Главная
Управление ресурсами проекта – невероятно сложная область. Оно требует глубокого понимания бизнес-процессов, целей проекта и навыков анализа. Чтобы не выйти за рамки проекта, нужно заранее просчитать все необходимые ресурсы (от канцелярии до зарплаты приглашенных экспертов) и регулярно контролировать их использование. Давайте разбираться, как же правильно ими управлять.
1. Составьте план ресурсов
В нём нужно учесть все ресурсы. Помимо таких очевидных, как зарплата команде и оплата лицензии на используемое ПО, советуем учесть и более специфичные, например, необходимые для выполнения задач наборы навыков. Последние помогут подобрать действительно необходимых для проекта специалистов.
Самый лучший способ не упустить в перечне ни один ресурс – прописать необходимые для каждой задачи, а потом свести их воедино.
Надежный план гарантирует, что ресурсы в нужный момент окажутся в руках тех, кому они необходимы. Что существенно снизит риск выйти за рамки проекта, нарушив дедлайны или увеличив бюджет.
2. Будьте готовы к проблемам
Существует 3 самые распространенные проблемы, с которыми сталкиваются руководители проектов при управлении ресурсами:
- плохо продуманный план, в котором не учли всех необходимых ресурсов или, наоборот, прописали их слишком много. Оба сценария приведут к перерасходу средств;
- неквалифицированная оценка рисков, из-за которых может возникнуть неожиданный дефицит ресурсов;
- неполный учет корпоративных ресурсов или его отсутствие. В таком случае руководитель должен составлять план почти «вслепую». Вследствие чего появляется большая вероятность столкнуться с двумя предыдущими проблемами.
3. Придерживайтесь очередности этапов
1. Определение ресурсов
Подробно об этом этапе мы писали выше.
- Закупка ресурсов
Проанализируйте, какие уже есть в вашей компании, а какие нужно приобрести. Например, пригласить аутсорсеров или оплатить лицензию на дополнительное ПО.
В конце этого этапа вы должны убедиться, что у вас есть все необходимые для реализации проекта специалисты, а у каждого из них – нужные для выполнения поставленных задач материально-технические и временные ресурсы.
- Управление ресурсами
Здесь руководитель проектов обеспечивает разумное использование ресурсов:
- правильно их распределяет, в том числе между участниками проектной команды;
- выравнивает их. Например, сотрудник тяжело справляется с задачами, которые ему поручены в рамках проекта. Стоит проанализировать ситуацию, чтобы понять, как решить проблему: забрать часть обязанностей, поручить более опытному работнику, обучить коллегу или признать, что вы как руководитель допустили ошибку и взяли в проектную команду не того человека. В таком случае придется исключить его;
- прогнозировать ресурсы. Для этого нужно постоянно анализировать ситуацию, чтобы вовремя выявить необходимость заполучить больше ресурсов для реализации проекта.
4. Контроль ресурсов
Контроль ресурсов обеспечивает их мониторинг, в том числе для сопоставления ожиданий с фактическими результатами. Важно задокументировать полученные после анализа результаты. В будущем это поможет более эффективно составлять план управления ресурсами, так как он будет основан на конкретном/ых кейсах, а не на гипотетических расчетах. Такой анализ покажет, где был перерасход, на чём можно было бы сэкономить, а каких ресурсов не хватило.
Ресурсы – строительные блоки любого проекта, поэтому умение управлять ими необходимо. Мы кратко описали основные шаги этого процесса, подробнее о них расскажут эксперты-практики на Первой конференции «Управление проектами в общих центрах обслуживания». Она пройдёт 24 апреля онлайн. Там своим опытом поделятся представители «Алкогольной Сибирской Группы», «Сегежа Групп – ОЦО», Страхового дома ВСК, ОЦО ГК «Агропромкомплектация», «Ростелекома» и других успешных общих центров обслуживания России.
