭДО с клиентами составляет 92%.

На текущий момент на ЭДО переведены взаимоотношения с поставщиками и клиентами, обмен закрывающими документами, актами сверок и счетами. Также с этого года мы внедрили кадровый электронный документооборот. В марте-апреле стартовала эксплуатация проекта. Кроме того, мы используем электронную подпись в переписке с клиентами и контрагентами. Например, мы можем направлять заявки в адрес поставщиков с применением ЭЦП и наоборот.

Сейчас стартует проект по массовому внедрению ЭЦП во внутренний документооборот. Это коснется финансово-хозяйственной документации: авансовые отчеты, акты приема-передачи ТМЦ и другие подобные документы.

Поскольку мы крупная транспортно-логистическая компания, то используем ЭДО в перевозках: электронные ЖД накладные. Сейчас активно выбираем оператора ЭДО, с которым начнем проект внедрения электронной автотранспортной накладной.

Не так давно от бизнеса поступила инициатива внедрить электронные документы в сквозной перевозке, где есть автомобильный отрезок и морское плечо. Планируем активно участвовать в этом проекте.

Очевидный плюс – сокращение бумажных документов, затрат на их печать, хранение, конвертирование и отправку. Но ключевой эффект от внедрения ЭДО заключается не только в прямых расходах на бумагу. ЭДО дает скорость, прозрачность и контроль потока документооборота, когда он находится в цифровой среде.

Мария Кириченко

справка о компании

Полное название
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР ФЕСКО"
Дата основания

26.07.2012
Города присутствия:

Владивосток, Москва

Функции

  • ИТ
  • Управление эффективностью
  • Центры экспертизы
  • Документооборот
  • Административные сервисы
  • Казначейство
  • Закупки
  • Экономика и планирование
  • PR
  • Бухгалтерия
  • HR
  • Юридическое сопровождение

ФЕСКО – одна из крупнейших частных транспортно-логистических компаний в России с активами в сфере портового, железнодорожного и интегрированного логистического бизнеса. Диверсифицированный портфель активов ФЕСКО позволяет осуществлять доставку грузов «от двери до двери» и контролировать все этапы интермодальной транспортной цепочки. Большая часть операций группы сосредоточена на Дальнем Востоке России, что позволяет ФЕСКО получать дополнительные преимущества от участия в динамично растущих объемах торговых операций между Россией и странами Азии.

FESCO – лидер контейнерных перевозок через Дальний Восток РФ по внешнеторговым морским линиям в/из стран Азии, по каботажным морским линиям и по железной дороге, а также крупнейшим портовым контейнерным оператором Дальневосточного региона.

Группе FESCO принадлежит ПАО «Владивостокский морской торговый порт» c ежегодной пропускной способностью 5 млн тонн генеральных грузов и нефтепродуктов, 150 тыс. единиц автомобилей и колесной техники и 600 тыс. TEU контейнерных грузов.

FESCO входит в топ-10 крупнейших российских частных железнодорожных операторов, осуществляя перевозки под брендами «Трансгарант» (100% дочерняя компания FESCO) и «Русская Тройка» (75% минус одна акция). FESCO эксплуатирует более 14 тыс. единиц подвижного состава, в том числе 5 тыс. фитинговых платформ. В управлении группы находится порядка 40 тыс. контейнеров.

Флот FESCO включает 18 транспортных судов, которые преимущественно осуществляют перевозки на собственных морских линиях.

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности