Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Екатерина Удальцова, ЦЕС Аскона Лайф Групп: «Мы начали проект ЭДО с 900 документов и в этом году выросли до 69 000 документов в месяц»

24 ноября, 2023

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023» в номинации «Лучший внешний ЭДО» – ЦЕС Аскона Лайф Групп. Екатерина Удальцова, директор по информационным технологиям, ЦЕС Аскона Лайф Групп, рассказала Центру компетенций ОЦО про этапы внедрения проекта по ЭДО, поделилась достигнутыми эффектами и принципами, которых придерживались при выстраивании работы с командой.

ПОДЕЛИТЬСЯ:

Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.
Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.
Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.

Первые шаги в области ЭДО мы делали еще в 2017 году. Так как наша компания распределена территориально, то в первую очередь толчком послужило то, что документы из регионов приходили с опозданием, часть из них терялась. Это отрицательно влияло на финансовый результат компаний и приводило к росту дебиторской задолженности, а также удлиняло срок обработки корректировочных документов при обнаружении ошибок в бумажных документах.

Далее свои корректировки внесла пандемия 2020 года, когда обмен документами стал очень проблематичным. И, конечно, изменения законодательства в части обязательного использования ЭДО по прослеживаемым товарам и товарам с обязательной маркировкой. На первоначальном этапе внедрение запустили в компаниях, где больше всего «болело». А в 2023 году в ЭДО уже полноценно работают все организации группы компаний Аскона Лайф Групп. На текущий момент мы оперативно получаем аналитику по работе с электронными документами и своевременно взаимодействуем с сотрудниками для устранения проблемных ситуаций.

Общая продолжительность работ по всем группам компаний – 6-8 месяцев с учетом того задела, который сделали ранее: за 2022-2023 гг. мы подключили все организации ГК Аскона и полностью настроили взаимодействие по ЭДО с ранее настроенными организациями.

Основные цели проекта:

  • Сократить расходы на документооборот и архивное хранение бумажных документов.
  • Сократить сроки доставки документов. Минимизировать потери документов.
  • Сократить количество ошибок.
  • Снизить трудозатраты сотрудников.

Стартовали с 900 документов в месяц в ЭДО. Полноценно «на ноги» проект встал в 2020 году в период пандемии, когда возникло ограничение при отправке и получении документов.

К концу 2020 года документооборот в месяц возрос до 45 000 документов, и уже в 2023 году составляет 69 000 документов.

Результаты внедрения:

Объем документооборота в ЭДО от общего количества:

  • Количество документов между внутренними контрагентами – 96%.
  • Количество документов с внешними контрагентами – 72%.
  • При этом за 2021-2023 гг. общий документооборот вырос на 15%.

Время и деньги:

  • В среднем стоимость отправки пакета документов составляет от 150 до 1100 руб, с переходом на ЭДО экономия составила свыше 1,5 млн руб в месяц.
  • Время обработки одного документа сократилось на 43%.

Количество подключенных к ЭДО контрагентов:

  • Внутренние – 100%.
  • Внешние – 33%.

Перевели все типы документов, которыми обмениваемся с контрагентами, в ЭДО: от первичных документов (УПД) до актов сверки, договоров и т.п.

Для нас было важно не увеличивать объем трудозатрат сотрудников при переходе на ЭДО в сфере обработки первичных документов. Поэтому мы максимально выстроили бизнес-процесс работы с электронными документами в учетных системах наших компаний. На текущий момент мы автоматизировали отражение операций в учетных системах ERP и процесс выставления документов по событию.

Сложность состояла в том, что данная автоматизация была необходима в разных учетных системах. Это и различные конфигурации 1С (ERP, УПП, БП), и Галактика ERP. К тому же мы понимали, что документооборот будет смешанным: часть внешних контрагентов не готова переходить в ЭДО, и сотрудники должны понимать, как работать с каждым контрагентом.

Уйти от данных проблем помогло:

  • Обучение сотрудников.
  • Информационно-консультационная поддержка пользователей, работающих в системе электронного документооборота, в т.ч. пользователей внешних контрагентов.
  • Транслирование презентаций о достигнутых результатах от внедрения ЭДО и «плюшках» ЭДО.
  • Введение ограничений в учетных системах на предоставление бумажных документов, если с контрагентом работаем по ЭДО. В приоритете электронный документ.

Основные принципы при выстраивании работы с командой:

  • Главное – не усложнить «жизнь» сотрудникам внутри компании.
  • Максимально прислушиваться к требованиям заказчика и соблюсти баланс «хочу и надо», при этом не нарушить законодательную базу.
  • Сам процесс работы с документами должен быть максимально простым и понятным для сотрудников.
  • Максимальное взаимодействие со внешними контрагентами наших заказчиков при реализации электронного документооборота с ними.
  • Максимально быстро реагировать на изменения законодательства, последний яркий пример – обязательное использование МЧД.
В первую очередь участие позволяет увидеть развитие ЭДО у других участников конкурса, поделиться опытом и нововведениями. И, конечно, участие в конкурсе заставляет не останавливаться на достигнутом, двигаться и развивать бизнес-процессы ЭДО.

Мария Кириченко

справка о компании

Полное название
«Центр Единого Сервиса Аскона Лайф Групп»
Дата создания
4 февраля 2022 года
Город присутствия
Доброград
Функции

  • Бухгалтерский и налоговый учёт
  • Правовая поддержка
  • Кадровое делопроизводство
  • Административное сопровождение
  • Казначейство
  • Нормативно-справочная информация (НСИ)

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности