Внедрение интерактивного кабинета сотрудника – это не дань моде, а бизнес-необходимость

Светлана Прудникова, руководитель проекта, проектный отдел дирекции по персоналу ОК РУСАЛ, рассказала Центру компетенций ОЦО про внедрение кабинета сотрудника и дала рекомендации, как мотивировать персонал использовать цифровые инструменты.

Что собой представляет кабинет сотрудника и каковы его функциональные возможности?

РУСАЛ – это одна из крупнейших российских компаний. Она объединяет 59,5 тыс. сотрудников в более чем 20 городах по всей стране. При этом только 20% из них работают в привычных для нас с вами офисных пространствах. Тогда как абсолютное большинство наших сотрудников (80%) заняты на современных производствах, которые, тем не менее, не предполагают наличие персональных компьютеров у каждого работника. Как следствие, коммуникации между рабочими и работодателям наталкиваются на ограничения как со стороны оперативности, так и удобства. Будь то оформление справок, уточнение каких-либо данных или информирование сотрудников.

Таким образом, внедрение интерактивного кабинета сотрудника РУСАЛа – это не дань моде, а бизнес-необходимость. Кабинет интегрирован на корпоративный портал компании с возможностью входа из внешней сети. Например, домашнего компьютера. Кроме того, мы разработали мобильное приложение, которое позволяет сотруднику воспользоваться широким набором функций с помощью сотового телефона. Как результат, взаимодействие между человеком и компанией упрощается, ускоряется, становится удобнее.

Функционально любой из наших сотрудников имеет доступ к информации о своем рабочем месте в режиме 24/7. Например, он может сделать заявку на многие из корпоративных сервисов: заказать справку, согласовать отпуск, оформить отсутствие или ознакомиться и подписать корпоративные документы и т.п. Причем мы предусмотрели удобную систему уведомлений, которая информирует сотрудников о статусе работы над их обращениями. Это снижает неопределенность удаленного и часто автоматизированного процесса и повышает доверие к компании.

Как вы мотивируете рабочих использовать цифровые сервисы?

Человек будет пользоваться чем бы то ни было при соблюдении двух важных условий: наличие потребности в сервисе и его удобство. Мы определили наиболее популярные у сотрудников обращения к работодателю: предоставление расчетных листов и оформление отпуска. Поэтому именно их мы сделали доступными в личном кабинете сотрудника первыми. Большинство сотрудников оценили удобство онлайн-сервисов, а мы отказались от бумажной версии документов.

Удобство же мы обеспечили за счет сокращения этапов оказания услуг и интуитивно понятного интерфейса без сложных профессиональных терминов и оборотов. Например, мы максимально облегчили регистрацию. Она проходит в день трудоустройства по номеру телефона, который сотрудник сообщает в кадры, и не требует дополнительной авторизации, запоминания нового пароля и т.п.

Сегодня абсолютное большинство сотрудников, чтобы заказать справку, задать свой вопрос или сообщить об изменении персональных данных, заходят в свой личный кабинет на портале. Охват HR-сервисов на крупных предприятиях достигает 90% персонала. Практика обращения к сотрудникам фронт-офиса или Контактного центра постепенно сокращается. Что особенно радует, основные пользователи приложения – именно рабочие предприятий.

Какие у вас дальнейшие планы по цифровизации кадровых процессов?

Нет предела совершенству, но не оно – наша цель. Мы развиваем кабинет сотрудника, ориентируясь на потребности и запросы со стороны коллег. Поэтому в ближайших планах – расширить HR-сервисы и функции в области охраны труда. Например, юридически значимое ознакомление с внутренними нормативными документами компании (приказами, положения и т.п.), выдача и списание СИЗ, подтверждение и развитие своих профессиональных компетенций. Из планируемых нововведений – цифровой помощник сотрудника. Его задача заключается в сопровождении сотрудника и содействии ему в решении любых вопросов: будь то прием на работу, адаптация, обучение, обращение за ИТ-поддержкой и т.п.

Для нас особенно ценно, что инициаторами изменений выступают сами сотрудники, а число регулярных пользователей с каждым месяцем только растет. Это значит, что мы выбрали правильное решение и помогаем человеку и компании эффективнее взаимодействовать: говорить на одном языке.

Мария Кириченко