Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

3 правила управления ресурсами проекта

Управление ресурсами проекта – невероятно сложная область. Оно требует глубокого понимания бизнес-процессов, целей проекта и навыков анализа. Чтобы не выйти за рамки проекта, нужно заранее просчитать все необходимые ресурсы (от канцелярии до зарплаты приглашенных экспертов) и регулярно контролировать их использование. Давайте разбираться, как же правильно ими управлять.

1. Составьте план ресурсов

В нём нужно учесть все ресурсы. Помимо таких очевидных, как зарплата команде и оплата лицензии на используемое ПО, советуем учесть и более специфичные, например, необходимые для выполнения задач наборы навыков. Последние помогут подобрать действительно необходимых для проекта специалистов.

Самый лучший способ не упустить в перечне ни один ресурс – прописать необходимые для каждой задачи, а потом свести их воедино.

Надежный план гарантирует, что ресурсы в нужный момент окажутся в руках тех, кому они необходимы. Что существенно снизит риск выйти за рамки проекта, нарушив дедлайны или увеличив бюджет.

2. Будьте готовы к проблемам

Существует 3 самые распространенные проблемы, с которыми сталкиваются руководители проектов при управлении ресурсами:

  • плохо продуманный план, в котором не учли всех необходимых ресурсов или, наоборот, прописали их слишком много. Оба сценария приведут к перерасходу средств;
  • неквалифицированная оценка рисков, из-за которых может возникнуть неожиданный дефицит ресурсов;
  • неполный учет корпоративных ресурсов или его отсутствие. В таком случае руководитель должен составлять план почти «вслепую». Вследствие чего появляется большая вероятность столкнуться с двумя предыдущими проблемами.

3. Придерживайтесь очередности этапов

      1. Определение ресурсов

Подробно об этом этапе мы писали выше.

  1. Закупка ресурсов

 

Проанализируйте, какие уже есть в вашей компании, а какие нужно приобрести. Например, пригласить аутсорсеров или оплатить лицензию на дополнительное ПО.

В конце этого этапа вы должны убедиться, что у вас есть все необходимые для реализации проекта специалисты, а у каждого из них – нужные для выполнения поставленных задач материально-технические и временные ресурсы.

  1. Управление ресурсами

 

Здесь руководитель проектов обеспечивает разумное использование ресурсов:

  • правильно их распределяет, в том числе между участниками проектной команды;
  • выравнивает их. Например, сотрудник тяжело справляется с задачами, которые ему поручены в рамках проекта. Стоит проанализировать ситуацию, чтобы понять, как решить проблему: забрать часть обязанностей, поручить более опытному работнику, обучить коллегу или признать, что вы как руководитель допустили ошибку и взяли в проектную команду не того человека. В таком случае придется исключить его;
  • прогнозировать ресурсы. Для этого нужно постоянно анализировать ситуацию, чтобы вовремя выявить необходимость заполучить больше ресурсов для реализации проекта.

 

    4. Контроль ресурсов

Контроль ресурсов обеспечивает их мониторинг, в том числе для сопоставления ожиданий с фактическими результатами. Важно задокументировать полученные после анализа результаты. В будущем это поможет более эффективно составлять план управления ресурсами, так как он будет основан на конкретном/ых кейсах, а не на гипотетических расчетах. Такой анализ покажет, где был перерасход, на чём можно было бы сэкономить, а каких ресурсов не хватило.

Ресурсы – строительные блоки любого проекта, поэтому умение управлять ими необходимо. Мы кратко описали основные шаги этого процесса, подробнее о них расскажут эксперты-практики на Первой конференции «Управление проектами в общих центрах обслуживания». Она пройдёт 24 апреля онлайн. Там своим опытом поделятся представители «Алкогольной Сибирской Группы», «Сегежа Групп – ОЦО», Страхового дома ВСК, ОЦО ГК «Агропромкомплектация», «Ростелекома» и других успешных общих центров обслуживания России.

вам может понравиться

Юлия Руднева, директор по казначейскому сопровождению бизнеса, ОЦО РОСВОДОКАНАЛ, поделилась с Центром компетенций ОЦО опытом внедрения тикетной системы в казначейской функции ОЦО.
The Hackett Group определила 10 характеристик цифровых глобальных общих центров обслуживания (GBS). Какие же из этих характеристик свойственны российским ОЦО? Давайте разбираться.
Кира Лапина, генеральный директор компании «Северсталь – Центр Единого Сервиса», рассказала о ключевых трендах развития индустрии ОЦО и том, как адаптировать к ним бизнес-стратегию.
Институт статистических исследований и экономики знаний НИУ ВШЭ провёл исследование, чтобы выяснить масштабы распространения дистанционной занятости в российских компаниях.
Николай Жуков, руководитель проектов офиса трансформации «Ростелекома», рассказал Центру компетенций ОЦО, что необходимо сделать, чтобы проектная презентация точно потерпела крах.
Людмила Сорокина, генеральный директор ЦСР ЕВРАЗ, рассказала Центру компетенций ОЦО, как и зачем в её компании развивают руководителей.

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности