Анастасия Хохлова, «Газпром-Медиа Холдинг»: «За 2024 год мы на 30% увеличили объем документов в ЭДО и автоматизировали их обработку в ERP-системе»

Развитие ЭДО – один из важнейших проектов этого года, которому уделяется значительное внимание.

За 2024 год мы на 30% увеличили объем документов в ЭДО и автоматизировали процесс обработки электронных документов внутри ERP-системы. Также исключили необходимость входа в кабинет оператора ЭДО: все документы, поступающие от контрагента, автоматически загружаются в нашу ERP-систему. В ней же проходят процессы согласования, подписания и отправки контрагенту, а также последующее хранение документов.

Не оставлю без внимания и кадровый электронный документооборот. Несмотря на достаточно зрелый уровень процессов в КЭДО, мы продолжаем улучшения. В 2024 году особое внимание мы уделили пользовательскому интерфейсу: к завершению подходит проект по ребрендингу и кастомизации мобильного приложения и web-версии КЭДО. Ожидаемые результаты проекта – повышение интуитивной понятности интерфейса и уровня удовлетворенности кадровыми сервисами. Помимо этого, мы активно наращиваем количество видов документов в КЭДО и совершенствуем процессы. Так, в 2024 году к обработке электронных документов подключилась служба по расчету заработной платы. Благодаря этому теперь работники получают налоговые вычеты и справки о заработной плате без участия кадрового фронт-офиса, как это было ранее.

Какими бы ни были тренды, бизнес ориентируется на свои цели и возможности. Многое зависит от специфики бизнес-процессов и масштаба компании.

Из наблюдений – сегодня многие крупные компании делают выбор, как и мы, в пользу реализации процессов ЭДО внутри своих ERP-систем путем настройки интеграций с сервисами операторов ЭДО, а не идут по пути настройки своих процессов и маршрутов внутри сервиса оператора электронного документооборота. Вместе с тем оба варианта имеют свои преимущества.

По-прежнему актуальным в России как в ЭДО, так и во всех областях остается тренд на обеспечение безопасности данных в информационных системах.

И, безусловно, трендом является вектор на применение искусственного интеллекта в процессах поиска, распознавания, маршрутизации и обработки электронных документов.

В текущих условиях постоянных изменений и погони за эффективностью конкурс и премия «Лучший ЭДО в России и СНГ» – это прекрасная возможность оценить проделанную работу и сравнить себя с лучшими из лучших. Более того, помимо соревнования и признания, конкурс даёт возможность выявить лучшие практики и сформировать новые тренды в области электронного документооборота.

Залог успешного ЭДО – это достижение баланса нескольких показателей: экономический эффект, сроки и стоимость внедрения, объем ЭДО, достигнутое качество и влияние на улучшение пользовательского пути.

Помимо этого, ожидаю, что победителями в конкурсе будут продемонстрированы инновационные, нестандартные подходы, которые сформируют новые тренды и лучшие практики ЭДО.