На сегодняшний день ЭДО с клиентами составляет 92%

Елена Кондратьева, директор по развитию Сервисного Центра ФЕСКО и спикер Тридцать седьмой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», рассказала Центру компетенций ОЦО, как стартовал проект внедрения ЭДО, и поделилась дальнейшими планами по развитию в этой сфере.

С чего началось внедрение ЭДО в вашем ОЦО и кто стал инициатором проекта?

Масштабное внедрение ЭДО началось в 2019 году. На тот момент один из наших бизнес-активов уже использовал электронный документооборот, но без популяризации и массового характера, только с отдельными клиентами.

В 2019 году мы инициировали проект перехода на ЭДО. ОЦО выступил в качестве инициатора, потому что все функции, связанные с обработкой, приемом, отправкой и хранением документации, были переданы в наш центр. Поэтому мы в первую очередь были заинтересованы в том, чтобы сократить количество бумажных документов. С тех пор мы продолжаем быть основным драйвером внедрения и масштабирования проекта электронного документооборота.

Также с 2019 года на площадке ОЦО начали формировать Центр компетенций в области ЭДО. Изначально он состоял из нескольких специалистов, которые забрали на себя все функции администрирования электронных подписей и сопровождали клиентов при переходе на ЭДО. Сегодня это выросло до целого управления организации электронного документооборота.

За 2019-2020 гг. мы перевели на ЭДО подавляющее число клиентов нашего ключевого бизнес-актива: порядка 85% документооборота было электронным. В разгар ковида тоже произошел большой прирост. На сегодняшний день ЭДО с клиентами составляет 92%.

Какие процессы уже были автоматизированы на базе ЭДО и какие у вас дальнейшие планы?

На текущий момент на ЭДО переведены взаимоотношения с поставщиками и клиентами, обмен закрывающими документами, актами сверок и счетами. Также с этого года мы внедрили кадровый электронный документооборот. В марте-апреле стартовала эксплуатация проекта. Кроме того, мы используем электронную подпись в переписке с клиентами и контрагентами. Например, мы можем направлять заявки в адрес поставщиков с применением ЭЦП и наоборот.

Сейчас стартует проект по массовому внедрению ЭЦП во внутренний документооборот. Это коснется финансово-хозяйственной документации: авансовые отчеты, акты приема-передачи ТМЦ и другие подобные документы.

Поскольку мы крупная транспортно-логистическая компания, то используем ЭДО в перевозках: электронные ЖД накладные. Сейчас активно выбираем оператора ЭДО, с которым начнем проект внедрения электронной автотранспортной накладной.

Не так давно от бизнеса поступила инициатива внедрить электронные документы в сквозной перевозке, где есть автомобильный отрезок и морское плечо. Планируем активно участвовать в этом проекте.

Как вы оцениваете эффективность от внедрения ЭДО?

Очевидный плюс – сокращение бумажных документов, затрат на их печать, хранение, конвертирование и отправку. Но ключевой эффект от внедрения ЭДО заключается не только в прямых расходах на бумагу. ЭДО дает скорость, прозрачность и контроль потока документооборота, когда он находится в цифровой среде.

Задать свои вопросы Елене и узнать больше об опыте Сервисного Центра ФЕСКО вы сможете на Тридцать седьмой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая состоится 8-10 ноября 2023 года.

Мария Кириченко