Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

«За 5 месяцев мы выпустили 8 тыс. экземпляров МЧД». Особенности применения машиночитаемой доверенности в X5 Group

14 июня, 2024

Юлия Лукьянова, заместитель начальника Управления по взаимодействию с федеральными органами государственной власти X5 Group, поделилась с Центром компетенций ОЦО опытом внедрения и применения МЧД в своей компании

X5 Group – ведущая российская продуктовая розничная компания, которая управляет магазинами нескольких торговых сетей: магазинами «у дома» «Пятёрочка», супермаркетами «Перекрёсток» и «жёсткими» дискаунтерами «Чижик». Компания занимает лидирующие позиции в e-commerce, развивая цифровые бизнесы Vprok.ru, 5Post, экспресс-доставку и «Много лосося».

Портфель брендов Х5

Работа с ЭДО в X5 Group началась с 2015 года: это решение обеспечило предоставление коллективного доступа к файлам, ускорило взаимодействие с контрагентами и помогло сократить использование бумаги.

С выходом закона N 63-ФЗ появились новые требования к подписанию электронных документов с использованием квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (далее – КСКПЭП) физического лица и МЧД, которая подписывается УКЭП генерального директора. Новые правила должны были вступить в силу 1 сентября 2023 года, однако с учетом обстоятельств правительство отложило переход до 2024 года. Промежуточный этап затянулся еще на год.

Несмотря на большой опыт X5 Group в использовании электронного документооборота (далее – ЭДО), внедрение МЧД проходит непросто.

Выпуск доверенности. Как это было?

В Х5 Group выпуск доверенностей реализован в Системе Электронного Документооборота (далее – СЭД) с кастомизацией под особенности компании. СЭД построена на платформе OpenText.

Электронный документооборот Х5

В отношении выпуска доверенностей в СЭД доступны следующие варианты их подписания:

  • подписание ГД (прямая доверенность);
  • подписание в рамках передоверия;
  • возможность загрузки в СЭД нотариально заверенных доверенностей.

 

А также в Х5 Group использовались следующие способы предоставления доверенностей для подтверждения полномочий подписантов:

  • скан-копия в пакете с подписанными электронными документами;
  • скан-копия по запросам контрагентов/ФОИВ;
  • информация о доверенностях в самих электронных документах (при наличии соответствующих – обязательные поля).

Изменения в правовом регулировании

За последние несколько лет российское законодательство по регулированию ЭДО не раз трансформировалось. К числу наиболее значимых изменений относится Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 04.08.2023 N 457-ФЗ. Он содержит следующие положения:

  • с 31.08.2023 прекращается выпуск усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – УКЭП) юридических лиц (далее – ЮЛ). Подписи, выданные до 31.08.2023, продолжают действовать до срока истечения, но не позднее 31.08.2024;
  • с 01.09.2023 выдается только УКЭП физического лица (далее – ФЛ);
  • для подписания электронных документов при помощи УКЭП сотрудником от имени компании необходимо получить МЧД.
  • чтобы МЧД была доступна для проверки, она должна быть размещена в определённом хранилище.

Выпуск МЧД

Для выпуска МЧД в Х5 Group в СЭД были дополнительно реализованы:

  • выпуск электронной доверенности формата ФНС (5.01) и ее отзыв;
  • выпуск МЧД в форматах 002 и 3.0 и ее отзыв;
  • подписание МЧД у генерального директора (в отсутствие схем передоверия пока для нас это единственно возможный вариант подписания);
  • возможность создания различных видов МЧД (в зависимости от тех полномочий, что в них указаны, либо ФОИВов, в которых они должны применяться);
  • возможность гибкой настройки параметров для выпускаемых МЧД: типы накладываемых подписей, необходимость автоматической отправки МЧД в Распределенный реестр ФНС;
  • возможности работы с текстовыми полномочиями (классификатор полномочий пока не используем, так как у нас отсутствует понимание механизма его применения при подписании и проверках);
  • реализованы различные способы передачи доверенным лицам выпущенных МЧД.

 

Всего за период с сентября 2023 года по март 2024 года в Х5 GROUP было выпущено:

  • для взаимодействия с ФНС – порядка 1400 экземпляров электронных доверенностей;
  • для взаимодействия с B2B – порядка 6600 экземпляров МЧД.

 

В Х5 Group все выпускаемые МЧД сохраняются в отдельной внутренней системе, в функции которой входит:

  • обеспечение защищенного хранения МЧД (в МЧД содержатся персональные данные);
  • предоставление Системам-инициаторам подписаний информации об актуальных МЧД, имеющихся у подписанта;
  • автоматическое отслеживание сроков действия МЧД (в том числе регистрация факта отзыва МЧД) и оповещение их владельцев о необходимости их перевыпуска.

Выпуск нотариальной МЧД

В октябре 2023 года Х5 Group совместно с нотариусом провели выпуск нотариально заверенной МЧД (она была выпущена, получена нами, при проверке в едином распределенном реестре ФНС она отображается как действующая).

