Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

6 лучших инструментов для совместной работы удаленных команд в 2024 году

12 июня, 2024

Взаимодействие с коллегами, работающими не в одном офисе, может быть запутанным и сложным. Но современные технические возможности помогут преодолеть эти и ряд других проблем, связанных с работой «на удалёнке». Они обеспечивают легкую координацию и бесперебойное взаимодействие между членами команды, работающими из любого места и в любое время.

Какие же решения предлагает 2024 год?

1. Инструменты управления проектами

Зачастую это различные CRM-системы, которые упрощают рабочий процесс за счет автоматизации и приоритизации задач. С их помощью можно не только быстро получить необходимые отчеты, но и хранить множество информации, которую легко найти (например, контакты контрагентов). Также эти решения позволяют ставить задачи, которые видит не только ответственный, но и другие заинтересованные стороны. Каждый из них может оставлять под заданиями комментарии. То есть в любой момент у сотрудника есть возможность увидеть, на каком этапе находится задача и не возникло ли проблем с её решением. Также можно создавать обсуждения, в которых может принять участие любое количество работников. Другими словами, эти инструменты позволяют создать единое онлайн-пространство, в котором сотрудники могут общаться в любое время.

2. Инструменты для обмена документами

Они обеспечивают общий доступ к документам и легкий обмен ими.

ЭДО сегодня использует большинство компаний, оценив его эффективность. Ольга Кириллова, генеральный директор ЦЕС «Аскона Лайф Групп», рассказала о главных преимуществах электронного документооборота:

  • гарантия доставки документов: «Система обмена электронными документами исключает потери, невозвраты, ошибки с человеческим фактором и позволяет сократить сроки доставки документов. Риск потери документов снижен на 87%»;
  • сокращение сроков работы с документами: «Документы в сервисе ЭДО доходят до получателей за считанные секунды, снижая трудозатраты на их обработку»;
  • оптимизация затрат на обмен и хранение документов: «В среднем стоимость отправки пакета документов составляет от 150 до 1100 руб., с переходом на ЭДО экономия составила свыше 1,5 млн руб. в месяц»;
  • обеспечение юридической значимости: «ЭДО гарантирует соответствие форматов и процессов требованиям законодательства РФ».

 

Особенно для работы с удаленными командами важно внедрение кадрового электронного документооборота. Он позволяет легко принять на работу сотрудника из любого города без необходимости его личного присутствия в отделе кадров, а также выдавать ему любые справки и оформлять кадровые документы онлайн. Ирина Ивановская, директор по поддержке и развитию сервисов управления персоналом ЦКР, поделилась результатами внедрения ЭКДО в своей компании:

«И на текущий момент по кадровым процессам мы смогли достичь высокого уровня автоматизации и интеграции между системами, что позволило исключить ручные операции и существенно снизить влияние человеческого фактора. В этом году дефектность по процессам составила всего 0,003% от объема выполненных операций.

Многие HR-специалисты согласятся, что одной из сложностей в бумажном документообороте является сбор подписей сотрудников. После перевода документов в цифровой формат время на подписание электронных документов сократилось в 10 раз и в среднем составило 1,4 дня.

Благодаря сочетанию аутсорсинга и автоматизации наши клиенты получили экономию времени своих сотрудников почти в 1,5 млн человеко-часов за счет отсутствия потребности в посещении фронт-офисов и возможности работать с документами в режиме онлайн».

3. Инструменты видеоконференцсвязи

Общаться можно и по телефону или в мессенджерах, но видеоконференцсвязь всё же более эффективна для совещаний, мозговых штурмов и других подобных активностей. Она позволяет не только объединить всех собеседников вне зависимости от их месторасположения, но и показать им на экране в режиме реального времени презентацию, документы, графики или другие файлы.

4. Общие календари

Онлайн-доступ к таким календарям можно настроить для каждого члена команды. Они помогают планировать проект, отслеживать его реализацию и синхронизировать действия сотрудников. К тому же в решениях этой группы обычно можно настроить оповещение о назначении встречи или постановке новой задачи в режиме реального времени.

5. Инструменты обмена мгновенными сообщениями

Или мессенджеры. Они позволяют настроить индивидуальные или общие чаты и быстро обмениваться с коллегами текстовыми сообщениями и различными файлами.

6. Онлайн-доски

Подобно физическим доскам в классах, цифровые позволяют выделять и систематизировать основные идеи, которые могут превратиться в планы. При совместной работе удаленных команд доски помогают создать единое пространство, где можно разместить идеи, результаты мозговых штурмов и т.д.

Как выбрать приложение для удаленной совместной работы

Множество провайдеров предлагают те или иные решения из вышеперечисленных категорий. Как же среди этого изобилия выбрать наиболее подходящее вашей команде? Центр компетенций ОЦО советует обращать внимание на следующие пункты.

1. Удобство в использовании

Инструмент должен быть простым и удобным, с интуитивно понятным интерфейсом, чтобы сотрудники могли быстро научиться с ним работать.

2. Инструмент для совместной работы

К сожалению, баги есть во многих решениях. Важно, чтобы совместная работа была действительно возможна в любых необходимых вариантах. Например, многие компании предлагают общее использование текстовых файлов. То есть вносить туда изменения могут все сотрудники, которым они открыты. Все, но не сразу. То есть, если несколько людей ведут записи там одновременно, то сохраняется текст только одного человека.

3. Цены

Внедрение инструментов для совместной работы, как и любой проект, имеет свой бюджет. Нет смысла смотреть варианты, которые стоят дороже, чем компания может себе позволить.

4. Бизнес-требования

У каждой компании есть уникальный набор задач, поэтому не стоит сразу покупать коробочное решение. Для начала составьте технические требования и на основании их ищите подходящие варианты.

5. Служба поддержки клиентов

Насколько бы простым и надежным ни казалось решение, лучше предусмотреть проблемы с его использованием. Решить их поможет надежная служба поддержки клиентов, которая сможет отвечать 24/7. Убедитесь, что у выбранного провайдера таковая есть.

6. Безопасность

При работе с удаленной командой можно столкнуться с проблемами в построении безопасности. Важно, чтобы выбранные решения гарантировали конфиденциальность всей информации, которая будет передана с их помощью.

***

Организация работы удалённых команд может казаться сложной, но современные технологии позволяют управлять ею так же легко, как работой команды в офисе.

вам может понравиться

Марина Трикачева, руководитель ОЦО группы компаний «Русагро», поделилась опытом построения эффективной коммуникации внутри коллектива.
19-21 июня 2024 года в Коврове в тридцать девятый раз прошла Конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие». Мероприятие было организовано группой Prosperity Media при поддержке портала CFO Russia и Центра компетенций ОЦО.
Алексей Шипилов, генеральный директор ООО «ДОМ.РФ Центр сопровождения», рассказал о цикле процессного управления в своём ОЦО.
У руководителей ОЦО огромное количество операционных задач, а у самих ОЦО главная цель – сокращение затрат. Так как же найти в таких условиях ресурсы для внедрения инноваций?
Ирина Французова, руководитель ЦЕС «Силовые машины», рассказала Центру компетенций ОЦО о важности коэффициента жизненной энергии и почему его так важно поддерживать в руководителях ОЦО.
Подождите! Зачем генеративному ИИ спаситель? О его популярности не говорил только ленивый. Давайте разбираться вместе.

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности