Вероника Кибирева, ОЦО ГК «Агропромкомплектация»: «КЭДО позволил нам сократить численность фронт-офисов почти в 2 раза»

Внедрение КЭДО стартовало в начале 2023 года.

Внедрение проходило в несколько этапов. Вначале мы отработали максимальное количество процессов на двух тестовых предприятиях.

Далее приступили к внедрению на основных производственных площадках.

Основные трудности при внедрении были следующими:

Во-первых, разные кадровые процессы в разных регионах. Поэтому предварительно нам потребовалось унифицировать эти процессы в рамках компании. Внедрить изменения и только потом переводить процессы в КЭДО.

Во-вторых, разная функциональная и штатная структура. Потребовались дополнительные доработки под требования нашей функциональной структуры.

В-третьих, страх у производственного персонала перед переходом на электронные документы. Это потребовало дополнительных затрат на проведение разъяснительных мероприятий, выезды на площадки.

В плане эффективности управления персоналом ОЦО КЭДО позволил нам сократить численность фронт-офисов почти в 2 раза и совместить их с бухгалтерским фронтами. Таким образом, мы создали многофункциональные фронты, в которых оказываются услуги работы с кандидатами, сотрудниками по кадровым и бухгалтерским вопросам.

Также сократили число операторов бэк-офиса на 20%. Из них почти половина сотрудников переквалифицировалась в администраторов КЭДО, в задачи которых входит постоянное совершенствование продукта, интеграция его с остальными электронными системами (чат-бот, документооборот).

Мы создали прозрачные и понятные цепочки движения документа от создания заявки до кадрового документа. Нормировали каждый этап цепочки. Сформировали прозрачную систему мотивации. Что сделало понятным и легко просчитываемым размер премии. Это повысило лояльность сотрудников и снизило текучесть кадров на 10%.

С позиции эффективности управления персоналом наших клиентов показатели не оцифровывались, но по оценке самих пользователей:

Прежде всего, сократились затраты времени сотрудников на посещение фронт-офиса. Количество обращений во фронт-офис снизилось на 60%.

Выросла дисциплина руководителей и сотрудников при планировании отпусков. Число отпусков вне графика сократилось на 70%.

Также снизилось количество незапланированных невыходов или отпусков за свой счет. Теперь сотрудники понимают, что запросить такой отпуск можно не позже чем за 2 дня до его начала. Соответственно, у руководителя есть время найти подмену не вышедшему сотруднику.

Помимо этого, на 93% сократилось число несвоевременных выплат по кадровым операциям, т.к. документы не теряются и своевременно попадают в расчет. Таким образом, уровень удовлетворенности сотрудников бизнес-единиц своим доходом значительно вырос.

В целом повысилась прозрачность во взаимодействии между сотрудниками и их руководителями по всем кадровым вопросам.