В настоящий момент Х5 Group прорабатывает процесс загрузки таких МЧД во внутренние системы Х5, но в настоящий момент на нашей стороне данный процесс не реализован.

Переход на использование МЧД

Х5 Group дорабатывает и тестирует текущие процессы подписания/ передачи/приемки электронных документов в части ухода от использования КСКПЭП ЮЛ и перехода на использование КСКПЭП ФЛ и МЧД:

  • основным способом передачи МЧД в Х5 Group принята передача файлов МЧД и ЭП МЧД в пакете с подписанным документом, но при этом для отдельных процессов мы не отказываемся от использования варианта передачи метаинформации об МЧД;
  • при приеме входящих документов Х5 Group поддерживает все способы передачи МЧД, описанные в законодательстве.

Одновременно с этим Х5 Group обсуждает с провайдерами состав проверок, которые будут выполняться на их стороне в процессе передачи электронных документов, сопровождающихся МЧД. В настоящий момент мы договорились о проведении следующих проверок в отношении МЧД:

  • отозванность МЧД;
  • формат МЧД;
  • сопоставление сроков действия МЧД с датой подписания документа;
  • соответствие данных в МЧД данным в сертификате ЭП, которой подписан документ;
  • проверка файлов МЧД и ЭП МЧД на полное соответствие файлам, которые размещены в Распределенном реестре ФНС или иной ИС хранения МЧД;
  • валидность ЭП МЧД.

Взаимодействие с ФОИВами/госорганами

В рамках обсуждения с ФОИВами/госорганами подходов к выпуску и применению МЧД X5 Group собрала следующую информацию

ФОИВ/Госорган Формат МЧД Степень готовности\Особенности применения
РАР (ЕГАИС) Формат 003 (EMCHD_1) Выпуск на платформе ФНС и загрузка в Блокчейн ФНС
Честный Знак (ЦРПТ) Формат 003 (EMCHD_1) Выпуск на платформе ФНС и Блокчейн ФНС\ в ЛК ГИС МТ
Федресурс Формат 003 (EMCHD_1) Выпуск на платформе ФНС и загрузка в Блокчейн ФНС
СФР Свой формат Выпуск в АРМ «Доверенность»\ «Контур.Экстерн». Отсутствуют полномочия для сдачи отчетности (используется УПУП)
ФНС Формат электронной доверенности 5.01\5.02 Выпуск в СЭД формата 5.01.\Выпуск в «Контур.Экстерн» формата 5.02
ФТС Формат 003 (EMCHD_1) Выпуск в ЛК ФТС\ Загрузка файлов в ЛК. Ожидается расширение классификатора полномочий
Росстат Формат 003 (EMCHD_1) Ожидается внедрение Единого формата
Центробанк Формат 003 (EMCHD_1) Выпуск в ЛК ЮЛ ЦБ\ Сторонняя платформа
Госуслуги (Минцифры) Свой формат Выпускается на портале Госуслуги, который использует собственную платформу полномочий
Минтруд Формат 003 (EMCHD_1) Доверенность выпускается в ЛК
Росакредитация Формат 002 Использование тестовых полномочий. Доверенность требуется загрузить и подписать в ЛК.

 

Единого подхода мы пока НЕ наблюдаем, так как даже на март 2024 года не все ФОИВы подтвердили свои форматы.

 

Резюме

X5 Group активно вовлечена в переход на МЧД и накопила за это время существенную экспертизу.

Актуальной проблемой остается отсутствие собственной подписи у директора филиала. Поясню: согласно Гражданскому кодексу, бумажную доверенность может подписывать как генеральный директор, так и директор филиала, но МЧД может заверить только генеральный директор.

 

ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ
Юлия Лукьянова
Должность: заместитель начальника Управления по взаимодействию с федеральными органами государственной власти
Компания: X5 Group

справка о компании

Полное название

X5 Group

Город присутствия

71 регион России

Направление деятельности

Российская розничная компания, управляющая рядом продуктовых торговых сетей и цифровых бизнесов

 

 

вам может понравиться

Марина Трикачева, руководитель ОЦО группы компаний «Русагро», поделилась опытом построения эффективной коммуникации внутри коллектива.
19-21 июня 2024 года в Коврове в тридцать девятый раз прошла Конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие». Мероприятие было организовано группой Prosperity Media при поддержке портала CFO Russia и Центра компетенций ОЦО.
Алексей Шипилов, генеральный директор ООО «ДОМ.РФ Центр сопровождения», рассказал о цикле процессного управления в своём ОЦО.
У руководителей ОЦО огромное количество операционных задач, а у самих ОЦО главная цель – сокращение затрат. Так как же найти в таких условиях ресурсы для внедрения инноваций?
Ирина Французова, руководитель ЦЕС «Силовые машины», рассказала Центру компетенций ОЦО о важности коэффициента жизненной энергии и почему его так важно поддерживать в руководителях ОЦО.
Подождите! Зачем генеративному ИИ спаситель? О его популярности не говорил только ленивый. Давайте разбираться вместе.

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности