Обращайте внимание на устойчивость оператора ЭДО и то, какие услуги включены в стоимость

Екатерина Удальцова, директор по информационным технологиям ЦЕС Аскона Лайф Групп и спикер Тридцать седьмой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», рассказала Центру компетенций ОЦО, как подобрать систему ЭДО, которая позволит минимизировать затраты, будет устойчива к изменениям и обеспечит максимальную безопасность.

По каким критериям вы выбирали систему для ЭДО?

Свой путь мы начали в 2017 году в одном из дивизионов группы компаний Аскона. На тот момент было не так много надежных и крупных провайдеров услуг. Первоначально мы проанализировали их по нескольким параметрам:

• Стоимость владения. Сюда входят как стоимость отправки пакетов документов, так и внедрение, а также поддержка работы с ЭДО наших информационных услуг.
• Надежность и безопасность провайдера. То есть полное соответствие законодательству: по формам документов, по хранению, по проверке легитимности подписи и т.п.
• Удобство и простота работы в веб-интерфейсе, так как от него никуда не уйти.
• Лояльность провайдера и наличие другого функционала, который мы сможем использовать при дальнейшем сотрудничестве без дополнительных затрат на изменения нашего программного обеспечения.
• Техническая поддержка и доступность сервиса провайдера 24/7.
• Готовность наших систем к работе в ЭДО.

Мы приняли для себя решение работать только с одним оператором во всех организациях нашей группы компаний.

С чего вы начали подготовку к внедрению системы?

Мы начали с анализа провайдеров на рынке: их возможностей, опыта, надежности, удобства. Далее мы проанализировали готовность наших программных продуктов. Для нас было очень важно, чтобы сотрудникам было удобно взаимодействовать с системой с минимальными изменениями в работе и всё было понятно.

Затем провели анализ бизнес-процессов работы с первичными документами как с внутренними организациями группы компаний, так и с внешними. Необходимо было понять, насколько изменятся эти процессы.

Также провели встречи с ИТ-департаментами, обсудили, какие изменения в информационных системах необходимо сделать, их стоимость и сроки, возможность работы с ЭЦП из информационных систем.

Ваш совет другим компаниям: на что обращать первоочередное внимание при выборе оператора ЭДО в текущих условиях?

Выделю 6 основных критериев, на которые нужно обратить внимание:

1. Устойчивость оператора ЭДО. На первоначальном этапе мы столкнулись с проблемой: провайдер ушел с рынка, и нам пришлось фактически начинать все с самого начала.
2. Какие услуги провайдер включает в стоимость. Важно, чтобы не было скрытых и важных для вас функций за дополнительную плату, которые вы ожидали получить в первичном пакете услуг. «На берегу» договориться с провайдером о необходимых вам услугах, входящих в стоимость, чтобы исключить возможность провайдера перенести включенный сервис в платную основу.
3. Объем и стоимость доработок в ваших информационных системах и у провайдера при переходе на ЭДО. Хотя спрогнозировать это с учетом изменения законодательства не так просто. Нужно договариваться с провайдером и находить компромисс.
4. Оперативная поддержка законодательства провайдером с учетом необходимых изменений в информационных системах. Провайдер должен быть готов к изменениям гораздо раньше, чтобы информационные системы успели перенастроить процессы.
5. С какими операторами работает большинство ваших контрагентов. Удобнее работать с одним и тем же оператором.
6. Гарантии доступности сервиса 24/7, если у вас непрерывное производство.

Дополнительно, на что стоит обратить внимание:

• Возможность организовать работу с внутренними документами, если нет дополнительной системы электронного документооборота.
• Возможность подключить дополнительные сервисы, получая по ним дополнительные скидки. Например, это могут быть: сдача отчетности, проверки контрагентов, работа с взаиморасчетами и т.п.
• Возможность взаимодействовать напрямую с разработчиками провайдера.

Задать свои вопросы Екатерине и узнать больше об опыте ЦЕС Аскона Лайф Групп вы сможете на Тридцать седьмой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая состоится 8-10 ноября 2023 года.

Мария Кириченко