Вероника Кибирева, ОЦО ГК «Агропромкомплектация»: «Мы достигли 100% перевода в ЭКДО сотрудников предприятий, включенных в проект»

Повышение прозрачности процессов позволяет каждый шаг сделать доступным для оценки и анализа. Всегда можно в режиме онлайн сформировать необходимые отчеты, сопоставить данные по всем сотрудникам, принять соответствующие управленческие решения.

Яркий пример повышения управляемости персоналом при переводе в ЭКДО – графики отпусков. Если ранее для планирования работы подразделений с учетом плановых отсутствий сотрудников руководители вели графики в Excel либо на бумаге, то теперь эта информация доступна для руководителя в любой момент. И, опираясь на нее, можно оперативно распланировать загруженность своих подчиненных и при необходимости откорректировать выходы сотрудников своего подразделения.

Автоматизация позволяет максимально сократить количество так называемых «слепых зон». Это те шаги процесса, которые не оставляли цифровой след. Соответственно, оценить качество и скорость такого шага было сложно. Это значит, что и управлять этим шагом и сотрудником, его выполняющим, проблематичнее, чем если он автоматизирован.

Например, до момента автоматизации отпуска за свой счет у нас постоянно возникали расхождения при сверке табелей с учетными данными. Причина всегда была одна – в системе не отражена неявка на основании заявления от сотрудника. Но на каком этапе были нарушены сроки передачи документа, выяснить было довольно трудно. Следовательно, оперативно повлиять на соответствующего сотрудника было сложнее.

Автоматизация данного процесса за счет перевода в ЭКДО позволила в течение нескольких минут сопоставлять данные табеля с данными учётной системы и далее отслеживать путь документа от создания до проведения. Мы стали моментально определять, в каком подразделении произошел сбой, и принимать оперативные меры по его устранению, а также проводить целевые профилактические мероприятия по стабилизации процесса.

Да. Как и любое изменение, часть сотрудников восприняла внедрение ЭКДО негативно. Но при этом мы смогли достигнуть 100% перевода в ЭКДО сотрудников предприятий, включенных в проект.

Среди основных методов, которые мы используем для повышения лояльности сотрудников к изменениям, я могу выделить активную рекламу ЭКДО на корпоративном ТВ и в Telegram-канале, прямую агитацию с выездом на рабочие площадки, использование элементов инфлюенс-маркетинга, точечную работу с сотрудниками через их руководителей, а также применение системы бонусов для первых подключившихся.