Людмила Бурцева, ОЦО «Уралхим»: «Сегодня в закупочной деятельности очень важно взять курс на автоматизацию»

Процесс закупок – один из важнейших в бизнесе. Соответственно, эффективность бизнеса во многом зависит от эффективности закупок, степени оптимизации этих процессов. Повышая эффективность закупок, мы сокращаем трудозатраты, высвобождаем ресурсы сотрудников для более эффективных задач, снижаем себестоимость производимой продукции и в конечном итоге оптимизируем расходы компании.

Сегодня в закупочной деятельности, как и во многих других бизнес-процессах, очень важно взять курс на автоматизацию. Во-первых, это переход на электронный документооборот по договорным и первичным документам, уход от бумажных носителей. Во-вторых, необходимо научиться использовать возможности искусственного интеллекта, создавать цифровых помощников, использовать алгоритмы машинного обучения для оптимизации процессов закупок и управления запасами. Кроме того, важно наращивать использование электронных торговых площадок. В современных реалиях необходимо опираться на отечественные цифровые инструменты и ПО, чтобы избежать известных рисков.

В первую очередь мы предложили нашим клиентам передать в ОЦО непрофильный функционал, связанный с закупочной деятельностью. А именно: сопровождение договорной работы, поступлений, платежей, работу с гарантийными случаями, допретензионную работу, формирование статистических отчетов. Тем самым мы взяли на себя всю рутинную работу закупщиков, разгрузили их и высвободили их ресурс на экспертизу, разработку стратегии закупок и повышение качества процедур выбора поставщика.

В свою очередь, в ОЦО для повышения эффективности закупочного сервиса мы используем автоматизацию, роботизацию и отчеты BI. Например, мы разработали макрос для автоматического формирования договоров, оптимизировали маршруты согласования договоров, разработали робота для сопоставления номенклатуры заказа поставщику с номенклатурой входящего документа поставщика, разработали дашборд по производительности сотрудников ОЦО.

Когда мы берём тот или иной функционал от бизнес-единиц на сопровождение в ОЦО, мы обязуемся показывать клиенту ежегодное снижение стоимости договора SLA на определенный процент. Это как раз достигается благодаря тем инструментам, о которых говорили выше. По показателям SLA всем сотрудникам установлены KPI, выполнение которых отслеживается с помощью отчетов из информационных систем по итогам отчётного периода.