Мы перевели на КЭДО 98% сотрудников

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023» в номинации «Лучший кадровый ЭДО» – Центр Корпоративных решений (ЦКР). Ирина Ивановская, директор по поддержке и развитию сервисов управления персоналом, ЦКР, рассказала CFO Russia о процессе перехода на кадровый документооборот и подготовке сотрудников к переводу, а также поделилась результатами проекта на сегодняшний день и планами компании на будущее.

Какую часть кадровой документации охватывает проект?

На текущий момент 80% всех кадровых документов переведены в цифровой формат. При переводе в цифру мы ориентировались, в первую очередь, на массовость процессов, и сейчас в электронном виде оформляем отпуска, командировки, отсутствия, изменения условий трудового договора и персональных данных, а также формируем справки, расчетные листы и табели учета рабочего времени.

К примеру, 75% справок формируются в режиме онлайн по клику в течение минуты с подписью и печатью.

Какие документы было сложнее всего перевести в электронный вид и с помощью каких инструментов справились с этими сложностями?

Переводу документов в электронный формат предшествовала большая подготовительная работа. Мы проанализировали перечень всех кадровых документов наших клиентов на предмет соответствия законодательным требованиям и выявили документы, от которых можно отказаться в принципе (16%); документы, которые можно перевести в электронный формат (70%); и документы, которые должны оставаться в бумажном виде. В зависимости от объема документооборота и частоты использования одним из первых к переводу в электронный вид мы выбрали процесс предоставления отпусков. Но он оказался для нас сложным не с точки зрения документов, а с точки зрения разработки и настройки сервиса в связке с графиком отпусков и табелем учета рабочего времени.

Как вы готовили сотрудников к переходу на кадровый ЭДО?

Конечно, чтобы осуществить массовый переход сотрудников на кадровый электронный документооборот, мы работали в тесной связке с HR-отделом клиента. Был подготовлен план организационных изменений, в который вошла масштабная коммуникационная программа.
Мы подготовили обучающие видеоролики, вебинары, буклеты, лендинговые страницы, проводили очные встречи с сотрудниками. На стороне клиента в качестве проводников изменений помимо HR были подключены начальники цехов, которые поддерживали сотрудников на местах, повышая уровень лояльности к цифровизации.

Такого высокого показателя (98% сотрудников перешли на КЭДО) мы достигли в том числе и за счет осознания сотрудниками, что цифровизация становится неотъемлемой частью нашей жизни. Государство создает для этого все условия, предлагая электронные сервисы в сфере здравоохранения, образования, социальных услуг. За последние два года выросло число видов услуг, которые можно получить полностью в электронном виде с помощью портала Госуслуги, что способствует вовлечению нас всех в программу цифровизации.

Какие эффекты вы уже наблюдаете от проекта?

Для ЦКР, как аутсорсинговой компании, важно повышать эффективность и привлекательность своего продукта. И на текущий момент по кадровым процессам мы смогли достичь высокого уровня автоматизации и интеграции между системами, что позволило исключить ручные операции и существенно снизить влияние человеческого фактора. В этом году дефектность по процессам составила всего 0,003% от объема выполненных операций.
Многие HR-специалисты согласятся, что одной из сложностей в бумажном документообороте является сбор подписей сотрудников. После перевода документов в цифровой формат время на подписание электронных документов сократилось в 10 раз и в среднем составило 1,4 дня.

Благодаря сочетанию аутсорсинга и автоматизации наши клиенты получили экономию времени своих сотрудников почти в 1,5 млн человеко-часов за счет отсутствия потребности в посещении фронт-офисов и возможности работать с документами в режиме онлайн. Также мы видим заинтересованность нашим HR-продуктом со стороны внешних компаний.

Есть ли какие-либо дальнейшие планы по совершенствованию кадрового ЭДО?

Мы не останавливаемся на достигнутом и совместно с клиентами сформировали программу развития на следующий год. В работе сейчас проект по цифровизации процесса трудоустройства. Это новый опыт для команды, так как предусматривает взаимодействие с внешним пользователем, а не сотрудником компании.

На регулярной основе мы проводим опросы удовлетворенности цифровыми сервисами среди сотрудников клиентов и по итогам обратной связи реализуем инициативы по повышению их удобства и качества. За счет этого показатели удовлетворенности сервисами демонстрируют положительную динамику и находятся на высоком уровне.

Наша ближайшая цель – это перевод всех разрешенных законодательством кадровых документов в цифровой формат и обеспечение их электронного хранения.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023» важно для вашей компании?

Для ЦКР участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023» – это возможность показать свои достижения, получить оценку экспертного сообщества, приобрести новый опыт и дополнительный стимул для дальнейшего развития.

Участие в конкурсе помогло нам оценить свои возможности в сравнении с другими компаниями, выявить свои сильные стороны, а также определить области, в которых следует развиваться дальше.

Для команды победа в конкурсе через признание профессиональным сообществом важна с точки зрения мотивации. Для компании победа или даже просто участие в престижном конкурсе подтверждает уровень достижений в глазах наших клиентов и делает HR-продукт более интересным для потенциальных клиентов.

Елизавета Гета