21 ноября, 2023
Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023» в номинации «Лучший ЭДО в бухгалтерии» – АЛРОСА. Анастасия Рыбакова, начальник отдела автоматизации бизнес-процессов, АЛРОСА, рассказала CFO Russia о задачах проекта и принципах согласования внутренних документов, а также поделилась результатами проекта на сегодняшний день.
Наша глобальная цель – это внедрение последовательного процесса от автоматизации через цифровизацию к трансформации. Начать решили с внутреннего электронного документооборота по операциям, в которых максимальный документооборот. Внешний ЭДО уже развит в Группе АЛРОСА и частично сопровождается автопроводками.
Для внедрения внутреннего ЭДО запустили проект, в рамках которого решали несколько задач. Во-первых, разрабатывали методологию ЭДО, иными словами, некий свод правил, который позволяет очень быстро оценивать возможность и целесообразность перевода документов в ЭДО. Во-вторых, создали единую платформу для всей Группы АЛРОСА на базе Directum RX (российской интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами с набором готовых решений). В-третьих, создали единую базу полномочий, которая включает доверенности для подписания внешних документов, а также разработали инструмент автоматического создания маршрутов и прав на подписание внутренних и внешних документов.
Мы существенно сократили трудозатраты бизнеса. Сейчас наши сотрудники, формируя проводку по поступлению материала на склад, не печатают никакие документы, не выстраивают логистику, не бегают подписывать документ к руководителю. За них это делает система. Таким образом, для них это стал процесс с нулевыми трудозатратами. Все, что необходимо сделать, – нажать одну кнопку.
Полностью ушли затраты на стороне ОЦО. Электронный документ формируется автоматически по данным системы. И по факту, никаких рисков неправильности формирования первичного документа нет. Соответственно, отпадает необходимость проверки в ОЦО документа на правильность формирования, а также сканирования, размещения в архиве и привязки в проводке. Возьмем, к примеру, процесс прихода материала на склад. Раньше необходимо было сформировать документ, распечатать, подписать «мокрой» подписью у материально ответственного лица и руководителя, передать в ОЦО, и только после этого подтверждалась операция в складском учете. Теперь же это происходит одномоментно. И по факту время на отражение хозяйственной операции у нас сократилось более чем в 300 раз (с 1000 мин до 3 мин в среднем).
Кроме того, благодаря единой базе доверенности и автоматическому формированию матрицы полномочий мы интегрировались сразу со всеми кадровыми системами, которые позволяют вычислять полномочия того или иного лица и его возможность подписания документа. Т.е. система сама подставляет определенных «подписантов», исходя из атрибутов операции, и проверяет, может ли сотрудник подписать именно этот документ. Благодаря этому процесс стал прозрачным, полностью автоматизируемым и контролируемым.
Елизавета Гета
справка о компании
Полное название
Публичное акционерное общество «Акционерная компания „Алроса“»
Дата основания
1992 год
Направление работы
Крупнейшая в мире алмазодобывающая компания, на долю которой приходится более четверти мировой добычи алмазов.
«АЛРОСА» – лидер алмазодобывающей отрасли мира, российская горнорудная компания с государственным участием. Корпорация занимается разведкой месторождений, добычей, обработкой и продажей алмазного сырья. Основная деятельность сосредоточена в Якутии, а также в Архангельской области и Африке.
«АЛРОСА» добывает 95 % всех алмазов России, доля компании в мировом объеме добычи алмазов составляет 30%. Компания располагает запасами, достаточными для поддержания текущего уровня добычи не менее 18-20 лет. Прогнозные запасы «АЛРОСА» составляют около одной трети общемировых запасов алмазов.
Свяжитесь с нами:
© CFO Russia, 2003-2024, сайт защищен от копирования авторским правом
Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности