За 8 месяцев применения КЭДО производительность кадровых специалистов выросла на 16%

Анастасия Клинникова, руководитель отдела кадрового администрирования ГПМ Партнер и спикер Тридцать шестой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», рассказала CFO Russia о критериях выбора ИТ-системы для перехода на кадровый электронный документооборот и поделилась результатами его использования.

По каким критериям в компании выбирали ИТ-систему для перехода на кадровый ЭДО? На что обращали внимание в первую очередь?

Начать цифровизацию кадрового документооборота мы решили еще до того, как появились соответствующие изменения в законодательстве – на этапе государственного эксперимента. По его итогам мы приняли решение внедрить кадровый электронный документооборот с использованием информационной системы работодателя.

Внедряя КЭДО, мы ставили перед собой амбициозные цели:

• сократить трудозатраты сотрудников компании на взаимодействие с кадровой службой, высвободив время на решение ключевых задач;
• повысить прозрачность кадровых процессов и уровень удобства получения HR-услуг;
• повысить производительность кадровых специалистов;
• сократить расходы на создание, логистику и хранение бумажных документов.

При этом для нас было важно сохранить безопасность персональных данных в строгом соответствии с законом.

Выбирая вендора, мы составили более 65 бизнес-требований, направленных на достижение поставленных целей, задали удельный вес каждому требованию и применили балльный подход для оценки информационных систем.

Ключевые требованиями являлись:

• высокий уровень защиты персональных данных;
• возможность гибкой настройки ролевой модели, маршрутов документов и интерфейса;
• доступность с мобильных устройств;
• возможность работы кадровых специалистов в КЭДО через кадровою учетную систему;
• стоимость.

Как компания мотивирует сотрудников использовать цифровые инструменты при обращении по кадровым вопросам?

Мы проделали масштабную работу, вовлекая сотрудников компании в работу в КЭДО. Как известно, электронный документооборот в сфере трудовых отношений допускается только с письменного согласия работника. Мы уважаем право выбора и вовлекали сотрудников в КЭДО исключительно позитивным путем, задействовав все возможные инструменты – от рассылок и заставок на мониторе, чтобы повысить узнаваемость продуктов, до регулярных онлайн-встреч, чтобы наглядно продемонстрировать удобство КЭДО и его преимущества по сравнению с бумажным документооборотом, а также ответить на возникающие вопросы.

Ключевым в нашей стратегии вовлечения в КЭДО являлся каскадный подход. Сначала мы заручались поддержкой топ-менеджеров и руководителей среднего звена, говоря с ними на языке выгод для руководителя, и только потом приглашали к подключению остальных сотрудников, разъясняя выгоды и преимущества для сотрудника.

Мы, безусловно, сталкивались с возражениями, часто однотипными, однако с ними важно и нужно работать. Мы прорабатывали возражения на встречах и индивидуально, а также создали линию поддержки, на которую можно обратиться по любому вопросу, связанному с кадровым ЭДО.

Благодаря эффективной коммуникационной кампании мы в короткий срок достигли высокого процента подключения пользователей.

Каких результатов в эффективности внедрения КЭДО удалось добиться на текущий момент?

За 8 месяцев с момента запуска КЭДО в промышленную эксплуатацию производительность кадровых специалистов выросла на 16%. Это не предел, мы стремимся к росту производительности до 37% за счет развития процессов в КЭДО и настройки интеграций с целевыми информационными системами.
Также по итогам первого полугодия мы наблюдаем прирост индексов лояльности и удовлетворенности кадровыми сервисами, в том числе благодаря внедрению КЭДО. Пользователи отмечают удобство сервиса и сокращение времени на получение услуг, ведь теперь оформить отпуск или подписать дополнительное соглашение можно прямо в мобильном приложении в несколько кликов.

Подводить итоги экономии на создание, логистику и хранение бумажных документов пока рано, но по итогам года мы надеемся увидеть показатели, оправдывающие наши ожидания.

Мы продолжаем развитие и масштабирование кадрового ЭДО, охватывая смежные направления (воинский учет, охрана труда) и совершенствуя бизнес-процессы, и верим, что будущее в нашей сфере за кадровым электронным документооборотом.

Задать свои вопросы Анастасии и узнать больше об опыте ГПМ Партнер вы сможете на Тридцать шестой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая состоится 27-29 сентября 2023 года.

Елизавета Гета