Екатерина Удальцова, ЦЕС Аскона Лайф Групп: «Мы начали проект ЭДО с 900 документов и в этом году выросли до 69 000 документов в месяц»

Первые шаги в области ЭДО мы делали еще в 2017 году. Так как наша компания распределена территориально, то в первую очередь толчком послужило то, что документы из регионов приходили с опозданием, часть из них терялась. Это отрицательно влияло на финансовый результат компаний и приводило к росту дебиторской задолженности, а также удлиняло срок обработки корректировочных документов при обнаружении ошибок в бумажных документах.

Далее свои корректировки внесла пандемия 2020 года, когда обмен документами стал очень проблематичным. И, конечно, изменения законодательства в части обязательного использования ЭДО по прослеживаемым товарам и товарам с обязательной маркировкой. На первоначальном этапе внедрение запустили в компаниях, где больше всего «болело». А в 2023 году в ЭДО уже полноценно работают все организации группы компаний Аскона Лайф Групп. На текущий момент мы оперативно получаем аналитику по работе с электронными документами и своевременно взаимодействуем с сотрудниками для устранения проблемных ситуаций.

Общая продолжительность работ по всем группам компаний – 6-8 месяцев с учетом того задела, который сделали ранее: за 2022-2023 гг. мы подключили все организации ГК Аскона и полностью настроили взаимодействие по ЭДО с ранее настроенными организациями.

Основные цели проекта:

• Сократить расходы на документооборот и архивное хранение бумажных документов.
• Сократить сроки доставки документов. Минимизировать потери документов.
• Сократить количество ошибок.
• Снизить трудозатраты сотрудников.

Стартовали с 900 документов в месяц в ЭДО. Полноценно «на ноги» проект встал в 2020 году в период пандемии, когда возникло ограничение при отправке и получении документов.

К концу 2020 года документооборот в месяц возрос до 45 000 документов, и уже в 2023 году составляет 69 000 документов.

Результаты внедрения:

Объем документооборота в ЭДО от общего количества:

• Количество документов между внутренними контрагентами – 96%.
• Количество документов с внешними контрагентами – 72%.
• При этом за 2021-2023 гг. общий документооборот вырос на 15%.

Время и деньги:

• В среднем стоимость отправки пакета документов составляет от 150 до 1100 руб, с переходом на ЭДО экономия составила свыше 1,5 млн руб в месяц.
• Время обработки одного документа сократилось на 43%.

Количество подключенных к ЭДО контрагентов:

• Внутренние – 100%.
• Внешние – 33%.

Перевели все типы документов, которыми обмениваемся с контрагентами, в ЭДО: от первичных документов (УПД) до актов сверки, договоров и т.п.

Для нас было важно не увеличивать объем трудозатрат сотрудников при переходе на ЭДО в сфере обработки первичных документов. Поэтому мы максимально выстроили бизнес-процесс работы с электронными документами в учетных системах наших компаний. На текущий момент мы автоматизировали отражение операций в учетных системах ERP и процесс выставления документов по событию.

Сложность состояла в том, что данная автоматизация была необходима в разных учетных системах. Это и различные конфигурации 1С (ERP, УПП, БП), и Галактика ERP. К тому же мы понимали, что документооборот будет смешанным: часть внешних контрагентов не готова переходить в ЭДО, и сотрудники должны понимать, как работать с каждым контрагентом.

Уйти от данных проблем помогло:

• Обучение сотрудников.
• Информационно-консультационная поддержка пользователей, работающих в системе электронного документооборота, в т.ч. пользователей внешних контрагентов.
• Транслирование презентаций о достигнутых результатах от внедрения ЭДО и «плюшках» ЭДО.
• Введение ограничений в учетных системах на предоставление бумажных документов, если с контрагентом работаем по ЭДО. В приоритете электронный документ.

Основные принципы при выстраивании работы с командой:

• Главное – не усложнить «жизнь» сотрудникам внутри компании.
• Максимально прислушиваться к требованиям заказчика и соблюсти баланс «хочу и надо», при этом не нарушить законодательную базу.
• Сам процесс работы с документами должен быть максимально простым и понятным для сотрудников.
• Максимальное взаимодействие со внешними контрагентами наших заказчиков при реализации электронного документооборота с ними.
• Максимально быстро реагировать на изменения законодательства, последний яркий пример – обязательное использование МЧД.