Центр компетенций ОЦО

Информационный портал для профессионалов из ОЦО

Екатерина Удальцова, ЦЕС «Аскона Лайф Групп»: «Трудностей в процессе автоматизации работы с МЧД пока больше, чем преимуществ»

1 июля, 2024

Екатерина Удальцова, ИТ-директор ЦЕС «Аскона Лайф Групп» и спикер Четвертой конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», рассказала CFO Russia о процессе автоматизации работы с МЧД в ИТ-системе компании: его этапах, сложностях и преимуществах.

ПОДЕЛИТЬСЯ:

Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.
Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.
Исходящие двусторонние договоры/договорные, входящие протоколы разногласий, документы поставки (УПД, СФ и др.), акцепт по документам, процессы гарантийных обязательств с партнерами, процесс, связанный с командировками (оформление-бронирование-отчетность). А также частично процессы электронного работодателя (расчетные листы, справки, обучения – запросы для сотрудника; явки, отпуска, укомплектованность, подбор и трудоустройство кандидатов, аттестации – для руководителей). И сейчас активно развиваем это направление.

Практически во всех ИС используется простая электронная подпись для подписания/согласования различных документов.

Во-первых, необходимо провести анализ бизнес-процессов, в которых должна быть использована МЧД, т.е. определить, в каких процессах сотрудник имеет полномочия подписывать документы, а не генеральный директор.

Во-вторых, изучаем требования к МЧД, т.е. какие обязательные данные должны присутствовать в МЧД и каким образом можно получить эти данные. При этом необходимо понимать, что их получение должно полностью соответствовать 152 ФЗ о защите персональных данных.

В-третьих, нужно провести анализ полномочий МЧД и рукописной доверенности и проверить соответствие этих полномочий.

Далее необходимо выбрать метод получения МЧД: с помощью оператора по выдаче МЧД, через сайт ФНС или разработать самостоятельно.

И наконец, определить и выстроить сам бизнес-процесс выпуска МЧД: кто и когда инициирует процесс получения; кто и где формирует; кто должен согласовать; каким образом генеральный директор будет ее подписывать и в итоге каким образом эта МЧД должна попасть инициатору и как он с ней должен работать в привычном режиме.

Одна из самых больших сложностей – выбрать, какими средствами выпускать МЧД, чтобы этот процесс не слишком сильно увеличивал трудозатраты сотрудников, в том числе генеральных директоров, ЭЦП которых и нужно подписывать МЧД. Этот вопрос мы решили, посчитав затраты на каждый из вариантов и выбрав оптимальный, на наш взгляд, вариант – выпускать через оператора МЧД.

Вторая сложность – это встроить в текущие процессы подписания документов МЧД, т.е. перенастроить все наши информационные системы для работы с МЧД с использованием ЭЦП физлиц. Т.к. мы далеко заранее озадачились этим вопросом, то уже в конце 2022 – начале 2023 года наши системы готовы были к использованию МЧД. И в этот момент мы массово перевыпускали ЭЦП.

К сожалению, не все госструктуры были готовы к переходу на МЧД, поэтому некоторые процессы требовали более детального рассмотрения. И с некоторыми госорганами мы работали по старой схеме, с ЭЦП сотрудника без МЧД до последнего момента, пока это возможно.

Также приходится дублировать рукописные доверенности и МЧД. Эту задачу мы пока не решили, но работаем над ней.

Пока преимуществ немного. Это наша обязанность, а не желание.

Хорошо, что с МЧД возможно выпускать только одну ЭЦП для сотрудника, а не по количеству компаний, где у него есть полномочия на подписание. Это приводит к экономии со стороны юридического лица по выпуску ЭЦП. Но, с другой стороны, не все сотрудники понимают, что это личная ЭЦП и не нужно позволять ей пользоваться другим. Приходится периодически пояснять все возможные риски.

МЧД на данный момент не контролирует полномочия сотрудника, т.е. если у сотрудника есть МЧД, то он может легко подписать любой документ своей ЭЦП. Только сейчас появляется возможность контроля полномочий, но это далеко не полноценная проверка.

Также сейчас приходится выпускать разные МЧД для работы с B2B и B2G, а это разные бизнес-процессы, что увеличивает трудозатраты.

Не все компании пока готовы формировать только МЧД без дублирования рукописной доверенности, т.к. машиночитаемая доверенность имеет свои ограничения по количеству знаков, и формирование ее в читабельном виде возможно только собственной разработкой.

Так, трудностей пока больше, чем преимуществ.

Задать свои вопросы Екатерине и узнать больше об опыте ЦЕС «Аскона Лайф Групп» вы сможете на Четвертой конференции «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности», которая состоится 28 августа 2024 года в Москве.

Юлия Сильченко

справка о компании

Полное название
«Центр Единого Сервиса Аскона Лайф Групп»
Дата создания
4 февраля 2022 года
Город присутствия
Доброград
Функции

  • Бухгалтерский и налоговый учёт
  • Правовая поддержка
  • Кадровое делопроизводство
  • Административное сопровождение
  • Казначейство
  • Нормативно-справочная информация (НСИ)

ПОДПИСАТЬСЯ НА РАССЫЛКУ

Подпишитесь на еженедельную рассылку свежих новостей!


    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности